Существуют также методы оценки, применяемые по решению предприятия в определенных целях: по цене замещения; по последним ценам; по стандартным ценам (при этом определяется, что является базисом стандартной цены, для чего используются стандартные цены).
Необходимо установить, какой стоимостной базис используется при составлении комиссионных и прочих компенсационных планов.
Нужно установить, получает ли отгружающий склад плату за операции при перемещении товаров на другой склад своей компании:
– процентную долю от стоимости отгруженной продукции;
– определенную денежную сумму за каждое отгруженное изделие, заказ или товарную линию;
– фиксированную месячную плату.
Необходимо установить правила учета в себестоимости товаров затрат на перевозку, таможенные пошлины и прочие экспедиционные расходы и порядок их начисления поштучно, по весу или по другому критерию.
База данных о товарах
База данных о товарах должна обеспечивать:
– накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;
– просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;
– выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;
– заказ нескладируемых товаров;
– создание наборов, состоящих из нескольких товаров;
– указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;
– неограниченное число замен товаров с учетом цены;
– предложение замены при отсутствии на складе;
– определение инструкции о месте доставки;
– конкретные указания/сообщения на накладной/счете;
– дробные количества (меры) товаров в заказе;
– распознавание штрихкодов;
– возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;
– возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.
Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:
– каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;
– код, наименование и размеры;
– несколько возможных единиц измерения;
– штриховой код;
– вторичные коды, идентифицирующие товар;
– неограниченное число замен товара;
– неограниченное число аналогов товара;
– вызов товара по коду заказчика или поставщика;
– коды товара у различных заказчиков;
– коды товара у различных поставщиков;
– оригинальный код товара у производителя;
– отслеживание партий товара;
– отслеживание серийных номеров товаров;
– формирование наборов товаров для реализации;
– указание основного адреса на складе и дополнительных;
– возможность включения товара в отложенные заказы;
– товарные группы;
– группы для ценообразования;
– группы для анализа продаж;
– группы по начислению комиссионных;
– группы по стоимости;
– группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
– группы для производства;
– группы по бонусам и комиссионным;
– группы по таможенным пошлинам;
– группы по способу доставки;
– параметры для закупок;
– экономичное количество в заказе;
– времена поставки;
– минимальный/максимальный запас на складе;
– пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза;
– до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;
– комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
– коды налогообложения;
– средневзвешенная стоимость;
– последняя стоимость;
– нормативная стоимость.
Контроль складского учета
При организации процессов контроля складского учета необходимо предусматривать:
– определение параметров для контроля качества и надежности учета;
– отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;
– поддержка непрерывного и периодического методов складского учета;
– возможность допускать отрицательное количество товара в наличии;
– контроль запасов;
– учет поврежденных товаров;
– возможность операций с нескладируемыми товарами;
Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность
и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.
При проверке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:
– подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;
– соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;
– соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
– даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;
– законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);
– наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
– полноту приходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
– правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
– соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;
– соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
– соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).
Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе, и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.
Контрольные ведомости
Из различных ведомостей, которые нужно готовить при помощи компьютера для анализа и принятия мер, отметим несколько, предварительно указав, что все они могут быть распечатаны или только выведены на дисплей компьютера.
Ведомость товаров, не пользовавшихся спросом за период с начала года, – это первое, что нужно для контроля. Данная ведомость поможет выявлять неликвиды, являющиеся проблемой всех складов, а иногда и причиной банкротств.
Ведомость запасов сверх максимально установленных количеств – это перечень излишних закупок.
Ведомость для анализа цен – с указанием номеров и наименований товаров, розничных и закупочных цен и коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и степень доходности.
Ведомость товаров, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума – для контроля запасов и своевременных заказов.
Ведомость движения товаров за период – с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.
Ведомости наличия на складе с указанием номера товара, наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору.
Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.
Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса служит для инвентаризаций: в ней оставлено место для внесения вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки “недостача” и “излишки”. После ввода в компьютер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.
Следует предусмотреть возможность изменения розничных цен по группам товаров на основе вводимых коэффициентов для подготовки прейскурантов. Прейскурант печатается после корректировок цен.
Порядок инвентаризации
Основные требования
Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:
– выявление фактического наличия имущества;
– сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
– проверка полноты отражения обязательств в учете.
Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.