Учитываются несколько видов оборачиваемости запасов: оборачиваемость каждого наименования товара в количественном выражении; оборачиваемость всего запаса по стоимости; оборачиваемость групп товаров разной степени спроса. К каждому виду оборачиваемости запасов предъявляются свои требования.
Одной из причин низкой оборачиваемости запасов является большой объем “мертвых” и бездействующих, или “спящих” запасов. К “мертвым” запасам относят товары, на которые вообще не было спроса в течение года, к бездействующим – товары, спрос на которые был случайным или очень редким.
Получить точную картину средней оборачиваемости можно, только выявив и те, и другие. После избавления от этих запасов оборачиваемость возрастает. При увеличении оборачиваемости возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т. д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа товаров меньшими партиями. Зависимость увеличения прибыли от ускорения оборачиваемости показана в таблице. Увеличение оборачиваемости вдвое увеличивает прибыль втрое.
Однако если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентов, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов. Размещение у поставщика слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.
Формирование запасов
Движение запасов
Рассмотрим движение запаса товаров в самом простом варианте. В течение месяца продается 100 каких-либо товаров. В конце месяца запас мгновенно пополняется, и цикл повторяется. В данном случае минимальный запас равен 0, максимальный – 100 шт., средний – 50 шт. Средний текущий запас является важным показателем для контроля запасов, он определяет среднюю величину средств, вложенных в запасы, и среднюю стоимость их содержания.
Движение запасов (простой вариант)
Такой упрощенный случай в практике не встречается, так как запасы не могут пополняться немедленно из-за колебаний интервалов поставок, а продажа товаров нестабильна ввиду колебаний спроса.
Для удовлетворения спроса в любой момент, независимо от задержек в поставках или скачка заказов, в систему управления включают страховые запасы товаров.
Требования к формированию запасов
Для поддержания запасов на определенном уровне разрабатывается порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля.Реальное движение запасов:
1 – Точка заказа 9 – Запас средний
2 – Период между заказами 10 – Запас максимальный
3 – Запас сверхнормативный 11 – Поставка просроченная
4 – Заготовительный период 12 – Недопоставка
5 – Запас подготовительный 13 – Перепоставка
6 – Запас минимальный 14 – Поставка досрочная
7 – Запас страховой 15 – Дефицит
8 – Запас текущий 16 – Интервал поставкиСоотношение между текущими запасами, их расходом, пополнением и страховыми запасами рассчитывается для каждого наименования по следующей модели:
Запас страховой > Запас текущий ~ Неудовлетворенные заявки + Поставки ожидаемые – ~ Спрос прогнозируемый.
При этом:
Запас текущий = Спрос прогнозируемый х Период временной.
Определяя политику в отношении номенклатуры и объема подлежащих хранению запасов, при особом внимании к страховым запасам, стараются применять наиболее экономичную систему пополнения запасов. По образному выражению торговцев, “бланк заказа в неопытных руках так же опасен, как и незаполненный банковский чек”.
Пополнение запасов складов дистрибьюторов и дилеров основано на применении одной из нижеприведенных систем.
Система с фиксированным размером заказа (количество единиц товара определено расчетом оптимального размера заказа, например по 100 единиц): решение принимается только о моменте размещения заказа. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Запас пополняется на одну и ту же величину, равную размеру поставки, диктуемому поставщиком, или оптимальному размеру заказа, но интервалы поставки могут быть различны в зависимости от расходования запаса.
Эту систему иногда называют “двухбункерной”, так как запас разделен как бы на два бункера: в первом – для удовлетворения спроса в течение периода от даты поставки до даты заказа, во втором – в течение периода от даты заказа до даты поставки.
Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.
Система с фиксированным интервалом между заказами – фиксируется период между заказами (раз в неделю, в месяц и т. д.), а решение принимается о количестве заказываемых товаров. В конце каждого периода проверяется уровень запасов и исходя из него определяется размер заказа. Запас пополняется каждый раз до уровня, не превышающего максимальный запас, но с помощью различных по объему партий поставок, размер которых зависит от степени расходования запаса в предшествующем периоде. Эта система эффективна, если имеется возможность варьировать размер партии поставки, а закупочные расходы относительно невелики.
Система с двумя контрольными уровнями запасов и с фиксированной периодичностью заказа – система, в которой уровень запасов регулируется и сверху, и снизу. Устанавливается максимальный уровень запасов и нижний уровень – точка заказа. Если запас снижается до точки заказа до истечения установленного периода между заказами, то возможно размещение внеочередного заказа. В остальных случаях рассматриваемая система функционирует как система с фиксированной периодичностью заказа.
Система с двумя контрольными уровнями запасов без фиксированной периодичности заказа, система минимум-максимум – заказ высылается в случае, когда уровень запаса достиг точки заказа. Период между заказами и размер заказа в этой системе не фиксируются.
Система “точно в срок” (Just in Time, JIT) – товары заказываются заранее на длительный период с фиксированными количествами в партии и фиксированным графиком доставки. Запасы у получателя не создаются или создаются только на несколько дней реализации. Самый наглядный пример – булочные, ежедневно получающие ровно столько товара, сколько нужно для работы в течение одного дня.
Уровень запасов всегда выше при системе с фиксированным интервалом между заказами, так как величина требуемого запаса включает запас, используемый в период между двумя последовательными моментами размещения заказа, т. е. в период контроля запасов.
При системе с фиксированным размером заказа придерживаются двух правил контроля:
– заказывать следующую партию, когда сумма количеств наличного запаса и количеств, поставка которых ожидается по последнему заказу, упадет ниже точки заказа;
– заказывать партии товаров оптимального объема.
Предусматривают последовательность операций подготовки заказа:
– рассчитывается оптимальный размер заказа с точки зрения наибольшей скидки при близком к необходимому количестве (например, наибольшая скидка – при покупке 24 единиц (одна коробка), а расчетная потребность – 21 шт., выбирается размер заказа 24 шт.);
– рассчитывается уровень (точка) заказа на основе ожидаемого объема продаж за время ожидания поставки и величины страхового запаса;
– проверяется остаток запаса после каждой продажи;
– в день снижения запаса до количества, установленного как уровень (точка) заказа, готовится документ для заказа;
– принимается решение о моменте высылки заказа, и заказ высылается.
Фиксированный размер заказа позволяет приобретать товары по такой стоимости, при которой их можно продать по конкурентоспособной цене. Необходимо определять типовой фиксированный размер заказа для каждого из основных поставщиков.
Параметры типового размера заказа обычно выражаются в:
– стоимости заказа;
– массе заказываемого товара;
– объеме заказываемого товара;
– штуках;
– количестве коробок;
– и т. п.
Необходимо определить минимальный и максимальный периоды (циклы) заказа. Выбор момента заказа зависит от реальной и прогнозируемой ситуации: он может быть выслан на несколько дней раньше или позже ввиду действия факторов, не поддающихся расчетам, как-то: необходимость замены вида транспорта из-за погоды или каких-либо событий; необходимость ускорения или задержки в поставке и т. п.
При системе с фиксированным интервалом между заказами предусматривают последовательность операций подготовки заказа:
– устанавливается периодичность контроля запасов, ориентированная на график поставок поставщика;
– рассчитывается величина требуемых запасов как сумма количеств, продаваемых за период контроля запасов и за время ожидания поставки и количеств в страховом запасе;
– составляется и выполняется график проведения контроля уровня запасов – например, компьютер должен каждую среду выдавать сводку запасов по контролируемым товарам;
– принимается решение о размере заказа – выписывается количество товаров, необходимое для доведения количеств наличного запаса до расчетного требуемого запаса;
– заказ высылается в установленный графиком день.
Во всех случаях, когда говорится о моменте высылки (размещении) заказа, имеется в виду его принятие к исполнению, так как проблемы связи не существует – заказы высылаются электронной почтой, факсом или телексом, иногда дублируются заказным письмом, но времени пробега корреспонденции практически нет.
Дилеры могут размещать регулярные заказы по графику, установленному дистрибьютором, например каждый вторник. Выбор – размещать заказ или нет – остается за дилерами, поэтому им удобнее использовать систему с фиксированным размером заказа. Региональные склады обычно могут размещать регулярные заказы у поставщиков лишь раз в месяц или в два месяца, поэтому они используют систему пополнения запасов с фиксированным интервалом между заказами. Поставщики настаивают на этой системе для обеспечения эффективного планирования производства.