2) стремление снизить расходы на закупку сырья и материальных ресурсов без заметного ухудшения их качества для повышения эффективности деятельности предприятий в условиях обострившейся конкурентной борьбы на рынке;
3) стремление заключить договоры с поставщиками сырья на поставку сырья на взаимовыгодных условиях, которые позволили бы организовать надежное и бесперебойное сырьевое обеспечение предприятий. Цели закупочной логистики: она ориентирована на максимальное обеспечение сырьем и материалами всех структурных подразделений предприятия для осуществления их непрерывной работы; она призвана минимизировать затраты на пополнение и содержание запасов. Данные цели находятся в противоречии, поскольку каждое подразделение предприятия стремится достичь только своих целей, иногда в ущерб общим целям предприятия.
Задачи закупочной логистики решаются во многих сферах управления предприятием – от определения потребностей в сырье и материалах до распределения их по цехам—потребителям:
1) надежно (своевременно и бесперебойно) и качественно обеспечивать все подразделения предприятий сырьем и материальными ресурсами, необходимыми для исполнения производственной программы с максимально возможной эффективностью;
2) способствовать экономному расходованию сырья и материалов;
3) организовывать оптимальное хранение сырья и материалов, обеспечивающее их сохранность без снижения уровня качества и с минимальными потерями;
4) снижать расходы на снабжение предприятия сырьем и материалами.
В итоге реализация данных задач существенно повышает эффективность деятельности предприятия.
35 ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОК
Процесс организации закупок на предприятии должен включать в себя следующие этапы.
1. Этап сбора информации. На данном этапе необходимо изучить каталоги, журналы, справочники, получить информацию о репутации поставщиков, о качестве и ценах на сырье и материалы некоторых поставщиков, выявить их платежеспособность, места расположения складов, из которых осуществляется отгрузка сырья и материалов; произвести сравнение качеств сырья и материалов поставщиков с качеством сырья и материалов, имеющихся на рынке.
2. Этап анализа собственных потребностей и возможностей поставщиков. В ходе данного этапа следует решить вопрос, все ли сырье и материалы необходимо закупать. Иногда некоторые виды сырья и полуфабрикатов можно изготовить на собственном предприятии.
3. Этап выбора стратегии закупок. В закупочной деятельности стратегия, как правило, зависит от характера закупаемого сырья, материалов, производимой продукции, типа производства, наличия складских помещений, свободных оборотных средств, сезонности работы фирмы поставщика и производителя.
4. Определение метода закупок. В ходе данного этапа осуществляются следующие процедуры:
1) выбор поставщика. На основании рассчитанных выше данных проводится выбор поставщиков. При этом производится анализ стоимости приобретения сырья, материалов, возможных скидок, качества обслуживания, сроков выполнения заказов и т. д. Работа с поставщиками должна осуществляться на основании следующих принципов: необходимо обращаться со своими поставщиками так же, как с покупателями своей продукции; необходимо постоянно проявлять общность взаимных интересов; необходимо знакомить поставщика со своими планами и проблемами; необходимо постоянно быть в курсе его деловых операций;
2) оформление заказов. Обычно договор с поставщиком оформляется на стандартном бланке, в котором должны быть отражены название документа, порядковый номер, реквизиты покупателя, ответственность и санкции за невыполнение заказа, дата, реквизиты поставщика, сроки поставки и объем поставляемого товара, описание товара, адрес поставки, цены товаров, реквизиты банка;
3) контроль. Он проводится постоянно или путем выборочных проверок, в результате которых может быть проведена корректировка стратегии;
4) анализ осуществления стратегии. На данном этапе важно правильно выбрать критерии оценки стратегии и провести сравнительный анализ плановых и фактических показателей стратегии;
5) этап корректировки. После получения информации о текущем состоянии выполнения стратегии делается корректировка стратегии закупок.
36 ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Закупочная деятельность на предприятии является объектом управления в рамках логистической системы предприятия. При этом управление закупками должно осуществляться специальными службами. Это могут быть одна служба, один человек или целый департамент. Масштабы службы управления закупками зависят от размеров предприятия, от специфики производственного процесса.
Факторы, оказывающие влияние на функции службы закупок в организационной структуре предприятия:
1) доля расходов на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) предприятия;
2) специфика приобретаемой продукции или услуг;
3) сложившаяся ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для предприятия;
4) наличие возможностей для реализации данной функции;
5) задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей предприятия.
Подразделения закупок могут быть организованы централизованно и децентрализовано.
Децентрализованная форма организации закупочной деятельности характеризуется тем, что служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый отдельно для своего отдела. Преимуществом такой формы является то, что снабженец лучше знает потребности отдела, чем кто—либо другой. Кроме того, процесс закупки при таком подходе может осуществляться быстрее.
Централизованная форма организации закупочной деятельности характеризуется тем, что для организации закупок назначается конкретное лицо или создается отдел (служба) с полномочиями делать закупки в интересах всех отделов и служб предприятия. Почти все предприятия, кроме мелких, используют централизованную форму организации закупок.
Преимущества централизованных закупок:
1) простота проведения стандартизации приобретаемых материальных ресурсов или готовой продукции;
2) отсутствие административного дублирования функций; возможность совместного (несколькими отделами предприятия) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой размер заказа;
3) лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
4) развитие профессиональных навыков специалистов по снабжению путем специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования рабочего времени. Специалисты службы снабжения фирмы отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, которые они получают от внутренних потребителей. Такими внутренними потребителями выступают другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется данная продукция. В рамках отдела закупок функции иногда подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации.
37 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ В МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСАХ
В процессе осуществления закупочной деятельности необходимо знать, какие материальные ресурсы закупать. Кроме того, важно знать не только наименования, но и требуемое их количество. Подобная информация содержится в плане закупок. Основное предназначение плана закупок состоит в том, чтобы обеспечить согласованность действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц компании по решению таких задач снабжения, как: расчет потребности и определение количества заказываемых материальных ресурсов; выбор метода закупок и заключение договоров на поставку сырья и материалов; проведение контроля за количеством, качеством, сроками поставок; организация размещения материальных ресурсов на складе и т. п.
Планирование закупок предполагает также решение следующих задач: какие материалы необходимы; количество материалов, которые необходимо для производства продукта; возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары; требуемые площади складов предприятия; расходы на закупки; возможности организации самостоятельного производства некоторых закупаемых материальных ресурсов на предприятии.
Потребность в материалах рассчитывается на основании разработанной программы производства конечного продукта.
Если речь идет о зависимом спросе, то потребность определяется при помощи методики MRP—I (планирование потребности в материалах). Принцип ее состоит в следующем. Исходный момент – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов оформляется в списках. Также должно быть известно время поставок материалов и точное время их производства на собственном предприятии. Затем на основании времени поставок конечного продукта потребителю рассчитывается брутто—потребность в поставляемых и производимых собственными силами материалах. Далее брутто—потребность пересчитывается в нет—то—потребность. Важно учитывать наличный запас; плюс заказанные материалы и запланированное собственное производство; минус заказ, предназначенный для предыдущей серии продукции. По данным расчетов определяется время выполнения заказа, которое представляет собой время с момента подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущество данной методики состоит в том, что закупки и само производство планируются на основании потребностей в конечном продукте.
Если спрос потребителей колеблется, необходимо использовать метод сглаживания таких колебаний. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления материалов в предшествующем периоде с прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода.
38 ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКАЗА
Документы являются неотъемлемой частью хозяйственного оборота предприятия. Их роль состоит в том, что с их помощью реализуются все функции управления: планирование, прогнозирование, корректировка, регулирование, учет и анализ, мотивация. Однако многие предприятия в закупочной деятельности используют документы, введенные еще в прошлые годы (заказ—наряд, различного рода накладные и т. п.). На практике многие из таких документов не соответствуют современным требованиям. Бланк заказа должен быть составлен так, чтобы удовлетворять взаимные требования участвующих в сделке сторон.