Документ по закупочной деятельности (бланк заказа) должен содержать:
1) название документа. Это необходимо для выделения бланка заказа среди других документов; следует обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку»;
2) порядковый номер. Он используется в документах, прилагаемых к копии заказа (например, товарно—транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет—фактура и т. п.). По номеру можно быстро найти необходимый документ;
3) название и адрес компании. Эта информация показывает, с кем ему предстоит взаимодействовать, куда поставлять товар и куда слать счет;
4) ответственность за заказ. В документе необходимо указать должностное лицо, с которым поставщик может уточнить все вопросы, связанные с заказом. Это поможет поставщику найти конкретного человека для решения своих проблем;
5) дату, наименование и адрес поставщика. Эта информация необходима для организации учета документов;
6) сроки поставки и количество поставляемых товаров. Эта информация позволяет составлять графики расчетов и проводить экономические расчеты.
7) описание товаров. Заказываемые товары должны быть четко определены в бланке заказа на поставку с необходимыми ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию;
8) адрес поставки. Данная информация необходима тогда, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании;
9) цену заказа. Во избежание конфликтов в бланке заказа необходимо представить цену товара;
10) расчетный счет. Для ликвидации финансовых недоразумений необходимо указать свои банковские реквизиты. Количество экземпляров бланков заказа может быть различным. Зарубежные фирмы часто используют четыре экземпляра заказа. Кроме того, для облегчения работы они окрашены в различные цвета. В зависимости от особенностей компании количество цветов и варианты использования экземпляров могут изменяться. Необходимо стремиться к облегчению работы и избегать возможных чисто технических ошибок.
39 ПРИЕМКА ПОСТАВЛЯЕМОЙ ПРОДУКЦИИ
План закупок должен исполняться в установленные сроки и с минимальными отклонениями своих параметров. Важную роль для реализации плана закупок играют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.
Приемка продукции. В ходе приемки продукции необходимо удостовериться в том, что получен товар нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленное время, по заранее определенной цене. Для того чтобы достичь экономии времени, усилий и, соответственно, денег нужно позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были размещены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Чтобы избежать скопления транспорта на территории фирмы или у ворот склада, а также для экономии затрат труда на погрузочно—разгрузочных работах необходимо сформировать график поставок, согласованный со всеми поставщиками предприятия. Также необходимо, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды вспомогательных материалов – по мере необходимости. Такой подход позволит не отрывать рабочих основного производства для разгрузки незапланированно прибывшего транспорта.
Документальное оформление поставок. Механизм документооборота следует организовывать таким образом, чтобы можно было
правильно выполнять все операции, связанные с поставками товаров. При этом копия заказов должна направляться в подразделение—потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившей продукции.
Для проверки нужно использовать спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляется поставщиком после того, как продукция подготовлена к отправке. В таком документе указываются номер заказа и время осуществления поставки. Поставленная партия товара должна содержать сопроводительное письмо, в котором должно подтверждаться, что эти товары предназначены для данного предприятия. Если поставщик пользуется услугами сторонних транспортных фирм, то в этом случае применяется документ доставщика. В данном документе указываются название и адрес отправителя, описание поставляемой продукции, количество мест, масса (вес) груза, особенности транспортировки, название фирмы доставщика.
Проверка качества и количества закупленных материальных ресурсов производится контролерами или специальными службами. Количество и качество закупленной продукции должно соответствовать предъявляемым требованиям, которые указываются в договорах на поставку и бланках заказов, спецификациях.
40 ВЫБОР ПОСТАВЩИКА
В процессе закупочной деятельности предприятия выбор поставщиков является важным моментом, поскольку от этого зависят конечные показатели деятельности предприятия.
Процесс получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может организовываться по—разному.
1. Конкурсные торги (тендеры) – это наиболее распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Их организуют в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую сумму или планируется организовать долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги обычно выгодны как поставщику, так и потребителю. При этом поставщик получает точное представление об условиях работы с данным потребителем. В свою очередь, потребитель совмещает решение проблем получения необходимого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе таких переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку определенных товаров от потенциального поставщика. Предложения могут быть организованы двумя способами.
Первый способ предполагает, что инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Продавец рассылает потенциальным покупателям своих товаров предложения (или оферты). Данные документы аналогичны предложениям, которые получают потребители от поставщиков при провидении конкурсных торгов. Однако в отличие от конкурсных торгов оферты в данном случае могут иметь различную форму и содержание.
Второй способ предполагает, что инициатива вступления в переговоры исходит, наоборот, от покупателя. Покупатель рассылает потенциальным поставщикам коммерческие письма или запросы, целью которых является получение предложения (оферты). В таком запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, указывающейся в ответном предложении.
Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, проводится по заранее выбранным критериям. Имеются два основных критерия выбора поставщика: стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания. Помимо основных критериев выбора поставщика, используются и прочие критерии, число которых может быть достаточно велико: удаленность поставщика от потребителя; сроки исполнения текущих и экстренных заказов; наличие у поставщика резервных производственных мощностей; организация управления качеством у поставщика; психологический климат в трудовом коллективе предприятия—поставщика; риск возникновения забастовок у поставщика и т. д.
41 ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ЗАКУПОК
В закупочной деятельности предприятия важны не только экономические параметры, но и юридические моменты, от которых в конечном счете зависят экономические показатели предприятия. В закупочной деятельности основной формой связи между поставщиком и покупателем является договор поставки товаров (контракт).
Содержание контракта: описание компетентности сторон (руководителей или уполномоченных агентов); описание законного предмета или цели контракта; предложения и его принятия; описание условий (вознаграждения). На основании контракта поставщик—продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупленные им товары покупателю для использования в своей хозяйственной деятельности или других целях, которые не связаны с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.
Механизм заключения договора—поставки. Договор поставки заключается после того, как принято решение о выборе конкретного поставщика и определены взаимоприемлемые условия поставки требуемых товаров путем выполнения определенной процедуры. Договор поставки обычно составляется в письменной форме в виде документа, подписанного обеими сторонами. Такой договор считается заключенным и становится обязательным для сторон—участников с того момента, как только между его участниками достигнуто согласие по всем существенным условиям сделки. Эта дата фиксируется в тексте договора.
Обязательные сведения в договоре:
1) дата заключения договора;
2) полное наименование участников, заключивших договор;
3) объем и ассортимент продукции, подлежащей поставке;
4) сроки исполнения поставок;
5) порядок поставки товаров;
6) качество, комплектность, упаковка и маркировка товара;
7) цены и порядок проведения расчетов;
8) имущественная ответственность участвующих сторон.
Существуют четыре типа гарантий: подтвержденная гарантия (означает наличие обещаний, спецификаций, образцов и описаний, относящихся к продукции, которая выступает предметом договора); подразумеваемая гарантия пригодности (она имеет отношение к качеству товара и основана на принятых торговых стандартах качества); подразумеваемая гарантия соответствия товара конкретной цели (гарантирует покупателю то, что сырье и оборудование отвечают конкретной потребности или выполнению специфической цели); гарантия права собственности на товар (товар не находится в залоге и, таким образом, не нарушает патентные или авторские права).