aTimeLogger. (Этим приложением я пользуюсь каждый день и рекомендую его вам.) Здесь многое отлаживается вручную. Вы включаете и выключаете таймер, пока заняты тем или иным делом. Задачи разбиты на разные категории.
Вы скажете, что с aTimeLogger много мороки. Да, хло-потно, но приложение полезно всякому, кто хочет довести КПД до максимума и оптимально расходовать время на важные вещи, связанные с работой или собственным делом.
Приведу пример. Мой бизнес включает 15 категорий задач. Но ежемесячная цель состоит в том, чтобы тратить не меньше 30% времени на написание книг и 10% — на их маркетинг. Эти задачи — неотъемлемая часть процесса. Вот aTimeLogger и хронометрирует мой день, помогая мне посвятить им как можно больше времени.
Изучение полученных отчетов входит в мою серию привычек, нацеленных на повышение КПД. У меня есть цель: уделять должное внимание тому, что важно для бизнеса. Если я замечаю сбой, то на следующий день вношу поправки, чтобы заниматься этими вещами больше. (Если вам интересен тайм-менеджмент с помощью aTimeLogger, ознакомьтесь с моим пошаговым руководством на бесплатном сопроводительном сайте.)
Что касается блока привычек, стоит хронометрировать все действия, связанные с работой (если вы пользуетесь чем-то вроде aTimeLogger). Только старайтесь изучать статистику каждый день в ходе вечерней программы. Так вы поймете, на что уходит больше всего времени, какие задачи можно сократить или даже убрать.
№ 13. Используйте метод помидора
Тип: краеугольная привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: существуют хитроумные способы повысить концентрацию, сделав время своим другом. Если вам трудно сосредотачиваться, попробуйте работать короткими сприн-тами (по таймеру). Для этого есть специальная сис-тема: метод помидора.
Это прием с упором на небольшие временные отрезки был придуман в 1980-е годы Франческо Чирилло и взят на вооружение многими предпринимателями и специалистами по тайм-менеджменту.
Чирилло заметил, что люди не способны долго удерживать концентрацию: внимание рассеивается. А значит, нужен другой подход: короткий рывок — немного отдыха — и снова рывок. Название методике дал кухонный таймер, похожий на помидор. Таймер как таймер, самый обычный, но путем проб и ошибок Чирилло открыл очень эффективный (в плане рабочего КПД) способ использования временных отрезков.
Описание: как применять метод помидора:
1. Выбрать задачу (например, написание текста).
2. Установить таймер на 25 минут.
3. Работать 25 минут не отвлекаясь.
4. Сделать паузу на 5 минут (желательно встать и пройтись).
5. Вернуться к работе и работать еще 25 минут.
6. После каждого четвертого блока устраивать долгий перерыв (15–30 минут).
Как это выглядит в целом? Если следовать методу помидора и ежедневно уделять написанию текстов 120 минут, работа за столом будет занимать 100 минут (еще четыре блока по 5 минут уйдут на перерывы).
Вам может показаться, что это менее эффективно, чем работа без остановки. Но вспомните, как вы трудились над какой-то задачей длительный период времени. Поначалу вы ощущали подъем, затем концентрация начинала снижаться. В итоге у вас было желание заняться чем угодно, только не текущей работой.
Метод помидора позволяет сохранить ум свежим и ясным, а значит, оставаться внимательным. Поскольку график включает перерывы, у вас есть несколько минут для отдыха. И хотя времени на работу остается меньше, качество труда при серии спринтов обычно выше, чем при марафоне.
Если вам интересен метод помидора, имеет смысл скачать одну из следующих программ:
Team Viz (синхронизация компьютера и телефона).
Rapid Rabbit (приложения для iPhone и iPad).
Flowkeeper (для пользователей PC).
Pomodoro для пользователей Mac.
Pomodoro для пользователей Android.
Ничто не мешает выбрать другую продолжительность спринтов. Но метод помидора мне нравится изящной симметрией. Вы 25 минут работаете и 5 минут отдыхаете: в общей сложности получается блок длиной полчаса. Можно распределить получасовые блоки по всему дню и использовать методы тайм-трекинга, рассмотренные выше, чтобы вкладывать больше сил в приоритетные задачи.
№ 14. Записывайте выполненные дела
Тип: поддерживающая привычка.
Оптимальное время: вечер.
Регулярность: каждый день.
Польза: многие не любят списки текущих задач: столько всего надо успеть, что руки опускаются! Но почему бы не составлять перечни выполненных дел? Почему бы не фиксировать всё, с чем удалось справиться за день? Это мотивирует вас на следующее утро.
Описание: завершая очередную задачу, делайте себе пометку. Или подведите итоги в конце дня, записав все достижения. Это можно делать как на бумаге, как и в приложении вроде iDoneThis.
№ 15. Перепоручайте задачи другим
Тип: «слоновья» привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: как правило, не все дела важны для работы; некоторые из них — чистая потеря времени. А ведь результаты труда можно улучшить, уделяя больше внимания тому, что приносит прибыль.
Скажем, продавец должен активнее совершать рекламные звонки, а писатель — чаще писать. Адвокату следует увеличивать количество часов непосредственной работы с клиентом. В общем, вы поняли.
Чем больше времени вы тратите на прибыльные занятия, тем больше успеваете и тем больше зарабатываете. Но как этого добиться? Есть простой способ: выявить задачи, которые мешают увеличению КПД, и поручить их другим людям.
Если у вас есть подчиненные, возложите подобные дела на них. А можно нанять кого-то (если позволяют средства). Вы удивитесь тому, насколько легко снять с себя лишние заботы и предоставить их остальным.
Описание: в наши дни на аутсорсинг можно отдать что угодно. Советую составить список задач, от которых вы хотите избавиться. Возьмите себе за правило добавлять в него ежедневно по одному пункту. Ничего сложного здесь нет. Надо всего лишь взять паузу перед очередным делом и спросить себя: «Обязательно ли мне выполнять его самому?» Если ответ отрицательный, включите это дело в список.
Даже поразительно, как много задач в наши дни можно переложить на других людей. От вас требуется немногое: понять, какие дела мешают производительности труда, а затем затратить минимум усилий, чтобы найти человека, который снимет с вас бремя.
№ 16. Автоматизируйте труд
Тип: «слоновья» привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: если вы работаете преимущественно на компьютере, то наверняка выполняете немало мелких задач, которые убивают производительность. Каждое из них занимает минуту или две, но вместе взятые они сильно снижают КПД. Они отнимают время, которое можно затратить на прибыльные дела или общение с близкими людьми.
Поэтому некоторые стороны трудового процесса можно автоматизировать с помощью приложений IFTTT и Zapier. Они позволяют создавать автоматические правила, связывающие между собой нужные устройства. (IFTTT называет их «рецепты», а Zapier — «схемы».) Скажем, кофеварка включается, едва браслет Fitbit сообщает, что вы проснулись. Очень удобно! Есть возможность автоматизировать множество незначительных ежедневных дел, освободив время для важных вещей.
Описание: это «слоновья» привычка, и на полную автоматизацию жизни уйдут недели, а то и месяцы. Она чревата зависимостью: у вас может появиться навязчивая идея автоматизировать всё новые и новые процессы.
Не пожалейте нескольких часов и запишите все ежедневные мелкие задачи. Постарайтесь ничего не упустить: возможно, есть «рецепты» или «схемы», которые снимут с вас лишние мелочи.
Составив список, выберите для автоматизации одно дело. Советую начать с IFTTT, где услуги бесплатны. Если не получится подыскать «рецепт» для какой-либо регулярной за-дачи, обратитесь к Zapier.
№ 17. Отписывайтесь от электронных рассылок
Тип: «слоновья» привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: электронная почта съедает уйму времени. Современная деловая жизнь без нее невозможна, но, когда огромная часть дня уходит на разбор информационного мусора и ненужные ответы, КПД падает. Ничего не поделаешь: избавиться от этой проблемы не получится. Но вполне реально каждый день отписываться от нескольких рассылок.
Описание: большинство сервисов с электронной почтой (таких как Gmail, Outlook, Hotmail) содержит строку поиска, через которую удобно находить нужные сообщения по ключевым словам. Вы можете удачно использовать ее, введя в нее одно лишь слово: «отписаться».
Просто откройте почту, введите в строку поиска слово «отписаться», а затем изучите появившиеся письма. Скорее всего, без большинства этих рассылок вы можете обойтись. Поэтому каждый день расчищайте ящик, избавляя себя от лишнего. (Для этого нужно открыть письмо и нажать на «отписаться».) Повторяйте эти действия регулярно, и количество спама в почте резко убавится.
№ 18. Изучайте возможности работы на стороне
Тип: «слоновья» привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: пожалуй, наши советы больше порадуют тех, кто любит свою работу и хочет в ней преуспеть. Но вот беда: многие терпеть не могут то, чем они занимаются, и с удовольствием предпочли бы что-то другое. Если вы из их числа, сделайте своей ежедневной привычкой поиск работы на стороне. Быть может, со временем новое дело станет вашим основным доходом.
На недостаток возможностей пожаловаться нельзя. Пожалуй, их даже слишком много, глаза разбегаются. Вот почему нужно действовать медленно и методично: каждый день изучать один вариант — отвечает ли он вашим вкусам?
Описание: в поисках работы на стороне можно воспользоваться самыми разными ресурсами. Лучше всего начинать с сайта Ника Лоупера Side Hustle Nation и его же книги «Покупай кнопки» (Buy Buttons). И там, и там есть замечательный обзор выгодных возможностей и пояснения, как создать аналогичный бизнес.