Описание: для начала следует завести общую систему папок. Она поможет организовать бумажную работу.
Затем следует разложить бумаги в папки по нескольким основных категориям.
Юридические вопросы:
Свидетельства о рождении.
Паспорта.
Свидетельства о владении недвижимостью.
ПТС.
Завещания.
Финансы:
Документы по кредитам.
Документы по аренде.
Банковские документы.
Выписки по кредитной карте.
Инвестиционные договоры.
Налоговые декларации.
Записи о доходах и расходах.
Страховки:
Медицинские документы.
Договоры о страховании жизни, автомобиля и жилья.
Разное:
Документы по серьезным покупкам и ремонтам.
Гарантийные талоны.
Инструкции.
Документы об образовании.
Трудовые договоры.
А теперь запомните золотое правило документооборота (как минимум для правительства): не выбрасывать бумаги в течение семи лет. Даже если вы не последуете этому совету, положите прошлогодние бумаги в коробку, которая будет храниться еще несколько лет.
Наконец, установив эту систему папок, соблюдайте следующую последовательность действий всякий раз, когда разбираете бумаги.
1. Кладите счета (и другие бумаги, требующие дальнейшей работы с ними) в папку, которую вы проверяете раз в неделю. Раскладывайте все важные бумаги по соответствующим папкам.
2. Выделите в отдельную группу рекламу и купоны, интересующие вас. Кладите их в папку, которую будете просматривать раз или два в месяц.
3. Рвите остальную рекламу, предложения по кредитным картам и прочую почтовую макулатуру или собирайте ее в папку, которая напомнит вам о необходимости отказаться от рассылок (см. привычку № 17).
4. Читайте открытки и личные письма. Кладите их туда, где они не потеряются и откуда вам будет легко достать их для ответа.
Предотвратить возникновение бумажных завалов не-- сложно. Сложно другое: делать это изо дня в день и из недели в неделю. Но вышеупомянутые шаги помогут вам справиться с этой задачей.
№ 84. Сканируйте документы
Тип: «слоновья» привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день или каждую неделю.
Польза: в том, чтобы хранить бумаги в обычных папках, нет ничего дурного. Однако, если у вас будут только печатные экземпляры, вы рискуете потерять их навсегда в случае пожара или наводнения. А если вы имеете дело со множеством важных документов, имеет смысл сканировать их и хранить в цифровом формате на одном из «облачных» сервисов.
Описание: для начала советую воспользоваться высокоскоростным сканером. Это упростит процесс: можно сразу отсканировать большой объем бумаг, а не постранично (как с более дешевыми устройствами). Кроме того, файлы допускают поиск текста. А значит, по ключевым словам или тегам можно будет легко найти нужную информацию.
Оцифровав документы, закачайте их на один из «облач-ных» сервисов (вроде Dropbox, Box, Google Drive). В ка-кую бы точку земного шара вы ни отправились, у вас будет доступ ко всем важным файлам.
Далее. Если у вас огромное количество бумаг или вы создаете систему оцифрованного архива с нуля, это гигантский проект, который может занять немало времени. Поэтому лучше завести «слоновью» привычку заниматься сканированием по 5–10 минут в день. Задача, разбитая на множество мелких отрезков, уже не будет казаться скучной и монотонной.
Рекомендую следующий процесс сканирования документов:
Всегда сохраняйте физические копии важных документов (налоговых деклараций, свидетельств о браке, свидетельств о рождении, страховок, завещаний, инвестиционных договоров и так далее).
Сделайте цифровые копии бумаг с помощью высокоскоростных сканеров. В зависимости от модели сканера и количества документов это может занять от нескольких дней до месяца. Но продолжайте до тех пор, пока не оцифруете все бумаги.
Используйте один и тот же способ наименования файлов, чтобы не запутаться в них. Помимо даты получения документа, можно дать его описание. Например: Чек_Costco_2_7_17.
Нет необходимости тонуть в папках. Документы, которые вы получаете каждый день, вполне можно хранить и в цифровом формате. Это не только избавит вас от завалов, но и создаст организованную систему, позволяющую быстро найти любой важный документ.
№ 85. Используйте стандартный способ наименования файлов
Тип: поддерживающая привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: терпеть не могу получать файлы без ясного названия (скажем, фотографию, озаглавленную IMG07663). Я храню на своем компьютере много документов, а потому часто пользуюсь функцией поиска (если не могу сразу найти нужный в соответствующей папке).
Безликие названия раздражают тем, что из-за этого документы легко теряются в папках… если только не привести их в нормальный вид. Вот почему я рекомендую взять себе за правило выработать стандартное обозначение файлов.
Описание: предлагаю три простых правила для именования новых материалов на вашем компьютере.
1. Укажите проект, с которым данный файл связан: например, работа, хобби или налоги.
2. Укажите, для чего нужен документ: например, ипотечная декларация, запись в блоге, глава из книги, план тренировки к марафону.
3. Укажите номер версии, если ваш текст предполагает несколько набросков: например, первый вариант, второй вариант, окончательный вариант.
Приведу пример. Вот, как называется файл, над которым я сейчас работаю: Блоки_привычек_часть_9_первый_вариант.
Как вы понимаете, папка, в которой я храню эти файлы, полна документов. Однако поиск занимает лишь несколько секунд. (А если я случайно сохраню файл в неправильную папку, я могу быстро найти его через функцию поиска.)
У вас нет необходимости пользоваться моей системой именования файлов. Можете создать свою. Главное, чтобы она была. Это облегчит поиск всех важных цифровых документов.
№ 86. Наводите порядок в смартфоне
Тип: «слоновья» привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждую неделю или каждый месяц.
Польза: хотя объем памяти смартфонов все время увеличивается, его то и дело не хватает. Если вы хотите, чтобы все работало и не желаете получать сообщение об ошибке («память телефона заполнена»), следует подумать об избавлении от электронного мусора, который накапливался годами.
Описание: есть простая процедура, еженедельная или ежемесячная (в зависимости от того, как часто вы нагружаете смартфон информацией). Она поддерживает гаджет в рабочем состоянии и свободным от беспорядка.
1. Закрывайте приложения. Не все люди понимают, что, когда они открывают новое приложение, старые работают в фоновом режиме. Это увеличивает потреб-ление энергии и приводит к быстрой разрядке батареи. Предлагаю сформировать привычку ежедневно (или еженедельно) закрывать все приложения.
2. Удаляйте ненужные приложения. Если вы понятия не имеете, зачем и когда установили себе приложение, избавьтесь от него. Скорее всего, жалеть не придется.
3. Избавляйтесь от контента, включая фотографии, видео и документы. Можете хранить их в «облачном» сервисе (например, Dropbox). Пусть на смартфоне остается лишь та информация, которой вы пользуетесь постоянно (скажем, любимые видео или фотографии ваших детей).
4. Удаляйте старые подкасты и аудиокниги. Наверняка вы так же, как и я, слушаете много аудио-контента. Но, увы, эти файлы съедают массу места и не удаляются самостоятельно, когда вы их дослушали. Поэтому время от времени открывайте приложения для подкастов и аудиокниг и избавляйтесь от ненужных файлов.
5. Наведите порядок в музыке. Файлы с музыкой также занимают много места. Возможно, имеет смысл загружать их не в смартфон, а в стриминговые сервисы вроде Pandora, Spotify и Apple Music.
Сейчас сотовые телефоны есть почти у всех. К сожалению, поскольку этот девайс цифровой, его захламленность незаметна. Вот на него и скачивают все новые и новые приложения, фотографии и файлы. Это замедляет скорость его работы и перегружает память.
Вот какая проблема: когда места на смартфоне не хватает, вы думаете, что «надо» покупать новую модель. Разоряетесь на более современный гаджет. А ведь путем самых простых и нечастых — раз в неделю или в месяц — действий можно избавлять смартфон от лишней информации.
№ 87. Держите список дел в «облачном» сервисе
Тип: поддерживающая привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: если вы используете для составления списков дел случайные бумажки и стикеры, не ждите порядка. Такие перечни надо хранить в «облачном» сервисе: это позволит легко добавлять, пересматривать и вычеркивать ежедневные задачи.
КПД повысится, а доступ к списку будет возможен с разных гаджетов (телефона, планшета, компьютера), что существенно облегчит жизнь.
Описание: это простая задача. Всего лишь скачайте одно из этих приложений и используйте его для всех своих ежедневных дел и забот:
Todoist (это мое любимое приложение),
Omni Focus,
Nozbe,
Remember the Milk,
Wunderlist.
Установив одно из этих приложений, заносите в него свои задачи и проекты. (На бесплатном сопроводительном сайте я коротко объясняю, как пользуюсь Todoist.)
№ 88. Записывайте великие идеи
Тип: краеугольная привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: всех нас иногда посещают блестящие идеи. Но записываем мы их на чем попало, даже на каких-то клочках. И напрасно, ведь: 1) бумажки легко теряются; 2) трудно анализировать идеи, когда нет четкой системы.
Советую использовать для фиксации всех ваших мыслей и идей какой-нибудь простой девайс. Как только придет вдохновение, берите его и только его. Впоследствии вы легко найдете нужную информацию.
Описание: следует взять себе за правило (по принципу «если… то»): если у вас появляется идея, то вы записываете ее в определенном месте. Это должно стать привычкой.