Этот отчет является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущий день. Вместе с актами и приходно-расходными ордерами они передаются в бухгалтерию до начала работы следующей смены.
Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет.
Ответственность за обеспечение хранения названных выше документов несет руководитель предприятия.Правила взаимодействия участников процесса приемки
Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей приемки этих товаров на склад.
Комплекс операций включает:
♦ работу со службой закупок;
♦ работу с поставщиками;
♦ работу с перевозчиками;
♦ работу со службами хранения и учета;
♦ работу с приемной комиссией;
♦ работу со службой качества;
♦ работу со службой реализации;
♦ работу с грузовой службой.
Службы, участвующие в приемке
Работа со службой закупок.
Логистической службе должна быть передана информация:
♦ о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);
♦ объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;
♦ контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;
♦ контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;
♦ после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;
♦ после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.
Работа с поставщиками. На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.
Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.
Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:
♦ заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
♦ оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;
♦ содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.
♦ организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;
♦ требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;
♦ контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;
♦ контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;
♦ контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
♦ резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;
♦ планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.
Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке. Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:
♦ подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.;
♦ подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;
♦ определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;
♦ подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;
♦ получение подтверждение перемещения товаров.
Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.
Работа с приемной комиссией состоит в разработке и контроле:
♦ процесса приемки продукции по количеству;
♦ процесса приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;
♦ документов, заполняемых при приемке продукции на склад;
♦ процесса приемки продукции по качеству;
♦ процесса приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;
♦ документов, регламентирующие приемку товаров на склад;
♦ нормативных сроков приемки товаров по качеству.
Работа со службой качества заключается в согласовании методов контроля качества, отбора проб и образцов.
Работа со службой реализации на этапе подготовки к приемке состоит в согласовании операций с товарами и порядка приемки в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).
Работа с грузовой службой заключается в заказе и согласовании необходимой техники и рабочих бригад для разгрузки поступающих грузов, для перемещения грузов при приемке и после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).Порядок актирования некачественных товаров
По результатам приемки продукции по качеству и комплектности с участием представителей поставщика или незаинтересованной организации составляется акт приемки о фактическом качестве и комплектности полученной продукции. Форма акта приемки такая же, как и в случае оформления недостач, она приведена в приложении.
Акт должен быть составлен в день окончания приемки продукции по качеству и комплектности.
В этом акте должно быть указано:
а) наименование получателя продукции и его адрес;
б) номер и дата акта, место приемки продукции, время начала и окончания приемки продукции; в случаях, когда приемка продукции с участием представителей произведена с нарушением установленных сроков приемки, в акте должны быть указаны причины задержки приемки, время их возникновения и устранения;
в) фамилия, инициалы лиц, принимавших участие в приемке продукции по качеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в проверке продукции по качеству и комплектности, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по качеству;
г) наименования и адреса изготовителя (отправителя) и поставщика;
д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя изготовителя (отправителя) или отметка о том, что вызов изготовителя (отправителя) особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором не предусмотрен;
е) номера и даты договора на поставку продукции, счета-фактуры, транспортной накладной (коносамента) и документа, удостоверяющего качество продукции;
ж) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
з) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции от органа транспорта;
и) условия хранения продукции на складе получателя до составления акта;
к) состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция – изготовителя или отправителя, дата вскрытия тары и упаковки. Недостатки маркировки, тары и упаковки, а также количество продукции, к которому относится каждый из установленных недостатков;
л) при выборочной проверке продукции – порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием основания выборочной проверки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, другие обязательные правила и договор);
м) за чьими пломбами (отправителя или органа транспорта) отгружена и получена продукция, исправность пломб, оттиски на них; транспортная отправительная маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
н) количество (вес), полное наименование и перечисление предъявленной к осмотру и фактически проверенной продукции с выделением продукции забракованной, подлежащей исправлению у изготовителя или на месте, в том числе путем замены отдельных деталей, а также продукции, сорт которой не соответствует сорту, указанному в документе, удостоверяющем ее качество. Подробное описание выявленных недостатков и их характер;