♦ оригинальный код товара у производителя;
♦ отслеживание партий товара;
♦ отслеживание серийных номеров товаров;
♦ формирование наборов товаров для реализации;
♦ указание основного адреса на складе и дополнительных;
♦ возможность включения товара в отложенные заказы,
♦ товарные группы;
♦ группы для ценообразования;
♦ группы для анализа продаж;
♦ группы по начислению комиссионных;
♦ группы по стоимости;
♦ группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
♦ группы для производства;
♦ группы по бонусам и комиссионным;
♦ группы по таможенным пошлинам;
♦ группы по способу доставки;
♦ параметры для закупок;
♦ экономичное количество в заказе;
♦ времена поставки;
♦ минимальный/максимальный запас на складе;
♦ пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза.
♦ до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;
♦ комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
♦ коды налогообложения.
♦ средневзвешенная стоимость;
♦ последняя стоимость;
♦ нормативная стоимость.
Учет товаров поставщиков, полученных для реализации Фиксировать и контролировать моменты перехода к вам права собственности на эти товары. Определить, за чей счет страхуются запасы этих товаров, кто несет ответственность в случае, если товары утеряны, украдены, повреждены и т. д. Установить, кто определяет параметры пополнения запасов этих товаров – поставщик или вы и каким образом. Определить порядок и периодичность инвентаризации этих товаров.
Учет товаров, переданных агентам на реализацию
Установить, где должны храниться товары, учитываемые как «товары, переданные агентам на реализацию» – в помещениях агентов или на вашем складе. Определить способ отражения в прибыли затрат на хранение продукции для агентов-реализаторов, а также любых дополнительных расходов.
Определить порядок предъявления счетов агентам-реализаторам за эти товары.
Определить, сам ли агент-реализатор выполняет заказы покупателей, существует ли механизм, обеспечивающий правильное выставление счетов за эти товары. Определить порядок и периодичность инвентаризации товаров, если они хранятся в помещениях агента.Учет образцов
Установить полномочия сотрудников, которые имеют право предоставлять покупателям образцы товаров. Определить правила оформления выдачи образца и форму регистрации образцов:
♦ менеджерам по продажам, техническим работникам или любым сотрудникам, запросившим образец;
♦ покупателям, получающим образцы;
♦ количество образцов;
♦ наименование, учетный код образца;
♦ получатель образца;
♦ кто разрешил и осуществил выдачу образца;
♦ обоснование выдачи образца.
Определить процедуру возврата образца на склад, оплаты его покупателем или списания на рекламу.Коррекция показателей количеств в запасах
Назначить сотрудников, уполномоченных вносить и утверждать корректировки показателей наличия количеств в запасах. Определить правила записи причины каждой коррекции:
• при утрате продукции;
• при повреждении/порче продукции;
• при устаревании продукции;
• при «обнаружении» продукции;
• в прочих случаях.
Установить правила фиксирования фамилий проводивших коррекцию сотрудников:
• сотрудника, попросившего произвести коррекцию;
• сотрудника, ответственного за коррекцию;
• сотрудника, проводившего коррекцию.Учет открытых запасов
Необходимо разработать правила работы с открытыми запасами – товарами, данные о наличных запасах которых не поддерживаются компьютерной системой:
• назначить ответственных за ведение перечня товаров с открытыми запасами;
• определить порядок подачи заявок на получение товаров из открытых запасов;
• установить сроки пополнения открытых запасов товаров – когда их нет в наличии, или когда запасы оказались ниже минимальных, или на регулярной основе.
Определить порядок контроля уровня расхода открытых запасов и отслеживания частоты пополнения.База данных о товарах
База данных о товарах должна обеспечивать:
• накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных;
• просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;
• выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;
• заказ не складируемых товаров;
• создание наборов, состоящих из нескольких товаров;
• указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;
• неограниченное число замен товаров с учетом цены;
• предложение замены при отсутствии на складе;
• определение инструкции о месте доставки;
• конкретные указания/сообщения на накладной/счете;
• дробные количества (меры) товаров в заказе;
• распознавание штрихкодов;
• возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;
• возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.
Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:
• каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;
• код, наименование и размеры;
• несколько возможных единиц измерения;
• штриховой код;
• вторичные коды, идентифицирующие товар;
• неограниченное число замен товара;
• неограниченное число аналогов товара;
• вызов товара по коду заказчика или поставщика;
• коды товара у различных заказчиков;
• коды товара у различных поставщиков;
• оригинальный код товара у производителя;
• отслеживание партий товара;
• отслеживание серийных номеров товаров;
• формирование наборов товаров для реализации;
• указание основного адреса на складе и дополнительных;
• возможность включения товара в отложенные заказы.
• товарные группы;
• группы для ценообразования;
• группы для анализа продаж;
• группы по начислению комиссионных;
• группы по стоимости;
• группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
• группы для производства;
• группы по бонусам и комиссионным;
• группы по таможенным пошлинам;
• группы по способу доставки;
• параметры для закупок;
• экономичное количество в заказе;
• времена поставки;
• минимальный/максимальный запас на складе;
• пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза.
• до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;
• комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
• коды налогообложения.
• средневзвешенная стоимость;
• последняя стоимость;
• нормативная стоимость.Порядок контроля складского учета
При организации процессов контроля складского учета необходимо предусматривать:
♦ определение параметров для контроля качества и надежности учета;
♦ отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;
♦ поддержка непрерывного и периодического методов складского учета;
♦ возможность допускать отрицательное количество товара в наличии;
♦ контроль запасов;
♦ учет поврежденных товаров;
♦ возможность операций с не складируемыми товарами;
Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.
При проверке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:
♦ подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;
♦ соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;
♦ соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
♦ даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;
♦ законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);
♦ наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
♦ полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
♦ правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
♦ соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;
♦ соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
♦ соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).
Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требован