ию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.
Порядок инвентаризации
Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:
♦ выявление фактического наличия имущества;
♦ сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
♦ проверка полноты отражения обязательств в учете. Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.
Непрерывная (перманентная) инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада, блокируются только те ячейки (стеллажи), которые по графику проверяются в данный день и только на период подсчета.
Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. Вариантом выборочной инвентаризации является проверка наличия товаров комплектовщиками. Комплектовщик отбирает товар для заказа, пересчитывает остаток товара в ячейке и указывает остаток в копии комплектовочной ведомости, откуда информация поступает в службу учета. При проектировании процессов необходимо выполнить:
♦ определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров;
♦ определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров.
♦ выбор параметров инвентаризации (ячейки, зона, товар, подгруппа, «вслепую» или нет);
♦ генерация заданий на пересчет в рамках инвентаризации;
♦ методы пересчета товаров (штуки, вес, объем, метры и т. д.);
♦ методы анализа результатов пересчета;
♦ методы коррекции товарных остатков.
Современные системы управления складом позволяют осуществлять:
♦ периодическую инвентаризацию;
♦ инвентаризацию по статистической выборке;
♦ перманентную инвентаризацию по месту хранения с использованием необходимых диалоговых функций.
Товарные единицы, подлежащие инвентаризации, блокируются таким образом, что движение этих единиц становится невозможным. Это дает гарантию того, что в процессе проверки соответствующие запасы останутся неизменными в том время как с другими товарными единицами возможно проведение складских операций.
Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям. Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом.
Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации в соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации».
Действия начальника склада в случае обнаружения недостачи:
♦ лично убедится в отсутствии товара;
♦ осмотреть близлежащие места хранения (т. к. возможно, что сотрудник размещавший товар, перепутал полки);
♦ поднять всю историю движения данного товара;
♦ опросить сотрудников с целью выяснения предположительного времени пропажи, или возможной причин пропажи;
♦ в случае явного обнаружения ошибки сотрудника (забыл выдать по заказу, положил на другое место хранения, ошибочно записал другое место хранения и пр.) взять объяснительную записку с сотрудника, акцентировать внимание на необходимости совершать все действия при наличии необходимых документов, проявлять аккуратность;
♦ в случае невозможности выявления ошибки в действиях сотрудников, лично написать объяснительную записку о происшедшем;
♦ сообщить о проведенном расследовании, принятых мерах и предложениях о предупреждении таких ситуаций в будущем руководителю Предприятия;
♦ действовать согласно указаниям руководителя.Правила планирования и диспетчеризации исполнения заказов
Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными сроками поставок и регулярно. Заказчикам удобнее не иметь запасов и получать товары при конкретной необходимости сразу. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с месячными и недельными сроками поставок и заметно меньших скидок – на срочные заказы. Для обеспечения равномерной загрузки персонала склады заявки подразделяются на два вида – заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные).
Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов утра с поставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня автомобилями перевозчиков или получателей.
Заявки, поступившие после 11–12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется – для заявок, поступивших до 11 часов утра любого дня заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа – на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок.
Для более удобного планирования отгрузок примите на вооружение практику развитых стран, которая приходит и к нам – сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки – 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочих дней. За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.
Для организации ритмичной загрузки персонала склада выполняют.
♦ определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей;
♦ разработку технологических карт, описаний последовательности операций, инструкций по выполнению операций, нормативов для операций и т. п.
♦ подготовку и повышение квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.
Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:
♦ определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;
♦ разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.
♦ постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;
♦ разработка планов размещения товаров в зоне комплектации, упаковки и отгрузки, доступности для погрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;
♦ определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при отборе для отгрузки;
♦ разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.
♦ постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.
Пример организации диспетчерских функций при помощи компьютерной системы.
Для принятия решений диспетчер анализирует данные заказов, просматривает загруженность складов (по весу, по объему, по местам). Выбрав склад для консолидации, проводит перерезервирование товаров по заказу и затем формирует внутренние накладные для переброски продукции с других складов. При отпуске покупателю готовой продукции со склада осуществляется формирование и распечатка всех необходимых первичных документов. Модуль компьютерной системы, обслуживающий отгрузку товаров, реализует задачи:
Грузы и транспорт – позволяет добавлять, редактировать свойства (объем и вес погрузки) используемого для отгрузки транспорта, а также редактировать свойства (объем и вес) товара, предназначенного для отгрузки. Помогает также оперативно просмотреть свойства товара и транспорта при возникновении каких-либо сомнительных моментов (например, если обнаруживается явное несоответствие между объемом и весом товара) и исправить их, если это необходимо.
График поставок – позволяет создавать список планируемых поставок (например, на основании данных по заказам) с указанием поставщика, дат начала и окончания поставки, а также фактического завершения, и определить вид транспорта для каждой поставки.
Формирование партии – основной раздел модуля, оптимизирует работу по отпуску товара и позволяет формировать партии для отгрузки на основании данных о поставках. В процессе работы диспетчер может видеть полную информацию по поставке с перечислением товарных позиций, а также с указанием о загруженности транспорта по всем или только по выделенным товарным позициям. Программа позволяет осуществлять просмотр отгрузок, требующих исполнения в первую очередь.