В системе весь учет ведется через документы, вручную исправлять цифры невозможно.
Примерная структура склада-магазина
Таблица
Штат
Таблица
Технические ресурсы
Таблица
Средства связи
Таблица
Прочее оборудование
Демзал оснащается витринами, позволяющими демонстрировать реализуемые товары и кассовыми терминалами, а так же джокерными системами для крупногабаритных товаров и стеллажным оборудованием, системой видеонаблюдения и системой видеоконтроля работы кассиров и продавцов на окнах выдачи товара в реальном режиме времени с выводом информации о продажах на рабочее место контролера.
Складские помещения оборудуются стеллажами, подъемниками, штабелерами, выделяется место погрузки и выгрузки товара. Фасад склада оборудуется рекламой соответствующего содержания.
Логистическая информационная система
Логистическая информационная система для складов товаров способствует оптимизации расходов на управление и на логистику закупок, хранения, торговли.
В системе поддерживается работа со множеством видов товаров, складов и филиалов. Она повышает эффективность работы компании, оптимизирует бизнес-процессы и помогает удовлетворить потребности клиентов. Реализованы логичные способы получения, администрирования и анализа данных, которые уменьшают нагрузку на персонал и повышают уровень его информированности.
Коммерческий директор может видеть в реальном времени все, что происходит в системе, контролировать действия всех менеджеров и сотрудников. Есть функции, помогающие обнаружить резкие колебания цен на тот или иной товар и масса других возможностей контроля действий сотрудников и управления бизнесом. У системы интуитивно понятный интерфейс, на ее освоение грамотный пользователь тратит не более нескольких часов, новичок – до недели. В системе имеются серьезные возможности для анализа движения финансов, операций по поставщикам и по отдельным товарным позициям, для контроля и оперативного управления торговым процессом. Система помогает управлять финансовыми средствами и материальными активами таким образом, чтобы товар не залеживался на полках, а деньги – на банковских счетах. Для компании с большим количеством филиалов и единым центром обеспечен учет товаров и финансовых средств и управление ими как по каждому филиалу, подразделению, так и по фирме в целом.
Центральный офис работает со своей базой данных, у офиса свой сервер, а у склада свой и они независимы друг от друга, а данные из склада передаются в офисный сервер пакетами по сети через установленные промежутки времени от 5 минут до смены. Так могут взаимодействовать с центром склады-филиалы, удаленные от офиса.
Многообразие средств статистики и анализа данных позволяет получать более полную и детальную информацию об операциях закупки и продажи. Система предоставляет статистическую информацию о различных товарных позициях с учетом места их нахождения, склада или периода. Кроме того, можно получить статистику по закупкам, продажам, маркетингу по отдельно взятым товарам за интересующий период времени. Программа также предлагает широкий набор статистической информации о поставщиках, клиентах, закупках и продажах. В системе каждый менеджер может провести полный и грамотный анализ по имеющемуся ассортименту, товародвижение по каждому клиенту, по каждому поставщику, анализ продаж по любому промежутку времени – за час, за день, за месяц и т. д.
Система способна автоматически формировать проект закупок товаров с учетом минимального/ максимального складского запаса, имеющегося наличия, зарезервированных и заказанных товаров. При этом система вычисляет оптимального поставщика, используя критерии: наименьшая цена, наименьший срок доставки или то и другое вместе. Заказы поставщикам можно формировать прямо в системе, при этом по карточке товара система автоматически идентифицирует товар в соответствии с его номером в каталоге производителя и при необходимости может перевести заказ в форму, согласованную с поставщиком или заводом-изготовителем (названия и коды в карточке товара могут не совпадать с таковыми в заводских прайс-листах).
Автоматизированы не только бизнес-процессы розничной торговли, но и процедуры оптовых закупок, контроля складских остатков, обмена данными между всеми подразделениями сети.
Направления работы распределены по группам товаров по независимым отделам со своими оборотными средствами и бюджетами, входящим в единую компанию. И программа обеспечивает ведение бюджета, учет и аналитику в рамках направлений, по фирме в целом, а также по другим разрезам: по маркам, по типу оборудования и комплектующих и пр.
Реализованы следующие задачи:
♦ обмен данными между подразделениями может работать как в режиме on-line, так и в отсутствие постоянной связи между подразделениями; построение консолидированной отчетности, возможность электронного обмена документами;
♦ автоматизация розничного контура позволяет работать кассам склада при отсутствии связи с сервером склада; существует автоматическое восстановление системы после сбоя;
♦ интеграция с кассами и торговым оборудованием – с самыми распространенными фискальными регистраторами, POS-терминалами,
а также другим торговым оборудованием;
♦ масштабируемость – подключение к общей сети нового склада осуществляется за один день;
♦ справочник товаров может содержать до нескольких сот тысяч товарных позиций.
Система может поддерживать разные формы торговли, в том числе по штрих-кодам, как в супермаркете, хорошо адаптируется для автоматизации торговых сетей.
Система имеет возможность идентификации детали по нескольким различным параметрам (каталожный номер, заводское название, название в БД, код и т. д.). Кроме того, имеется четырехуровневая классификация а также можно задействовать любые поля для поиска, позволяющие легко найти любой документ или товарную позицию и не требующие для этого многоступенчатого пути.
Многообразие средств статистики и анализа данных позволяет получать более полную и детальную информацию об операциях закупки и продажи. Система предоставляет статистическую информацию о различных товарных позициях с учетом места их нахождения, склада или периода. Кроме того, можно получить статистику по закупкам, продажам, маркетингу по отдельно взятым товарам за интересующий период времени. Программа также предлагает широкий набор статистической информации о поставщиках, клиентах, закупках и продажах.
В системе каждый менеджер может провести полный и грамотный анализ по имеющемуся ассортименту, отследить товародвижение по каждому клиенту, по каждому поставщику, анализ продаж по любому промежутку времени – за полчаса, за час, за день, за неделю и т. д.
Система позволяет работать с внешними охранными системами, системами видеонаблюдения и т. д. Для кассовых операций также используется система.
Функции модуля «Товары»:
♦ закупки;
♦ бланки заявок на закупку;
♦ заказы;
♦ поступления;
♦ счета;
♦ корректировки;
♦ продажи;
♦ ценообразование;
♦ заказы;
♦ отгрузки;
♦ счета;
♦ корректировки;
♦ возврат: обработка/резервирование;
♦ возможность замены товаров;
♦ контроль фактического наличия запасов;
♦ внутренние перемещения по складам и филиалам;
♦ замены позиций;
♦ управление запасами.
Система способна автоматически формировать проект закупок товаров. Чаще всего операция закупки начинается с оформления бланка заявки (проекта закупки). Система располагает гибкими средствами создания этих бланков – с учетом категории поставщика и типа заказа на закупку. Можно выбирать различные бланки заявок, которые можно использовать в их готовом виде, дополнять, сокращать или перерабатывать. Программа также информирует о необходимости выполнения перезаказов, достижении максимального уровня складских запасов, видах заявок и состоянии обработки заказа изготовителем. Можно легко и точно заказывать именно то, что требуется. Очень важно, что заказ можно делать в формах, привычных для любых поставщиков и отсылать его по электронной почте или по факсу. Заказы на закупку могут быть созданы на основании бланков заявки, сформированы из других документов, например, ценовых листов, или введены вручную.
Можно свободно рассчитывать цены закупки: они могут быть взяты из прайс-листа, вычислены автоматически или введены вручную. Также возможно сезонное изменение цен.
Все закупки регистрируются и могут быть проконтролированы в любое время. Система хранит историю закупок по каждой номенклатурной позиции, а также ведет журнал выполненных расчетов. Кроме того, можно отслеживать изменение цен производителя.
В программе предусмотрено множество способов обработки информации как о продажах, так и о закупках: цены для частных клиентов, юридических лиц и независимых торговцев могут вычисляться автоматически или редактироваться вручную, и протоколируются для каждой строки заказа. Помимо истории закупок, в программе аналогичным образом ведется история продаж.
Можно быстро и легко создавать заказы на продажу и выставлять счета, перенося строки из имеющихся ценовых листов и каталогов производителей, объединяя отдельные заказы для осуществления комбинированных отгрузок, или же выставляя счета на частичные отгрузки. При необходимости счета и отгрузки могут оформляться и регистрироваться независимо друг от друга. Это позволяет делать частичные отгрузки с немедленным или отложенным выставлением счета, что обеспечивает полную свободу действий.
Часто случается, что некоторые позиции резервируются для целей продаж. В системе резервирование осуществляется на основании любого выбранного документа продажи. Резервирование может распространяться на заказ на закупку, имеющиеся складские запасы или на товары, которых в данный момент нет в наличии – в этом случае процесс резервирования просто сводится к оформлению бланка заявки. Программа автоматически закрепляет заказанные позиции за заказом на закупку.