Будьте особенно осторожны с кнопкой «Ответить всем». Если у вас есть проясняющий вопрос к автору исходного письма, только его и спрашивайте. Не будьте тем, кто по недомыслию сообщает всей компании о своих планах на вечер.
Когда я вижу громадную кучу непрочитанных электронных сообщений, у меня всегда возникает ассоциация с обычным почтовым ящиком, трещащим по швам от писем.
Единственные письма, которые я оставляю в своем ящике входящих, – это те, что требуют рассмотрения (например, ответа или каких-либо действий), или те, которые хочу внимательно прочесть позже. Чтобы этот объем был посильным, я ограничиваю количество текущих писем пятьюдесятью – это максимальное число сообщений, которые экран может показать без прокрутки. Если мне нужно сохранить какие-то из них, я перемещаю их в одну из папок с простыми названиями: «Работа», «Личное», «Финансы». Письма особенно легко находить с помощью функции поиска, так что нет необходимости создавать множество категорий.
Ненужные письма я удаляю сразу – например, прочитанные новостные рассылки. Папки «Спам» и «Мусор» очищаются автоматически через тридцать суток, но когда писем в них накапливается слишком много, я начинаю нервничать, поэтому иногда чищу эти папки вручную. Возможно, мой подход покажется слишком радикальным, но даже практики фэн-шуй говорят, что, упорядочив ящик входящих, вы будете получать ту информацию, которая вам нужна, тогда, когда она нужна. Если вы заметили, что не получаете нужную информацию своевременно, или хотели бы большей удачи в делах, связанных с работой, я настоятельно рекомендую вам навести порядок в своем ящике входящих.
Чем меньше приложений на вашем телефоне, тем меньше вы отвлекаетесь
В среднем человек пользуется смартфоном восемьдесят пять раз в день 2[27], что в сумме составляет более пяти часов. Этому есть свое объяснение. Многие приложения изначально рассчитаны на то, чтобы вызывать зависимость, и могут отвлекать нас от работы.
И наиболее шокирующий факт: уже само присутствие смартфона может снижать производительность[28], особенно если он лежит, пусть и с выключенным звуком, на вашем столе. В одном эксперименте исследователи просили участников положить телефоны в одно из трех мест: на стол, в карман или сумку или вынести в другую комнату. Затем всем участникам было предложено выполнить одну и ту же задачу, а именно: решить математические примеры и пройти простой тест на запоминание. На всех телефонах уведомления были выведены на беззвучный режим, а лежащие на столах аппараты повернуты экраном вниз. Никто из участников не мог знать, получил ли он сообщение или звонок.
Когда исследователи изучили результаты, они обнаружили удивительную вещь. Чем доступнее был смартфон (наиболее доступными считались те, что лежали на столах), тем хуже участники справились с математическими примерами и тестами на запоминание. Присутствие смартфона реально ухудшало их результативность! Исследователи пришли к выводу: само понимание, что смартфон лежит под рукой, отвлекало и психологически истощало людей, несмотря на то что звук был полностью заглушен, а экран оставался невидимым. Вы думаете о том, что, возможно, упускаете какую-то информацию или могли бы заняться чем-то другим, если бы телефон был у вас в руках. На эти размышления тратятся интеллектуальные ресурсы. В другом исследовании присутствие смартфона во время экзамена снижало оценки[29] учащихся. Да, смартфоны могут и способствовать продуктивности, но когда мы слишком привязаны к ним, они мешают нашей работе. Переведите в беззвучный режим все уведомления, кроме важнейших, и держите телефон вне поля зрения, когда он вам не нужен. Выключайте его во время принятия пищи и выносите в другую комнату на ночь. И помните, что нет необходимости повсюду носить его с собой. Недавнее исследование показало, что почти три четверти американцев ходят с телефоном в туалет и ванную[30]. Поверьте, письмо, СМС или уведомление вполне могут подождать, пока вы спустите воду!
Будь на вашем телефоне меньше приложений, у вас было бы меньше отвлекающих факторов и поводов держать его под рукой. Хотя очень приятно загрузить и попробовать новейшее приложение, большинство людей впоследствии не удаляют никакие из них, даже если они им больше не нужны и не вызывают радости. Вовремя очищая свой смартфон, вы будете экономить место и сохраните резерв аккумулятора для тех приложений, которые вас действительно радуют.
А теперь возьмите смартфон в руки и переберите поочередно все приложения. Первым делом спрашивайте себя: «Обязательно ли мне иметь это приложение?» Некоторые компании требуют, чтобы у сотрудников, всех без исключения или занимающих конкретные должности, были установлены определенные приложения, так что эти вам в любом случае придется сохранить.
Далее спросите себя: «Помогает ли мне это приложение работать лучше?» Сохраните те приложения, которые позволяют вам быть на высоте в своей работе или подводят ближе к идеальной для вас трудовой жизни. Не выдумывайте оправдания, чтобы сохранить то или иное приложение – типа «я же заплатил за него» или «когда-нибудь оно может оказаться полезным». Если приложение месяцами занимает место в вашем смартфоне и ни разу не было открыто, вряд ли вы проснетесь однажды утром и начнете активно им пользоваться.
И наконец, спросите себя: «Радует ли меня это приложение?» Сохраняйте те приложения, которыми вам действительно приятно пользоваться.
После обдумывания всех этих вопросов и выявления приложений, которые не стоит сохранять, расстаньтесь с ними. Если по какой-то причине приложение понадобится в будущем, его легко загрузить снова, и, как правило, повторно платить за него не придется.
После того как вы завершили отбор, пора разделить приложения по разным категориям и упорядочить рабочий стол смартфона. Классифицируя их, думайте о том, какой цели служит каждое приложение и как часто вы им пользуетесь. Один подход – держать наиболее часто используемые приложения вместе, на домашнем экране. Другой – распределить их по нескольким папкам, например, «Продуктивность», «Компания», «Соцсети», «Путешествия» и т. д. Если приложений у вас немного, можете просто разделить их на две папки: «Работа» и «Дом». Поскольку все мы пользуемся смартфонами по-разному, здесь нет какого-то единственного наилучшего решения.
Домашний экран смартфона может стать источником радости, если его не захламлять. Я держу на домашнем экране часто используемые приложения, такие как почта, календарь и фото, а остальные вкладываю в три папки под названиями «Бизнес», «Жизнь» и «Радость». У меня всего около десяти работающих приложений, и я стараюсь распределять их по трем разным полям и выстраивать в одну линию в верхней части экрана. Таким образом, каждый раз, глядя на телефон, я вижу то, что на самом деле приносит мне радость – фотографии моих дочерей.
Намного приятнее браться за дело, когда понимаешь, что смартфон заставит тебя лучиться радостью, а не хвататься за голову, видя, в каком он беспорядке.
Помните, вы хозяин своих технологических приспособлений. Пусть они способствуют развитию вашей трудовой жизни и помогают четче увидеть, как работа может стать источником радости. Наводя порядок в своих цифровых документах, электронной переписке и приложениях на смартфоне, вы начинаете осознавать, что все эти устройства просто инструменты, помогающие работе, а не склад, на котором хранится все связанное с вашей профессиональной жизнью!
5. Как рационально использовать время
Будни Кристины обычно начинались в шесть утра и заканчивались около полуночи в кухне, где она единственный раз за день ела – ужинала тарелкой хлопьев. Это были редкие спокойные минуты, поскольку бо́льшую часть дня она проводила на работе, которую считала невыносимой. На первый взгляд должность подходила ей как нельзя лучше. Она руководила стартапом при крупной некоммерческой организации, реализуя и страсть помогать другим, и свой предпринимательский дух. Так в чем же была ее проблема?
Кристинин календарь представлял собой полный хаос! Чувствуя, что ее недостаточно ценят на работе, она брала подработку на стороне. Женщина рассудила, что заполнение свободного времени волонтерской работой и учеба во второй по счету магистратуре позволят ей чувствовать себя более умной, талантливой и продуктивной. Этого не случилось. Она лишь истощила свои силы.
Несмотря на забитое до отказа расписание, когда кто-нибудь просил Кристину уделить ему время, она с готовностью соглашалась. Было так легко дать согласие сделать что-то в будущем! Что угодно, только бы избежать трудного или неловкого «нет» сегодня. А когда дело уже было внесено в ее расписание, она чувствовала себя обязанной выполнить его. Календарь Кристины был полностью расписан на шесть недель вперед.
Поскольку на родственников и друзей времени практически не оставалось, от этого страдала ее личная жизнь. Она не заботилась о своем здоровье, перестала ходить на свидания и запустила себя до крайности. Не зная способа организовать собственное времяпрепровождение, женщина позволила календарю управлять своей жизнью.
Первым шагом Кристины к переменам стала визуализация идеального образа трудовой жизни: «Мне хочется действовать спонтанно. Иметь возможность опоздать на поезд или идти позади медленно топающего маленького ребенка – и не расстраиваться из-за того, что опять задерживаюсь и весь мой четко расписанный день может полететь под откос. Я хочу меньше сердиться».
Далее она перенесла все свои встречи из календаря в таблицу