А как же задачи срочные, но не важные, например, посещение еженедельного собрания компании или ответ на звонок коллеги по работе? Или задачи важные, но не срочные, такие как долгосрочное планирование карьеры? Задумайтесь на минутку: над чем вы скорее всего будете сегодня работать? Наверное, над срочными задачами.
Есть причина, по которой на первое место ставятся срочные, а не важные задачи. Важные задачи обычно труднее решить, из-за чего нам меньше хочется за них браться. Срочные задачи быстрее приносят результат, из-за чего за них соблазнительнее приниматься и приятнее завершать. Если вы стараетесь поднять себе настроение – по крайней мере, на ближайшие часы, – выполнение срочной задачи имеет смысл. Однако в долгосрочной перспективе оказывается, что вы не выполняете работу, которая по-настоящему важна для вашей карьеры и компании.
Мы также обманываемся, сосредоточиваясь на срочных задачах из-за искусственных дедлайнов. На работе немало примеров такой «ложной срочности»[37]. Предположим, коллега или клиент попросил вас связаться с ним не позднее чем через неделю. Вы когда-нибудь задумывались, почему возникло это условие? Слишком часто оно берется «с потолка». Не поленитесь проверить, действительно ли это настоящий дедлайн.
И оказывается, когда мы думаем, что заняты другими делами (даже если это не так), мы еще легче поддаемся фактору «ложной срочности», позволяя гонять себя туда-сюда. Когда столько дел и надвигается очередной дедлайн, разве найдешь время, чтобы разобраться, какую из «важных» задач нужно выполнить первой!
Ловушка многозадачности
Я уверен, что вы, как и я, встречали людей, похваляющихся своей способностью одновременно решать несколько задач. Они взахлеб рассказывают о своих сверхчеловеческих способностях, позволяющих им успевать все сразу. Когда-то я им очень завидовал, воображая, сколько времени смог бы сэкономить, если бы умел делать два дела одновременно. Тогда мне было невдомек, что эти люди, хоть и решали много задач одновременно, как правило, делали это не особенно хорошо.
Став организационным психологом, я узнал маленький секрет: вопреки расхожему мнению, многозадачники обычно оказываются наименее продуктивными из сотрудников.
Исследования раскрывают два удивительных факта, касающихся многозадачности: во-первых, она снижает продуктивность до 40 процентов[38], во-вторых, многозадачники, как правило, отличаются сниженной способностью успешно решать задачи.
Не обманывайтесь, полагая, что многозадачники более продуктивны и все должны подражать им. Чушь!
Человеческий мозг может одновременно думать лишь об ограниченном количестве вещей. Это тот самый случай, когда за двумя зайцами погонишься – ни одного не поймаешь.
Вопреки представлению большинства людей, многозадачность не означает, что несколько разных видов деятельности осуществляются одновременно. Как правило, она заключается в быстром переключении с одной задачи на другую[39], причем ни одна из них не решается эффективно. А поскольку многозадачники не уделяют каждой задаче должного внимания[40] или вообще не слишком хорошо умеют переключаться, ошибок совершается много.
Многозадачность побуждает людей ставить на первое место не те виды деятельности. Так же как люди, попавшиеся в ловушку срочности, многозадачники слишком активно реагируют на сиюминутные проблемы, не задумываясь о том, что нужно для достижения долгосрочных и, как правило, более важных целей. По мере того как возрастает сложность работы, растут и недостатки многозадачности[41].
Если многозадачность снижает продуктивность, тогда зачем к ней стремиться? Часто люди, берущиеся за несколько дел сразу, поступают так потому, что им трудно отключиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться на одной задаче[42]. Этот недостаток они компенсируют, пытаясь делать несколько дел одновременно. Не обманывайтесь, полагая, что многозадачники более продуктивны и все должны подражать им. Чушь! Делая много, но плохо, продуктивность не повысишь.
Соберите задачи в «кучку», чтобы понять, в чем на самом деле состоит ваша работа
Как лучше всего использовать свое время, если перегруженный рабочий календарь дергает вас во все стороны одновременно? Ключ к избеганию ловушек сверхзаработка, «срочности» и многозадачности – осознать, как вы тратите свое время, а потом переключиться на занятия, которые приносят радость. Есть простой способ взять на себя ответственность за распоряжение своим временем. Вместо того чтобы спрашивать себя, какие дела вам следовало бы исключить из своего списка, спрашивайте, какие следовало бы сохранить.
Для начала сложите все свои задачи в «кучку». Как и при упорядочении материальных предметов на рабочем месте, с которым помогала вам Мари, вы должны «прикоснуться» к каждой из своих задач, чтобы определить ее серьезность и важность. Выпишите все дела, которыми занимаетесь регулярно, на отдельные карточки (или в таблицу, если вам больше по душе цифровой формат). Исследования показывают, что чтение с бумажного носителя заставляет нас внимательнее оценивать[43] информацию. Кроме того, материальная «кучка» задач служит той же цели, что и складывание вещей в одном месте: увидеть, сколько их накопилось. Вид целой горы задач поможет вам задуматься о том, что вы делаете и почему это делаете.
У большинства людей получатся, вероятно, три такие «кучки»: ключевые задачи, проектные задачи и задачи развития.
1. Ключевые задачи. Это основные, постоянные виды деятельности в вашей работе: то, что вы делаете, чтобы оправдать свое существование на рабочем месте. Для менеджера в корпоративной среде ключевые задачи могут включать бюджетирование, планирование или руководство предприятием или коллективом. Для ученого ключевые задачи могут состоять в разработке экспериментов, анализе данных и отчете о результатах. Для учителя это планирование уроков, проверка заданий и оценка тестов.
2. Проектные задачи. Это те типы задач, у которых есть начало и конец: например, планирование мероприятия, разработка брошюры, запуск нового товара.
3. Задачи развития. Это задачи, которые помогают нам развиваться или учиться: например, тренинги, чтение, посещение конференций или работа над чем-то новым. Они должны развивать ваше профессиональное ви́дение.
Если какие-то задачи относятся к нескольким областям сразу, не переживайте. Кладите их в самую подходящую кучку.
На что вы тратите свое время и как это связано с вашим идеалом трудовой жизни? Если для вас важно развиваться, то как соотносится размер «кучки» задач развития с остальными «кучками»? Ставите ли вы перед собой достаточно трудные задачи? Достаточно ли вы учитесь? Достаточно ли получаете отзывов от других? Если вам нравится контактировать с коллегами, то сколько ваших задач включают работу с другими людьми? Те ли это люди, с которыми вы хотите проводить время?
Оцените задачи, чтобы сделать работу более радостной
Ваша «кучка» задач подобна зеркалу: она отражает то, что вы делаете в настоящий момент. Что вы чувствуете, глядя в это зеркало? Я пришел к выводу, что большинство людей видят возможность ближе подойти к своему идеалу трудовой жизни, но не чувствуют в себе достаточной уверенности, чтобы осуществить эти перемены. Не стоит недооценивать ни вашу способность это сделать, ни ту силу, какой могут обладать даже мелкие изменения, влияющие на ежедневное удовольствие от работы.
После того как вы сложите все свои задачи в «кучки», переберите каждую. Начните с той «кучки», в которой проще всего навести порядок – как правило, это ключевые задачи, – после чего перейдите к проектным задачам и завершите задачами развития. Берите каждую задачу в руки и спрашивайте себя:
Должен ли я выполнять эту задачу, чтобы сохранить свою работу и преуспеть в ней?
Создаст ли эта задача более радостное будущее, например, помогая мне заслужить повышение, больше зарабатывать или освоить новый навык?
Дарит ли эта задача радость, принося мне большее удовлетворение от работы?
Старайтесь избавиться от задач, не отвечающих ни одному из этих трех критериев.
А что, если у вас слишком много задач, выполнение которых обязательно, но безрадостно? Или что, если начальник не позволяет вам избавиться ни от каких задач, даже тех, в выполнении которых вами нет никакого смысла? Иногда мы просто не понимаем, какую пользу получают другие от нашей работы. И это печально, поскольку, будь у нас такое понимание, наша работа стала бы гораздо более осмысленной.
Вот простое правило, которому я следую: применяй тестирование получателей. Честно ответьте на следующий вопрос: читает ли кто-нибудь ваши еженедельные отчеты и влияют ли они каким-нибудь образом на принимаемые решения? Вы можете опросить получателей результатов вашего труда, чтобы составить мнение о полезности того, что вы делаете. Возможно, выяснится, что люди действительно ценят вашу работу, и вы обретете новый смысл в выполнении конкретной задачи.
Если вы по-прежнему убеждены, что вам стоит отказаться от этой задачи, пойдите и поговорите с начальником. Поделитесь с ним результатами своего тестирования. Возможно, он видит, чем именно важна ваша работа, даже если этого не видите вы. Это еще один способ узнать, обладает ли ваша работа скрытым влиянием, и ваше представление о том, стоит ли вам ее выполнять, может измениться. Проведя тестирование получателей, вызовите начальника на откровенный разговор о ценности задач, которые вам хотелось бы снять с себя, и вежливо напомните ему о возможных компромиссах. Если и это не убедит начальство, вам просто придется смириться. Мы не можем просто «послать» босса, как бы нам порой этого ни хотелось!