Что будет сегодня делать класс – рисовать, смотреть видео, чтобы изучить новые техники, или получать графические навыки с помощью компьютера? Во время занятий надо было непрерывно принимать решения, касающиеся обучения учащихся, оценок и даже вопросов дисциплины. Оба других вида ее деятельности тоже подкидывали задачи: какое произведение создать, как оформить, как лучше всего удовлетворить желания клиентов, как привлечь больше подписчиков в соцсетях. Постоянно приходится принимать решения, что делать дальше, думала она, и от этого никуда не деться.
Лиза чувствовала, что стала ворчливой и обессиленной – не только на работе, но и дома, где она заботилась о своем девятилетнем сыне.
– Усталость от принятия решений настолько психологически изматывает, что я начинаю все забывать… Мне трудно связно формулировать свои мысли, слова вылетают из головы, – жаловалась она.
Женщина поняла, что так дальше жить нельзя, когда однажды в понедельник утром пришла на занятия в школу без готового плана урока, потому что откладывала его составление до тех пор, пока не стало слишком поздно. Ну, все, ты пала ниже некуда, Лиза! Какой из тебя учитель?! – ругала она себя. Онлайн-бизнес – уроки ИЗО – тоже шел ни шатко ни валко, поскольку ее мозг был перегружен множеством решений, которых требовали все ее многочисленные занятия.
Вне зависимости от типа работы и профессии, будь вы корпоративный менеджер или вчерашний выпускник, вам все равно каждый день приходится принимать тысячи решений[49]. По оценкам некоторых исследователей, их число доходит до 35 тысяч!
Многие решения являются неважными и принимаются с минимумом усилий и осознанности. Мы просто сломались бы под непосильной нагрузкой, если бы приходилось сознательно их продумывать: как лучше подойти к столу, какой ручкой вывести строчку, что написать в кратком ответе на электронное письмо. Вот почему, несмотря на тысячи ежедневных решений, при недавнем опросе выяснилось, что люди в среднем вспоминают всего семьдесят из них[50].
Другие решения сопряжены с высоким риском и требуют сфокусированного внимания. Мы не так часто сталкиваемся с решениями этого типа, но, когда это происходит, они по праву поглощают значительное количество нашей умственной и эмоциональной энергии. Как правило, на них выделяется сравнительно большое количество ресурсов. Если вы работаете в маркетинге, это может быть решение о сопровождении предлагаемых товаров и услуг, о том, когда и как провести ребрендинг, как позиционировать ваши товары на рынке. У предпринимателей такие решения могут касаться расширения деятельности и найма работников, привлечения капитала или продажи бизнеса. Высокоуровневые решения в сфере высоких технологий могут касаться приобретения дорогостоящего оборудования.
Еще есть решения со средними ставками, требующие более энергичного обдумывания, чем низкоуровневые, и более частые, чем высокоуровневые. Именно о таких задачах мы чаще всего забываем или обходим их вниманием. Среднеуровневые решения не так легко принимать, как низкоуровневые, поэтому мы склонны откладывать их «на потом». Они не так важны, как высокоуровневые, поэтому о них гораздо легче забыть. Вот почему Лиза однажды оказалась перед учениками без подготовленного плана урока: это было среднеуровневое решение, которое не хотелось продумывать накануне и оказалось слишком легко забыть до того момента, пока она не вошла в класс.
Как правило, решения среднего уровня касаются завершения или совершенствования текущих рабочих задач: например, кому сообщить свежую информацию по проекту, как улучшить рабочий процесс, как измерять успех. Если вы профессиональный маркетолог, тогда ваши решения среднего уровня касаются, например, типа маркетингового исследования, момента изменения цены товара, рассмотрения новых форм рекламы и измерения их эффективности. Если вы предприниматель, такими решениями могут быть совершенствование товара или услуги, посещение конференции. А если вы профессионал в IT-сфере, это может быть решение о сроках обновления программного обеспечения.
Я знаю, что на первый взгляд наведение порядка в сфере решений сильно отличается от упорядочивания физического пространства. Оставить себе любимый степлер – далеко не то же самое, что решение о том, как взаимодействовать с покупателем или сотрудничать с коллегой. Но в действительности это тот же самый процесс. Начните с вопроса: «Что стоит сохранить?» Или если точнее сформулировать вопрос для этой категории: «Какие решения заслуживают моего времени и энергии?»
Рассматривая многочисленные решения, имеющие отношение к работе, следуйте этим простым этапам: забудьте о мелких решениях, сортируйте и организуйте средние и приберегите умственную энергию для серьезных.
Большинство неважных решений не заслуживают вашего времени и энергии
Начните с неважных решений низшего уровня. Помните, что их значимость относительна и зависит от вашей должности и ранга в организации. Если вы только начинаете карьеру, решение, являющееся низкоуровневым для директора, имеет для вас намного большее значение. Есть вероятность, что вы и не вспомните многие свои неважные решения, потому что они принимаются автоматически и не требуют умственной активности. Это прекрасно. Пусть так и остаются на автопилоте.
Из тех решений, которые вы сознаете, лишь немногие на самом деле достойны вашего времени.
• Вы выбираете бренд бумаги для копира?
• Вы решаете, использовать в презентации линейную или столбчатую диаграмму?
• Вы выбираете шрифт для своего отчета?
Если вы не считаете, что результат решения на что-то повлияет, не тратьте на него много времени. Я знаю, это трудно сделать в тот момент, когда надо что-то решить, и, грешен, тоже когда-то слишком много думал о таких вещах: в каком отеле остановиться во время деловой поездки, какой тип шрифта использовать в распечатке студенческих заданий, какой гарнир подать посетителям конференции, которую я устраивал.
Многие решения низшего уровня также можно автоматизировать. Среди моих «любимчиков» следующие:
• Использовать сервисы онлайн-ретейлеров, чтобы автоматически заказывать расходные материалы, которые нужны на постоянной основе.
• Установить правила принятия некоторых решений: например, никогда не планировать совещания на утро пятницы.
• Создать электронную подпись для писем, которая автоматически добавляет в текст слова «с наилучшими пожеланиями» или «с благодарностью» и ваше имя.
Вы можете самостоятельно автоматизировать решения, основываясь на своих потребностях и интересах. Бывший генеральный директор Apple Стив Джобс, к примеру, упростил свой гардероб: он ежедневно ходил в водолазках одного типа. Гуру продуктивности и писатель Тим Феррис каждое утро ест на завтрак одни и те же продукты[51]. Не заморачиваясь незначительными решениями, вы получаете время и энергию, чтобы фокусироваться на более важных.
Создайте «кучку» среднеуровневых и высокоуровневых решений
Соберите вместе все среднеуровневые и высокоуровневые решения, которые предстоит принять сейчас или в скором будущем. Высокоуровневые обычно выделяются на общем фоне, и у большинства людей таких будет немного. Стив Джобс, вернувшись в Apple, сменил весь совет директоров, а потом решил представить миру телефон без физической клавиатуры – iPhone. Для менеджера среднего звена решения с высокими ставками могут касаться перемен, затрагивающих всю компанию, и кадровой политики. А для молодых профессионалов высокоуровневым решением является выбор доверенного наставника.
Среднеуровневые решения составляют общий фон. Большинство людей могут определить их для себя, вычленив те, что существенно улучшат работу: например, решения, касающиеся совершенствования процессов, обновления продуктов или услуг, получения консультаций по проблемам и оповещения других людей о ходе процесса.
Кратко изложите каждое среднеуровневое и высокоуровневое решение на отдельной карточке (как и при наведении порядка в сфере времени, можно пользоваться таблицей в Excel). У большинства людей получится вполне посильное число таких решений – не более двадцати.
Рассортируйте «кучку» решений
После того как вы сложили все в кучку, пометьте каждое высокоуровневое решение буквой «В». Это решения, оказывающие большое воздействие на вашу работу или жизнь, заслуживающие вашего времени и энергии. «Сохраните» их все и отложите в сторону.
Теперь у вас остались среднеуровневые решения, и пора разобраться, какие из них действительно важны. Берите в руки каждую карточку и следуйте простому правилу: если принятие этого решения критически важно для выполняемой мною работы, если оно поможет приблизиться к моему представлению о балансе профессиональной и личной жизни или если оно приносит радость, его следует сохранить.
Теперь определите, что делать с решениями, принятие которых вы оставили за собой. Поочередно берите в руки карточки и спрашивайте себя:
Есть ли какой-то другой человек, на которого это решение повлияет сильнее и которому следовало бы его принимать?
Кто владеет более полной информацией и лучшей способностью к суждению, чтобы принять это решение?
Могу ли я доверить кому-то принять это решение?
Насколько часто нужно принимать это решение?
Можно ли делать это автоматически и перепроверять только периодически?
Если вам кажется, что это решение следовало бы принять кому-то другому, делегируйте его (пометьте карточку буквой «Д» и напишите имя человека, которому вы хотели бы его поручить). Делегировать его человеку того же ранга, что и вы, или выше бывает сложно, но не невозможно. Вежливая просьба и разумное объяснение, почему данный человек лучше подходит для принятия этого решения, способны сделать многое. А предложение взамен взять на себя ответствен