Дискуссии на совещаниях, организованных Джоном, были бесцельными и завершались только тогда, когда все участники настолько уставали, что просто больше не хотели говорить. Во время одного из таких изматывающих совещаний кто-то из участников придумал «план освобождения»: сбежать в туалет. После того как одна женщина отпросилась в дамскую комнату, другие сразу же последовали ее примеру, и в итоге мероприятие свернулось само собой.
– Такие совещания отрывают от дел и буквально увеличивают рабочий день вдвое… Их расценивают практически как наказание… Они убивают все удовольствие от работы, – ворчал Гавино.
Совещания Марка, напротив, начинались всегда вовремя и часто заканчивались раньше намеченного срока благодаря заранее составленной программе. Гавино чувствовал себя мотивированным и вовлеченным и во время, и после обсуждений, готовым приложить все усилия и внести ценный вклад в деятельность компании.
Как бы совещания ни расстраивали нас, они необходимы. Именно там рождаются новые идеи, принимаются важные решения, мы учимся у других и работаем вместе. Согласно данным одного исследования, удовлетворенность человека своей работой более чем на 15 процентов зависит от удовлетворенности совещаниями[63], на которых он присутствует. Если учесть многочисленные факторы, влияющие на чувство удовлетворенности работой: должностные обязанности, оплату, возможности продвижения и отношения с начальством, – это довольно большая доля.
Когда мы выступаем как организаторы и участники хорошо продуманных совещаний, нам намного легче ощущать радость от своей работы. Однако нет сомнений, что плохо проведенные совещания становятся главной головной болью и одним из основных препятствий на пути к продуктивности[64]. Они уменьшают нашу вовлеченность в процесс, эмоционально истощают нас[65] и лишают работу всякой радости. Но как показывает опыт Гавино, проблема не обязательно заключается в совещаниях как таковых. Можно добиться большей продуктивности при меньшем количестве и меньшей продолжительности совещаний. Какой бы ни была ваша должность или роль, есть простые меры, которые можно предпринять, чтобы сделать совещания вдвое более эффективными при вдвое меньшей продолжительности, одновременно внеся в них элемент радости.
Вообразите свое идеальное совещание
Прежде чем начать упорядочивать эту сферу, постарайтесь представить, как выглядит «идеальное совещание» – и то, где вы просто присутствуете, и то, которым официально руководите. Даже если ваша карьера только начинается и встречи, на которых вы бываете, организуют другие люди, важно представлять, чего вы хотите от совещаний. Если вы станете твердить себе, что любое совещание – это полный отстой, так и будет.
Что характерно для вашего идеального совещания? Четкая направленность и цель? Активность участников? Настрой участников – когда они выслушивают друг друга, уважают чужое мнение и получают удовольствие? Возможность продемонстрировать результаты за небольшой промежуток времени?
Мысленно представьте или опишите на бумаге, какое ощущение вызывает это идеальное совещание и к каким результатам оно приведет.
Соберите свои совещания в одну «кучку»
Возможно, вы даже не осознаете, сколько времени и усилий вкладываете в совещания, поскольку они разбросаны по дням недели. Пора собрать их все в одну «кучку».
Пройдитесь по своему календарю за последнюю неделю и найдите все совещания, на которых присутствовали. Непременно включите и те, которые не были официально запланированы, например срочные «летучки». Теперь, используя для каждого мероприятия отдельную карточку (или таблицу в Excel, как делали прежде в других подобных случаях), укажите его название, количество затрачиваемого на него времени и частоту, с которой вы его посещаете.
Далее берите в руки каждую карточку и задавайтесь вопросами.
Необходимо ли это совещание для моей работы? Например, была ли озвучена на нем информация, которую вы не могли узнать из других источников? Помогло ли оно решить критически важные проблемы? Привело ли к принятию важного решения или плана действий? Вам пришлось присутствовать на нем, потому что начальник рассердился бы, если бы вы не пришли? Вопрос по поводу еженедельных совещаний: на каждом ли из них вам необходимо присутствовать?
Помогло ли это совещание приблизиться к моему идеалу трудовой жизни? Например, узнали ли вы что-то такое, что поможет вам развивать свою карьеру?
Доставило ли мне радость это совещание? Например, позволило ли оно вам ощутить более тесный контакт с коллегами? Получили ли вы от него удовольствие?
Порвите все карточки с названиями совещаний, которые не удовлетворяют хотя бы одному из этих условий. Непременно скажите спасибо каждому из них за то, чему оно научило вас (пусть даже только тому, как не следует проводить совещания!).
Для тех совещаний, за организацию которых вы несете ответственность: пройдитесь по всем этим карточкам с установкой по умолчанию «отменить все, что уже назначено». Еженедельное по текущим делам, ежеквартальное выездное, полугодовое итоговое или ежемесячное проектное – неприкосновенных среди них нет. Оставьте только те регулярные совещания, которые всегда приводят к улучшениям в работе и приносят наибольшее удовлетворение участникам, причем сохраняйте их только до тех пор, пока они нужны и полезны. Хотя они давали отличные результаты в прошлом, это совсем не означает, что такая практика должна быть вечной.
Теперь разложите перед собой оставшиеся карточки, чтобы видеть их все одновременно. Что они говорят о вашей работе? Тратите ли вы слишком много времени на совещания и слишком мало на собственно работу? Большинство совещаний обязательны для человека, занимающего вашу должность, но при этом лишь считаные из них приближают вас к идеалу трудовой жизни? Вы видите, что ваши дни заняты посещением бесконечных совещаний, только чтобы угодить начальству?
Отделите неупорядоченные совещания от ненужных
Старайтесь сделать все возможное, чтобы не ходить на совещания ненужные, не помогающие воплощать ваше радостное будущее или не радующие вас в настоящем. Увы, несмотря на все усилия, в реальном мире это не всегда осуществимо. А для некоторых людей, учитывая специфику их работы, это и вовсе невозможно. Вам необходимо оценить свою ситуацию. Но помните, что пространства для маневра все же может быть больше, чем кажется.
Есть две причины, по которым люди не хотят посещать совещания: либо они плохо организованы, либо не имеют прямого отношения к их работе. Я позже объясню, как можно усовершенствовать организацию необходимых совещаний. Упорядочение может сделать их лучше, а поскольку они важны, их стоит сохранить. Вы можете помочь полностью реализовать их потенциал.
Если вы считаете, что цель конкретного совещания несущественна для сообщения новой информации или вклада в общее дело, пора попытаться избавиться от него.
Если вы считаете, что цель конкретного совещания несущественна для сообщения новой информации или вклада в общее дело, пора попытаться избавиться от него. Присутствие на таких мероприятиях не приближает вас к идеальной трудовой жизни и не служит какой-либо иной важной цели – например, помочь коллегам в работе. Тони, профессиональный маркетолог, знакомый нам по четвертой главе, теперь определяет потенциальную ценность каждого совещания, прежде чем пойти на него. Многие его коллеги задерживаются в офисе допоздна, поскольку весь день курсируют с совещания на совещание, и у них просто нет возможности выполнять работу по своим проектам. «Пожалуй, только десять процентов совещаний действительно стоят потраченного на них времени», – говорит Тони.
Тони избрал прямой подход. Он понял, что заработанная им репутация хорошего командного игрока дает некоторую свободу и возможность вежливо отказываться от участия в совещаниях. Несмотря на то что он не занимается организацией совещаний, будучи служащим среднего звена, ему никто не мешает составить суждение о том, какие из них стоит посещать. И когда Тони считает, что пользы от его присутствия не будет никакой, он честно говорит об этом начальнику. «Если я пойду на совещание, это отвлечет меня от работы, которая увеличивает дивиденды наших акционеров» – вот его любимое объяснение.
Во многих компаниях совещания ценятся настолько высоко, что не посещать их нереально, если не принять дополнительных мер. Некоторые люди не обладают достаточной уверенностью, чтобы отстаивать свой отказ от посещения совещаний. Возможно, вам кажется, что проще пойти на совещание, чем объяснять коллеге свои мотивы. Иногда делать это боязно, а порой и неразумно. Представьте себе подобный разговор: «Прошу прощения, но твои бессмысленные совещания меня утомляют. Я не приду». А когда совещание созывает начальство, кажется попросту невозможным сказать «нет». Что же делать?
Попробуйте заранее запросить описание общей цели и программу совещания. Делайте это с искренним желанием прийти подготовленным. Вы вполне можете обнаружить, что совещание имеет прямое отношение к вашей работе. Но если у вас остаются сомнения, задайте простые вопросы. Формулируйте их, стараясь показать свою заинтересованность в проведении успешного совещания, чтобы организатор не ополчился на вас. Например: «Что я могу сделать, чтобы все прошло хорошо? Как мне лучше подготовиться к нему?» Это даст вам быстрый, безопасный способ лучше понять свою роль во время совещания – и даже может помочь организатору осознать, что в вашем присутствии нет необходимости.
Если и после этих предварительных шагов вы убеждены, что в вашем присутствии нет смысла, постарайтесь вежливо отпроситься. Можно объяснить организатору, что вы не тот человек, чье присутствие необходимо. Исследования показывают, что, предоставив объяснение, например, об отсутствии у вас релевантной информации или заинтересованности в результатах, вы увеличите шансы