Мотивационную программу топ-менеджеров мы подробнее рассмотрим во второй части данного труда.
Пять месяцев пролетели, как все четыре. По ходу реструктуризации я всё ломал голову над тем, что ещё можно предложить, чтобы обеспечить уверенную и стабильную доходность предприятия. В теории я знал, что разгадка лежит в плоскости диверсификации бизнеса – внедрении относительного нового коммерческого направления, способного самостоятельно приносить доход, опираясь на существующие ресурсы фирмы. После долгих раздумий и наблюдений за участниками рынка я пришёл к выводу, что нашёл-таки решение.
Здесь я привожу его практически в неизменном виде – в качестве отдельного бизнес-проекта, который, возможно, решит в какой-то степени и ваши текущие проблемы: см. ниже «Часть 3».
Директор филиала, он же собственник местного бизнеса по реализации спецодежды и средств индивидуальной защиты, неоднозначно воспринял всю проделанную работу за последние полгода, равно как и не со всеми новыми членами своей преобразившейся команды готов был «пить горькую» – оно и слава богу! Ничего личного – только бизнес. Показатели по доходности выровнялись, дело вновь стало прибыльным, оставалось только поддерживать и развивать такой баланс сил при помощи грамотного и уверенного регулярного менеджмента. Если директору это будет интересно и в радость – значит, он разумный предприниматель, и всё сложится замечательно; если же что-либо опять даст сбой и показатели вернутся к прежнему отрицательному тренду, то, по всей видимости, собственники (управляющая компания) будут вынуждены пойти на радикальные перемены: либо выкупить долю локального собственника в бизнесе и установить на предприятии наёмный менеджмент, либо параллельно открыть на этой же территории собственное представительство и составить конкуренцию своему бывшему партнеру – чем это обернется несложно предугадать.
Следуя же диалектике развития предпринимательства, мы подошли к витку качественных и во многом стратегических изменений в компании: очередной этап роста, и задача уже – создание модели структурированного бизнеса.
Часть 2
СТРУКТУРИРОВАННЫЙ БИЗНЕС
1)
предпосылки для углубленной реструктуризации
Когда новые проекты начинают тормозить, и у владельцев бизнеса (либо их доверенных представителей – непосредственных руководителей предприятий) снова не хватает ни рук, ни глаз, ни ушей, чтобы везде согласовывать, прочитывать и выслушивать, а ещё на подходе новые территориальные образования – филиалы и представительства, – то становится очевидным, что действующая до сей поры линейно-функциональная структура становится неэффективной, и необходимо усилить менеджмент на самом верху с тем, чтобы самим собственникам или генеральному директору освободиться от рутины и заняться стратегией.
Усиливать менеджмент «снизу», на уровне руководителей отделов, бессмысленно: там одна дорога – вширь по горизонтали, а это не решит проблему принятия качественных управленческих решений.
«Усилить менеджмент наверху» означает, что все четыре значимых вектора «розы ветров менеджмента» (Приложение 1.1) должны преобразиться в более ответственно-значимые структуры и координироваться профессиональными топ-менеджерами, со значительным опытом управления в каждом из возглавляемых ими функциональных направлениях. Распределение нагрузки по видам ведущей деятельности тоже, соответственно, изменится (Приложение 2.1).
В этой части мы покинем бизнес спецодежды, и для наглядности перейдем к не менее сложному рынку – дистрибьюции моторных масел в сегментах «бизнес для бизнеса» (В2В) и «бизнес для клиента» (В2С).
При расширении видов деятельности растут и трудозатраты, и принимаются всё новые и новые сотрудники: каждый что-то делает, суетится, приносит какой-то результат и даже, вероятно, пользу… Чтобы не потеряться в этой постоянно бурлящей массе идей и профессиональной активности, наилучший способ сохранить всё под единым контролем – это максимально формализовать бизнес-процессы, т.е. снабдить их подробным технологическим описанием и закрепить в качестве локального нормативного акта, своего рода закона, на предприятии, знакомя с ним всех вновь принимаемых сотрудников в обязательном порядке, под роспись.
Опыт показывает, что наиболее востребованными документами в компании, регламентирующими её повседневную деятельность, являются:
– Положение об организационной структуре;
– Стандарт разработки, изложения и оформления "Положения о структурном подразделении и должностных инструкций работников";
– Положение о кадровой политике;
– Кодекс деловой этики компании;
– Правила внутреннего трудового распорядка;
– Штатное расписание;
– Положения о структурных подразделениях;
– Должностные инструкции;
– Положение о премировании работников;
– Порядок организации внутреннего документооборота;
– Положение о командировках;
– Положение о проектном управлении;
– Регламент организации принятия и контроля за исполнением управленческих решений;
– Методические рекомендации для отделов сбыта;
– Порядок проведения маркетинговых акций и рекламных кампаний;
– Порядок ведения и предоставления отчетности;
– Положение о представительских расходах;
– Порядок заключения договоров;
– Инструкция по охране труда и технике безопасности;
– Положение об учетной политике;
– Положение об оплате труда;
– График отпусков;
– Порядок проведения внеплановых инвентаризаций товаро-материальных ценностей.
В компании-дистрибьюторе одного из популярных брендов моторных масел, куда меня на этот раз пригласили возглавить административную работу, практически ничего из перечисленного выше в наличии не было. Как и не было до некоторых пор более десятка филиалов по всей стране. Более того, все директора обособленных подразделений – тоже до некоторого момента – привыкли подчиняться и прислушиваться только к мнению генерального директора. Ему же подчинялись и подразделения головного офиса – отделы рекламы, маркетинга, сбыта и бухгалтерия. Был заместитель, курировавший складское хозяйство, и ещё один, отвечавший за юриспруденцию, включая управление персоналом. Сам генеральный – он же единоличный собственник – постоянно в контакте с производителем моторных масел, иноземцем, по вопросам поставок, продвижения, распределения и т.д. и т.п. – в непрекращающихся переговорах и сопутствующих неформальных мероприятиях (ну, а как же? – не без этого). Но кто-то ещё должен был рулить и компанией, при его-то постоянном отсутствии. Несколько поразмыслив, я решил, что «роза ветров» в данном конкретном случае станет основой для топ-менеджмента (Приложение 2.2).
– Нам необходимо создать систему управления, которая бы работала независимо от того, есть ли человек на месте, или его нет, – напутствовал он.
– Создадим, – заверял я.
– Для этого, как мне кажется, нужно внедрить ряд базовых правил.
– Внедрим.
– Разработать под нашу компанию, а не скачать с сетевых ресурсов.
– Разработаем.
– И предоставить мне работоспособную структуру всех подразделений.
– Предоставим.
– Что нужно для всего перечисленного?
– Для начала, провести ревизию всего организационно-административного комплекса: понять, что есть де факто и сопоставить с новыми целями, отсюда станет понятно – либо ломать наполовину, либо просто сделать надстройку. Затем уже начинать ваять из того, что есть, с привлечением работающих руководителей к творческому процессу: каждый начальник должен быть способен изложить письменно то, чем занимается он и его подчиненные в составе целого подразделения; а придать вид его «сочинению» нормативно-правового акта – это уже дело второе.
Как обычно, начинаем рисовать макет фирмы, чтобы уразуметь в полной степени, что и где будет держаться и чем за счет чего двигать – обычный скелет, на который нарастим затем мышцы (Приложение 2.3).
После аналитических изысканий и сопоставлений я решил не осложнять структуру штабными и бригадными надстройками, а выбрать наиболее экономичную и эффективную с точки зрения обслуживания продаж в рамках филиальной сети – матричную (Приложение 2.4). Чтобы придать ей статус рабочего закона, обязательного для сведения и исполнения всеми сотрудниками компании, было подготовлено соответствующее Положение, введенное в действие приказом генерального директора (Приложение 2.5).
Отправная точка реструктуризации управления бизнесом состоялась. Однако в уме я всегда держу одну важную деталь: совмещение собственником своего статуса владельца и главного менеджера (генерального директора) по сути – несовместимо, и это никак не связано ни с опытом, ни с умом человека, ни с уровнем его профессиональной подготовки на деловом поприще. Истоки в менталитете, помимо целей каждой из позиций: собственник – это антрепренер в самом креативном значении этого термина, он призван генерировать идеи и вдохновлять ими соратников и единомышленников, видеть «в года» наперед, быть на пике инноваций и развития. Генеральный же директор – это менеджер, организатор и административный оформитель идей собственника дела, основной контролер процессов и надзиратель за ресурсами компании. Материализатор. Если оба совмещены в одном физическом лице и теле, то нетрудно спрогнозировать стратегический потенциал такого доктора Джекила / мистера Хайда. Поэтому, для общего блага, желательно весьма тактично давать понять боссу, что не барское это дело – цифры в уме переумножать да в столбик их складывать – каждому своё, как говаривал старик Ницше. А чтобы вас не заподозрили в стремлении подсидеть Самого Главного, тут же предлагаем резюме достойных кандидатов: от греха, как говорится!
Для закрепления уверенности босса в праведности дел его и в необходимости высвобождения времени для стратегического планирования, я также предлагаю разработанный регламент делегирования и распределения полномочий среди топ-менеджеров фирмы (Приложение 2.11).