Поменять тип существующей диаграммы всегда можно на ленте на вкладке «Конструктор диаграмм».
Диаграммы на отдельном листе занимают целый лист, на котором не может быть других объектов, диаграмм, ячеек. Это может быть удобно в некоторых случаях:
• такую диаграмму проще найти (у нее будет свой ярлык, так как она занимает отдельный лист);
• она не закрывает данные, которые тоже могут быть важны;
• на ней самой лучше видно мелкие детали.
Но все же их используют не так часто: нередко на одном листе для построения отчета нужны и сводная/таблица, и отдельные ячейки с показателями (вычисляемыми формулами), и спарклайны / условное форматирование / внедренные диаграммы.
Можно переместить внедренную диаграмму на отдельный лист, нажав соответствующую кнопку на контекстной вкладке «Конструктор диаграмм»; она появляется, когда вы активируете диаграмму.
Диаграммы можно вставить не только горячими клавишами, но и с помощью соответствующей группы команд на ленте на вкладке «Вставка». Там вы можете выбрать нужный тип диаграммы (напомним, что с помощью горячих клавиш строится только один тип — гистограмма, столбики).
Если в вашей версии доступна опция «Рекомендуемые диаграммы» (Recommended Charts) (она появилась в версии 2013), Excel сразу предложит несколько вариантов, наиболее подходящих для ваших данных.
У диаграмм довольно много элементов (их набор отличается от типа к типу), их можно удалять и изменять (форматировать).
Чтобы выделить объект, можно щелкнуть на него мышкой.
Кроме того, при выделении диаграммы появляется контекстная вкладка на ленте — «Формат», в ней есть выпадающий список элементов.
Чтобы удалить элемент, нужно нажать Delete либо щелкнуть правой кнопкой мыши и нажать «Удалить» в контекстном меню.
Добавить элементы в диаграмму можно несколькими способами. Если в вашей версии есть кнопки настройки диаграммы (появляющиеся справа от нее), то это самый быстрый способ. Первая кнопка с плюсом — «Элементы диаграммы».
Можно добавить элемент с помощью команды на вкладке «Конструктор диаграмм» (Chart Design), она контекстная и появится при выделении диаграммы.
Рядом есть кнопка для выбора одного из готовых макетов (макет — это готовое сочетание элементов диаграммы).
Вы можете навести мышкой на любой макет и посмотреть, как будет выглядеть ваша диаграмма. Но не факт, что для вашей задачи подойдет хотя бы один из готовых макетов; скорее всего, вам нужно будет его донастраивать, добавляя и меняя элементы диаграммы.
Настроить любой элемент можно с помощью контекстного меню и боковой панели «Формат». Чтобы ее вызвать, нужно дважды щелкнуть на элемент диаграммы, либо щелкнуть правой кнопкой на элемент и нажать «Формат…», либо выбрать команду «Формат выделенного» на ленте инструментов во вкладке «Формат», либо воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + 1.
Некоторые настройки можно изменить не только на панели, но и прямо в контекстном меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на элементе. Например, заливку ряда данных (обратите внимание, что тот элемент, к которому применяются настройки, выделен на диаграмме маркерами).
Настраивать можно не только ряды данных, но и отдельные точки данных. Щелкните сначала на ряд данных, а потом еще раз на точку — и сможете настроить ее отдельно.
Подписи данных
Подписи данных — это значения тех или иных точек на диаграмме. Их можно добавить в контекстном меню по правому щелчку на ряде данных — «Добавить подписи данных» (Add Data Labels).
В этом примере мы добавили подписи данных для ряда данных с плановыми значениями.
Это тот случай, когда разместить все подписи не представляется возможным: если мы добавим подписи и для второго ряда данных, они будут перекрывать друг друга, места уже не осталось. Что можно сделать в такой ситуации?
Уменьшить шрифт. Выделите подписи данных, щелкнув на любой из них, и измените шрифт на ленте.
Поменять цену деления у оси. Для этого в формате оси нужно выбрать цену деления, в нашем случае можно выбрать тысячи или десятки тысяч. Теперь подписи будут короче.
У оси появится обозначение «Тысячи», чтобы у тех, кто будет просматривать диаграммы, было понимание, какой масштаб исходных данных.
Еще одно решение — таблица данных.
Таблица данных
Таблица данных позволяет совместить в диаграмме и собственно диаграмму, и таблицу с теми данными, на основе которых она построена.
Особенно полезна таблица данных может быть для диаграмм, расположенных на отдельном листе, ведь в таком случае ячеек рядом с диаграммой быть не может и это единственный вариант совмещения таблицы и диаграммы.
Но таблица данных может быть полезна и для внедренных диаграмм. Она позволяет показать исходные данные под диаграммой, совместить их с легендой, а в метки данных на самой диаграмме вывести еще какой-нибудь показатель.
Заголовки в цвет рядов данных
Есть простое решение, которое может заменить легенду: цветовая индикация в заголовке. Если вынести в заголовок названия ваших рядов данных, то можно выделить каждое слово тем же цветом, какой у соответствующего ряда данных.
Тогда легенду можно удалить: ее функцию теперь выполняет заголовок.
Как это сделать? Достаточно выделить слово (часть заголовка) — например, мышкой — и потом на ленте на вкладке «Главная» поменять цвет шрифта, как если бы вы делали это просто в ячейке. Можно сделать текст полужирным, чтобы цвет считывался лучше.
Ссылка на ячейку из заголовка
Если вы хотите, чтобы в заголовке диаграммы отображалось значение из ячейки, выделите его, введите знак «равно» (=) в строке формул и щелкните на эту ячейку!
Теперь в заголовке будет отображаться то, что в текущий момент отображается в этой ячейке. Если в ней формула, которая пересчитывается (например, в зависимости от других значений или от текущей даты), то и в диаграмме результат вычисления всегда будет актуальный.
Более того, так можно ссылаться не только в заголовке, но и в других объектах диаграммы, например в отдельном ярлыке данных.
В Excel 2019 появилась очень полезная опция — фильтр, позволяющий отобразить только часть данных или только некоторые ряды данных на диаграмме. Это третья кнопка рядом с диаграммой — с иконкой фильтра.
В предыдущих версиях можно скрывать строки или столбцы, чтобы данные не отображались на диаграмме.
Если же вам, напротив, нужно отображать данные со скрытых строк и листов (второе может быть особенно актуально, если вы сделали отдельный лист с заготовкой данных для диаграммы, но в остальном этот лист для работы не нужен, и его хочется скрыть), эту опцию можно включить в окне «Выбор источника данных».
Выбрать подходящий тип диаграммы — уже половина успеха. К разным данным подходят разные типы диаграмм (круговая диаграмма вряд ли подойдет для анализа динамики какого-то показателя, а график — для отражения структуры).
Основные типы диаграмм, использующиеся чаще всего: круговая, график, линейчатая, гистограмма (столбики).
Для чего подходят эти типы диаграмм? Наиболее простая схема выбора диаграммы — у Джина Желязны, автора книги «Говори на языке диаграмм».
Есть и более сложные схемы для выбора диаграммы в простых и не очень случаях. Например, схема Эндрю Абела (на русском языке она есть в книге «Сделай наглядно» https://bombora.ru/book/66100/).
Круговая диаграмма — базовый вариант для визуализации структуры (доли элементов).
Отмечу, что во многих источниках не рекомендуют использовать круговую диаграмму, если в анализируемой структуре больше пяти-семи элементов: диаграмма становится трудночитаемой.
В таких случаях можно использовать другой тип («Дерево», если есть в вашей версии Excel, или линейчатую — о них ниже) либо построить вторичную круговую (Pie of Pie) или вторичную линейчатую диаграмму (Bar of Pie) — в обоих случаях часть значений переносится на вторую (соответственно круговую или линейчатую) диаграмму, а на основной диаграмме они все становятся одним значением «Другой» (это название можно изменить).
Обратите внимание, что в подписях данных можно выбрать несколько параметров: и имя категории, и значения, и доли. Это можно сделать в боковой панели «Формат подписей данных».
Гистограмма (столбики, Column) — тот тип диаграммы, что строится по умолчанию (когда вы строите диаграмму горячими клавишами Alt + F1). Она подходит для визуализации динамики одного показателя, как и график. Обратите внимание, что гистограмма более актуальна для дискретных, а не непрерывных данных: здесь — отдельные точки (столбцы), а у графика — непрерывная линия.
Но еще эта диаграмма подходит для анализа динамики нескольких показателей (составляющих), например объемов продаж нескольких товаров/категорий. То есть случаев, когда есть и структура, и динамика: например, есть три составляющие бизнеса или два продукта и динамика по ним за какой-то период.
Можно построить обычную гистограмму (гистограмма с группировкой, Clustered Column) — и тогда будут отдельные столбики по каждой составляющей.
Этот вариант также используют и для анализа «план — факт», когда сравнивают базисный (плановый) и итоговый показатели.
Но минус такого варианта гистограммы в том, что не видно значения общих продаж (в случае с отдельными составляющими, а не с анализом выполнения плана). Если вы хотите видеть общие продажи одним столбиком и цветом (вклад каждого компонента), то используйте гистограмму с накоплением