Также можно скопировать данные (Ctrl + C), а затем после копирования щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейку для вставки и в контекстном меню выбрать нужный вариант.
Кроме того, можно вставить данные как обычно (Ctrl + V) и после этого нажать на появившийся смарт-тег «Параметры вставки» справа внизу.
Очень просто вставить только значения можно в Google Таблицах (а также только текст без форматирования в других облачных приложениях Google) — с помощью сочетания Ctrl + Shift + V. В Excel (и других приложениях Office — особенно полезно это будет в Word) это сочетание было представлено в конце 2022 года для участников программы Office Insiders (получающих обновления первыми и выступающих в качестве своего рода бета-тестеров) и к моменту выхода книги, скорее всего, будет доступно подписчикам Microsoft 365.
Перенести форматирование с одной ячейки на другие можно, выделив ячейку-образец и нажав на кнопку «Формат по образцу» (Format Painter) на ленте инструментов.
После этого выделите ячейку или диапазон, к которым хотите применить форматирование образца.
Если щелкнуть на «кисточку» дважды (эта магия сработает только в Excel), то можно отформатировать по образцу несколько отдельных ячеек или диапазонов: пока вы не нажмете Esc, все, к чему вы притронетесь мышкой (выделите), будет форматироваться. У курсора появится «кисточка» справа, показывающая, что вы находитесь в режиме форматирования по образцу.
Специальная вставка: несколько трюков
Файл с примерами: Специальная вставка.xlsx
Специальная вставка (Paste Special) нужна не только для того, чтобы вставлять значения или форматы (как мы обсуждали недавно), тем более что для этого есть и другие инструменты, о которых мы тоже говорили.
Вот еще несколько полезностей в этом окне.
Вставка ширины столбцов
Допустим, у вас похожие таблицы на двух листах и вы хотите, чтобы ширина каждого столбца на каждом листе была абсолютно одинаковой. Не подбирать ведь их вручную?
Достаточно выделить первую таблицу (можно столбцы целиком, а можно просто ячейки любой строки), скопировать их, а далее перейти к первому столбцу другой таблицы и вызвать специальную вставку (правая кнопка мыши — специальная вставка или Ctrl + Alt + V). И выбрать там «Ширины столбцов» (Column widths).
Умножение и деление с помощью специальной вставки
С помощью специальной вставки можно преобразовать целый диапазон чисел благодаря математическим операциям. Например, если нужно сделать все числа отрицательными, можно скопировать ячейку с числом -1, выделить диапазон и в специальной вставке выбрать «Умножить» (Multiply).
Все числа будут умножены на -1.
Если нужно поделить все числа на тысячу, введите это число в любую ячейку, скопируйте — и далее такой же алгоритм, только в специальной вставке нужно будет выбрать «Разделить» (Divide).
Стили (Cell Styles)
Стиль (Cell Styles) — это готовый набор параметров форматирования ячейки, стилевого и/или числового. У стилей есть имена, их можно менять, удалять и создавать с нуля.
Чем полезны стили?
1. Можно настроить совокупность параметров форматирования (числовой формат, выравнивание, заливка, шрифт, границы) и использовать в будущем для разных ячеек «в один клик».
2. Сам стиль можно поменять в любой момент (нажмите для этого в списке стилей правой кнопкой мыши на тот, что хотите настроить), и изменения будут применяться ко всем ячейкам с этим стилем (например, можно не переживать, что заголовки в документе будут разные: если применять к ним один стиль, то сможете регулировать внешний вид всех заголовков через настройку этого стиля).
Стили существуют в рамках одной рабочей книги Excel. Если вы хотите, чтобы созданные вами стили были доступны по умолчанию в любой созданной книге, создайте пустую книгу, настройте в ней необходимые стили и сохраните как шаблон (инструкция ниже в этом конспекте).
Если нужно забрать стили из другой книги Excel (она должна быть открыта), используйте команду «Объединить стили» (Merge Styles). Из выбранной книги в текущую попадут все стили — и созданные пользователем, и измененные стандартные (они заменят такие же стандартные в текущей книге — имейте это в виду, если много ячеек уже оформлены с помощью стандартных стилей).
Увы, в Google Таблицах стилей нет.
Пользовательские форматы (Custom format)
Файл с примерами: Пользовательские форматы.xlsx
Пользовательский формат — числовой формат, создаваемый «с нуля» на специальном языке. Используя коды, применяемые в пользовательских форматах, мы можем создавать собственные варианты отображения чисел, дат, текста в ячейках. И сделать наши таблицы наглядными (и нарядными) и настроенными именно под наши задачи.
Формат настраивается в окне формата ячеек — Ctrl + 1 ( + 1) — выбирайте «Все форматы» (Custom) и вводите код формата в поле сверху.
В Google Таблицах: Формат → Числа → Другие форматы чисел (Format → Number → Custom number format).
0 — незначащие цифры (отображаются всегда)
Если в формате указан один ноль, числа любой разрядности будут отображаться (то есть никакое число не будет «обрезаться»). Но если в формате указано несколько нулей, а числа в ячейках меньшей разрядности — нули все равно будут отображаться (допустим, если в формате пять нулей, а в числе четыре цифры, в ячейке будут отображаться пять цифр — в начале будет ноль).
, — десятичная запятая (знак, отделяющий целую часть от дробной)
В американских региональных настройках и в Google Таблицах при любых настройках — точка, а не запятая.
Используйте ее в формате, если нужно отображать знаки после запятой.
Например:
0,000 — формат, в котором всегда будут отображаться три знака после запятой (даже если число целое).
# — значащие цифры (отображаются, если на этой позиции есть значение)
0,0# — формат, в котором всегда будет отображаться один знак после запятой (даже если число целое), а еще один — только если есть сотые.
? — цифры после запятой, если нужно выравнивать числа по десятичной запятой
Если вы используете в формате с дробной частью знаки вопроса, а не нули, то числа в ячейках будут выровнены по десятичной запятой.
# ## — разделители разрядов
В американских региональных настройках и Google Таблицах #,## (с запятой между решетками, а не пробелом).
# ## — разделители групп разрядов (пробелы в российских региональных настройках) к числу. Например, # ##0,00 — это числовой формат с разделителями групп разрядов и двумя обязательными знаками после запятой.
0% — процентный формат
Здесь все просто: 0% — это процентный формат, полностью соответствующий стандартному процентному формату, который формируется в ячейках автоматически при вводе знака процента. Но в пользовательских форматах вы можете его модифицировать, например добавить разделители групп разрядов.
* — заполнение ячейки указанным символом до конца
Например, если после звездочки поставить дефис, то этот символ будет повторяться до конца ячейки (а до повторяющихся дефисов будет то, что указано в формате до звездочки, например число).
"Текст" — текст, указанный в кавычках, будет отображаться в ячейке
Если нужно отделить число от текста пробелом, заключайте его в кавычки, иначе он будет восприниматься как служебный символ для округления (см. ниже).
В следующем примере к числу с разделителями разрядов мы добавляем текст "шт.".
Пробел — после формата числа округляет его до тысяч (два пробела — до миллиона, три — до миллиарда и так далее).
В американских региональных настройках — запятая, а не пробел.
В следующем примере в качестве формата используется 0 (с одним пробелом) после него. Это округляет числа до тысяч.
@ — текст, введенный в ячейке
Этот символ обозначает текст из ячейки. Например, @@ — повторение текста дважды. А @*- — формат с заполнением ячейки дефисами после текста.
_ (нижнее подчеркивание) — отступ на ширину указанного после нижнего подчеркивания символа
В следующем примере отрицательные числа отображаются в скобках. А в формате для положительных чисел обозначение _) обеспечивает визуальный отступ на ширину скобки, за счет чего отрицательные и положительные числа выравниваются.
Без отступа эти числа выглядели бы так.
[Цвет] — цвет значения
Задается по названию (в Excel — на языке интерфейса, в Google Таблицах — на английском) [Красный][Red] или номеру [ЦветN][ColorN].
Указывается перед форматом.
Например, [Синий]0,00 — синий цвет, число с двумя знаками после запятой.
Коды цветов есть в файле с примерами — «Пользовательские форматы.xlsx».
Есть две структуры пользовательских форматов.
По типу данных. Разные форматы для нескольких или для всех четырех вариантов: положительных, отрицательных чисел, нуля и текста. Форматы задаются именно в таком порядке через точку с запятой. Если пропустить формат (например, указать только два варианта), это будут форматы для положительных и отрицательных чисел. Специального форматирования к нулям и тексту применяться не будет. Если указать три, то будут заданы форматы для всех типов данных, кроме текста. Если что-то пропустить (то есть оставить формат пустым, как в первом примере ниже), то соответствующие данные не буд