Руководитель обязан:
• в присутствии кассира снять показания секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в журнале кассира-операциониста за предыдущий день;
• убедиться в совпадении показаний, занести их в журнал за текущий день на начало работы и заверить своей подписью и подписью кассира;
• оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков, заверить данные на контрольной ленте подписями (своей и кассира) и закрыть замок денежных счетчиков;
• провести инструктаж кассиров и продавцов в соответствии с Типовыми правилами эксплуатации ККМ.
При возникновении неисправностей в работе ККМ кассир обязан:
• выключить кассовую машину, вызвать руководителя, определить характер неисправности;
• в случае нечеткого отражения реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно с руководителем проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек, указав на обороте правильную сумму, и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты. Если чек не вышел, то вместо него следует получить нулевой;
• в случае невозможности продолжения работы из-за неисправности ККМ кассир совместно с руководителем оформляет окончание работы на данной кассовой машине, как при окончании смены, с отметкой в журнале кассира-операциониста на данную кассовую машину о времени и причине окончания работы.
Если устранение неисправности своими силами невозможно, то вызывается специалист ЦТО.
Кассиру запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва.
По окончании рабочего дня или по прибытии инкассатора кассир должен:
• подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
• составить кассовый отчет.
После этого руководитель в присутствии кассира снимает показания счетчиков, получает распечатку или вынимает из ККМ использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указывает на ней тип и номер машины, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы. Показания на конец отчетного дня вписываются в журнал кассира-операциониста.
По показаниям счетчиков на начало и конец дня, определяется сумма дневной выручки. Она должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты.
На кассовом чеке или вкладном документе должны отражаться следующие реквизиты:
• наименование организации;
• ИНН организации;
• заводской номер контрольно-кассовой машины;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость покупки;
• признак фискального режима.
Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах. Все чеки, пробитые на ККМ в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма) должны быть сданы вместе с кассовым отчетом.
При работе на ККМ в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовая лента – это документ, подтверждающий сумму принятых наличных денег.
В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.
Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте необходимо указывать:
• наименование организации;
• состав комиссии;
• показания счетчиков контрольно-кассовых машин;
• марка ККМ, год выпуска и заводской номер;
• регистрационный номер ККМ;
• период инвентаризации;
• номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;
• сумма выручки по ленте;
• подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.
В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлено».
Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, другой – для малого предприятия.
Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1). Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольно-кассовых лент.
На каждую ККМ предприятие должно завести журнал кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-4.
Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине предприятия, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью предприятия и подписями руководителя, главного бухгалтера и налогового инспектора.
Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.
В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие показатели:
• дата – число, месяц, год;
• фамилия, имя, отчество кассира-операциониста;
• номер счетчика;
• показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков – показания счетчика в режиме «Z», который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули;
• показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);
• подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);
• показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);
• подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);
• сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков;
• сумма денежной наличности, сданной в кассу организации;
• сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными чеками и другими платежными средствами);
• общая сумма выручки;
• денежный остаток на конец дня в кассе;
• сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки;
• сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3;
• подписи на конец рабочего дня кассира.
Если предприятие работает без кассира-операциониста, то есть выручку от покупателей принимает продавец, то ведется журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста по форме № КМ-5.
Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями руководителя предприятия и специалиста, работающего на ККМ. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.
В конце рабочего дня составляется сводный отчет о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за текущий рабочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме № КМ-7 (Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации). Отчет является приложением к справке кассира-операциониста (форма № КМ-6).
Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7 ежедневно и вместе с актами, справками формы № КМ-6, приходными и расходными кассовыми ордерами.
В форме по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой ККМ рассчитывается выручка, общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы № КМ-3. Сведения подписывают руководитель и кассир организации.
2.7. Книги по учету денежных средств
Все операции, связанные с проведением расчетов с населением через ККМ, а также с эксплуатацией и обслуживанием ККМ, оформляются документами унифицированных форм. Организации учитывают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге (не путать с журналом кассира-операциониста).
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден Центральным банком РФ от 22 сентября 1993 г. № 40, не распространяется на индивидуальных предпринимателей. Однако, в некоторых регионах налоговые органы, ссылаясь на ведомственные инструкции, требуют, чтобы предприниматели вели кассовую книгу. Такое требование незаконно – предприниматели должны вести лишь книгу учета доходов и расходов (письмо МНС России от 15 сентября 2004 г. № 33-0-11/581.
Организации и предприниматели, находящиеся на упрощенной системе налогообложения, отражают выручку в книге учета доходов и расходов.
Перед тем как начать заполнять кассовую книгу, нужно пронумеровать все листы, прошнуровать и опечатать. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Регистрировать кассовую книгу в отличие от журнала кассира-операциониста в налоговой инспекции не требуется. Поэтому многие предприятия нумеруют страницы лишь после того, как заполнят всю книгу. Это дает возможность в случае ошибки вырвать страницу и заполнить лист заново.