2) умение управлять восприятием, отношением людей к событиям среды, общественным мнением. Менеджеры других функций управляют более явными и материальными факторами – денежными, сырьевыми, товарными ресурсами. Коммуникационное решение специалиста PR должно быть понятным и принимаемым менеджерами этих функциональных подсистем;
3) стратегическое мышление. Знание миссии, целей и стратегий организации специалистами PR позволяет позиционировать свою деятельность в системе корпоративных интересов. Стратегическая значимость упоминания имени компании в утренней газете должна осознаваться всеми менеджерами компании благодаря специалистам PR;
4) желание и умение оценивать свои результаты. Необходимо уметь четко определять цели (достижения), организовывать достижение цели и измерять результаты;
5) знание управленческой структуры организации: функций и их распределения, структуры (иерархии должностей и лиц), процессов и процедур управления, формальных и неформальных оценочных механизмов в организации.
Перед тем как приступить к непосредственной PR-деятельности необходимо тщательнейшим образом провести анализ среды, а также четко сформулировать перспективные задачи, на решение которых должна быть направлена вся энергия сотрудников компании. И после этого можно приступить к определению PR-целей, которые целиком и полностью зависят от стратегических направлений организации. Не говоря уже о том, что их так называемая разнонаправленность может стать определенным негативным элементом при внедрении. Далее следует разработать бюджет сформулированных выше PR-программ. Само собой разумеется, что это поможет четче организовать деятельность PR. Как правило, при формировании бюджета предполагаются два этапа:
1) оценка состояния всех видов ресурсов, под которыми подразумеваются как кадры, так и другие ресурсы, используемые для данной конкретной деятельности;
2) оценка стоимости, а также доступности вышеназванных ресурсов.
В России на сегодняшний день PR-компании работают на так называемом ограниченном бюджете. И в этой ситуации специалисты советуют применять универсальные программы, которые впоследствии легко приспосабливаются к новым условиям рынка. Не для кого не секрет, что реклама, публикуемая с помощью средств массовой информации, довольно-таки дорогостоящая. Следовательно, не каждое предприятие может позволить себе подобную роскошь. А вот такие средства продвижения товара или услуги на рынок, как прямая рассылка, персональные контакты, выставочно-экспозиционная деятельность и, наконец, так называемые специальные события, вполне ко карману среднеобеспеченной компании. К тому же подобные мероприятия обладают свойством без труда повторяться при первой необходимости.
По данным исследователей подавляющая масса американских PR-агентств рассчитывает свои затраты на клиента по той же схеме, что и юридические или управленческо-консалтинговые компании. Иными словами, клиенты подобных фирм платят за время, потраченное на них представителем компании. Кроме того, минимальный месячный оклад любого представителя данной фирмы составляет стоимость часа его работы. Не менее популярным методом расчета бюджета PR становится прямая процентная зависимость от затрат на рекламу, или от оборота, или прибыли компании. Есть определенная зависимость бюджета и от таких параметров, как размер компании, количество клиентов, инновационность проектов и т. д. Не следует забывать о таких моментах, как состав затрат, а также характер их распределения между другими подразделениями организации. К примеру, такие статьи бюджета, как расходы на помещение, на издание ежегодных отчетов или на создание рекламных видеоматериалов, могут относится как к бюджету PR, так и к бюджету маркетинга или рекламы.
При организации PR-подразделения перед любой компанией встает ряд вопросов, требующих незамедлительного решения. Как правило, речь в данном случае идет о подготовительном анализе бизнес-среды, о формулировании четких целей, а также об установке критериев оценки будущей деятельности. Сюда же можно отнести создание программ и бюджетов. Состав подобного подразделения может быть ограничен одним сотрудником, а может насчитывать более сотни работников. Например, в подобной структуре General Motors работают 200 сотрудников, 50 % которых представляют собой собственно специалистов, а еще 50 % – подсобные рабочие в лучшем смысле этого слова. На сотрудниках вышеназванного отдела лежит ответственность за связь со средствами массовой информации, с инвесторами, с различными гражданскими группами и объединениями, а также с государственными структурами различных уровней и стран. Другая известная корпорация Chase Manhattan Bank содержит в подобном подразделении около 100 человек, на плечи которых легли задачи по рекламе и продвижению, по построению связей с инвесторами и клиентами, фандрайзинг.
Как правило, при стандартном построении PR-подразделения, оно находится в подчинении управляющего по коммуникациям, подотчетного уже главному управляющему организации. Что касается государственных учреждений, то в их структуре PR-менеджеры подчинены напрямую высшему руководителю. Отдельного упоминания достойны американские университеты, функция PR в которых нередко соединяется с функцией фандрайзинга.
Считается, что отличный PR-щик должен иметь знания в ряде сфер жизнедеятельности общества. Так, например, он должен знать СМИ, владеть методикой их анализа, а также уметь грамотно составлять тексты. Кроме того, для него важно обладать широким кругозором, иметь представление о бизнесе, а также разбираться в той отрасли хозяйственной деятельности, в которой работает его компания. Не менее важно обладать познаниями о традициях и поведении бюрократии, а также знать технологии приобретения влияния и маневренности при смене политического курса. И, наконец, владеть навыками профессионального менеджера, знающего методики вырабатывания корпоративной политики высшими руководителями организации.
К личностным характеристикам, которые необходимы профессиональному PR-щику, относятся коммуникабельность, желание и умение общаться, уверенность в правоверности требований общественности знать о происходящем. Однако любой практикующий PR-щик поставит во главу угла такое понятие, как приверженность позиции свой компании. В случае расхождения во мнении с топ-менеджером, профессиональный PR-щик должен уметь доказать свою правоту. Среди других психологических качеств специалиста по PR можно назвать пытливость ума, умение рисковать, наличие твердой нравственной жизненной позиции. Как ни печально, но зарубежные школы PR смогли воспитать PR-щиков с такой психологией в отличие от российской.
Попробуем проанализировать тот опыт, который к настоящему моменту имеется на российском рынке внутреннего PR. Специалист по менеджменту и связям с общественностью агентства «Старая площадь» Ольга Васильева считает, что PR принадлежит к числу сложнейших интеллектуальных сфер человеческой деятельности вообще. По результатам исследования работы PR-подразделений большинства российских компаний нельзя не заметить, что основной упор в данном виде деятельности сделан на рекламе как средстве продвижения своего продукта на рынок, на управлении финансовыми средствами и на организации безопасности. А вот кадры остались за бортом или в лучшем случае отошли на второй план. Подобное положение дел связано с вполне объективными факторами российской действительности. По сравнению с представителями иностранных компаний наши управленцы фактически не освоили такой сектор системного управления, как персональный менеджмент.
Исследования, проведенные в данной сфере экономики, показали, что внешний PR является основным направлением деятельности российских руководителей, в то время как к созданию положительного внутреннего имиджа отношение весьма и весьма прохладное, скорее даже близкое к нулю. И это является большой стратегической ошибкой. По словам директора консалтинговой компании Human Factors К. Никифорука , «вкладывать деньги во внешний PR и не заботиться о внутреннем – пустая трата денег». Вполне уместным в данной ситуации будет упоминание определения public relations как функции управления, принадлежащее отцу-основателю этой отрасли бизнеса Р. Харлоу . Он же описал цели PR: «установление и поддержание общения, взаимопонимания, расположения и сотрудничества между организацией и ее общественностью».
При PR-работе, направленной на создание благоприятного имиджа внутри собственной компании, роль общественности выполняет персонал организации. Аналитики считают, что обеспечение «общения, взаимопонимания, расположения и сотрудничества» наиболее актуально в данный период времени, когда, глядя на уменьшение своих доходов, сотрудники теряют былой трудовой оптимизм. Считается, что счастливое исключение из этого ряда сотрудников могут составить лояльные служащие. Однако не вся компания состоит из них. Наиболее оптимистично подобная ситуация складывается в маленьких компаниях, количество сотрудников которой не превышает 20–30 человек. В этом случае директор может провести индивидуальные воспитательные беседы. А что делать, когда в штате несколько сотен человек? Конечно, делегировать полномочия менеджерам, что уже «не есть хорошо». Вот мнение Кирилла Никифорука по данной проблеме: «Делегирование функции PR может разрушить более или менее цельную корпоративную культуру и привести к существованию в рамках одной организации совершенно полярных идеологий». Выход предлагается в организации некой системы трансляции культуры, в основу которой входит жесткое определение целей и ценностей организации. Опыт свидетельствует, что для принятия или непринятия этих целей в качестве своих работник должен, как минимум, знать их.
Весьма показателен пример с «Ингосстрахом», при разработке стратегии которого главный акцент был сделан на клиента и динамичность компании. Отношение к этим планам выясняли с помощью такого опыта: в момент встречи начальства с сотрудниками председатель совета директоров рассказал собравшимся о принятых стратегических направлениях компании, а также о первопричинах такого решения, и только затем сотрудникам было предложено обсудить данные направления.