5) осуществление аналитической и экспертной работы по оценке состояния общественного мнения, деятельности общественных объединений, формирование и ведение банка данных и информации по этим вопросам;
6) взаимодействие с политическими партиями и общественными движениями и объединениями;
7) обеспечение взаимодействия администрации города с национальными объединениями и религиозными конфессиями;
8) информирование граждан о градостроительных намерениях, связанных со строительством новых объектов и оформлением имущественных прав на них на территории города;
9) участие в выработке и реализации политики администрации города в области международных и межрегиональных связей;
10) оказание методической и организационной помощи предприятиям, организациям, гражданам города в осуществлении международных и региональных связей, в том числе организациям, занимающимся международным туризмом;
11) проведение социальной экспертизы принимаемых администрацией города управленческих решений, значимых проектов и их социологическое обеспечение и сопровождение;
12) обеспечение создания положительного культурного имиджа города;
13) подготовка проектов правовых актов по аккредитации представительств международных, иностранных и региональных некоммерческих организаций в городе, по присвоению организациям имен государственных, политических и общественных деятелей;
14) организация работы комиссии администрации города по рассмотрению уведомлений органов местного самоуправления о проведении митингов, уличных шествий, демонстраций и пикетирования на улицах, площадях и в иных открытых местах города;
15) мониторинг и анализ материалов печатных и электронных СМИ;
16) прогнозирование общественно-политических процессов;
17) формирование благоприятного имиджа администрации, ее руководства.
Пресс-службу возглавляет руководитель пресс-службы (пресс-секретарь мэра), назначаемый на должность и освобождаемый от должности мэром города. Руководитель пресс-службы:
1) руководит деятельностью пресс-службы;
2) обеспечивает необходимые условия для выполнения основных задач пресс-службы;
3) осуществляет руководство разработкой планов работы пресс-службы;
4) организует подготовку проектов постановлений и распоряжений мэра города по вопросам компетенции пресс-службы;
5) взаимодействует с органами государственной власти и местного самоуправления;
6) определяет обязанности сотрудников пресс-службы;
7) утверждает положения отделов пресс-службы и должностные инструкции работников пресс-службы;
8) осуществляет в установленном порядке подбор и расстановку кадров пресс-службы и представляет их для назначения мэру города;
9) подписывает служебные документы в рамках полномочий пресс-службы;
10) выступает инициатором перед руководством администрации города о поощрении и награждении работников пресс-службы;
11) по поручению мэра осуществляет иные функции, относящиеся к компетенции пресс-службы;
12) несет персональную ответственность за выполнение возложенных на пресс-службу функций в соответствии с действующим законодательством и положением пресс-службы.
В обязанности сотрудников отдела по взаимодействию с СМИ входит:
1) осуществление взаимодействия и поддержка творческих контактов с представителями СМИ;
2) подготовка пресс-релизов;
3) редактирование материалов, поступающих от сотрудников администрации для публикации;
4) сообщение журналистам о проведении пресс-конференций, брифингов, встреч, совещаний, заседаний и иного с последующей аккредитацией представителей СМИ. Сотрудники отдела рассылают факсы-приглашения по определенным (заложенным в программу) адресам СМИ, а затем по телефону уточняют имена и фамилии конкретных журналистов и заказывают им пропуска;
5) распространение в СМИ новой информации – собственной или поступающей в пресс-службу из других государственных и негосударственных источников;
6) подготовка пресс-конференций, брифингов, встреч мэра и сотрудников администрации города с журналистами.
В обязанности сотрудников отдела аналитики и прогнозирования входят:
1) просмотр и анализ уже вышедшей информации о деятельности мэра и администрации города;
2) регулярная подготовка несколько видов отчетов (сводки передач телевидения и радиовещания, где речь идет о мэре и сотрудниках администрации города; обзора прессы (дайджест, как правило, не больше трех страниц) с краткими комментариями к статьям о мэре, администрации, политике и экономике города; пресс-дайджест завтрашних газет, в котором статьи приводятся полностью; тематических подборок и др.);
3) мониторинг прессы и электронных СМИ;
4) обработка и систематизация входящей информации по тематике деятельности мэра и администрации города;
5) формирование банка текстов (статей, публикуемых в печатных СМИ) и их классификация по тематике деятельности мэра и администрации города.
В обязанности сотрудников отдела по взаимодействию с гражданами, коммерческими организациями, политическими партиями, общественными движениями и объединениями входят:
1) осуществление взаимодействия с общественными организациями и органами государственной власти;
2) формирование прозрачных взаимоотношений избирательных комиссий с избирателями, политическими партиями, общественными организациями, органами государственной власти и местного самоуправления;
3) обеспечение открытости мэра и администрации города для всех общественных, политических и государственных организаций;
4) формирование положительного образа мэра и администрации города;
5) планирование комплекса мероприятий имиджевого и рекламно-информационного характера, направленных на повышение доверия граждан к мэру и администрации города.
В обязанности сотрудников отдела методического обеспечения и информатизации входят:
1) администрирование и информационная поддержка сайта администрации города в Интернете;
2) осуществление предпечатной подготовки и печать необходимой документации и исходящих материалов;
3) сотрудничество с типографиями, рекламными агентствами;
4) формирование банка фото– и видеоматериалов, рассказывающих о деятельности мэра, сотрудников администрации города.
Пресс-служба администрации города организует (участвует в организации) разного рода мероприятия.
Пресс-конференция – это встреча журналистов с администрацией для получения информации по вынесенным на пресс-конференцию вопросам, источниками которой являются достоверные факты.
Брифинг – короткое оперативное выступление перед журналистами по свежим следам важных событий (15–30 минут). Основное отличие от пресс-конференции – временной отрезок.
Встречу представителей администрации, в особенности мэра, с гражданами, представителями общественных, политических и коммерческих организаций следует назвать одной из наиболее эффективных форм взаимодействия при осуществлении связей с общественностью. Коммуницирование администрации с общественностью не может и не должно ограничиваться только информационной кампанией в СМИ и применением рекламных технологий, оно должно дополняться и подкрепляться личными контактами с представителями общественности.
Презентация – это представление зрителям какого-либо новшества (телепроекта, книги, мультфильмов, архитектурных проектов и т. д.). Цель – создание знания об идее, марке, новом проекте или услуге. Используется органами муниципальной власти все чаще. Презентация имеет определенные отличия от пресс-конференций и встреч с общественностью. Она проводится не только и не столько для представителей средств массовой информации, но и для любой аудитории, в составе которой могут присутствовать члены политических партий, общественных организаций, представители научного сообщества, граждане и т. д.
Образовательное мероприятие. Основными формами взаимодействия в этом направлении могут выступать образовательные семинары и научно-практические конференции для сотрудников пресс-службы и администрации, актива и членов политических партий, общественных объединений, представителей средств массовой информации.
Дискуссия и круглый стол служат формированию дискуссионного пространства, согласованию интересов между различными общественно-политическими группами и могут стать генератором новых форм взаимодействия и рекомендаций по оптимизации работы администрации города вообще и пресс-службы в частности.
Общественные акции и массовые мероприятия (праздники, концерты). Внимание со стороны общественности к деятельности администрации может и должно быть привлечено посредством проведения различных общественных акций, в ходе которых нетрадиционными приемами воздействия на общественное мнение можно достигать повышения популярности, например, мэра.
Конкурс – одна из эффективных форм привлечения внимания общественности к деятельности администрации города и включения различных социальных групп в проекты и программы, реализуемые органами муниципальной власти.
Участие в конкурсах представителей общественности создает у них чувство причастности к той миссии, которую выполняет администрация города, и стимулирует искреннее желание проявлять социальную активность и содействовать органам муниципальной власти в их деятельности.
Помимо вышеописанных мероприятий, к ним также относятся выставки, пресс-туры, поездки представителей администрации, прием гостей, в том числе и иностранных делегаций.
Оценку эффективности работы пресс-службы администрации города необходимо проводить для того, чтобы:
1) улучшить работу пресс-службы за счет выявления, предупреждения или исправления недостатков, помех, негативных факторов и рисков;
2) усилить конструктивный контроль за деятельностью пресс-службы;
3) повысить социальную и личностную мотивацию сотрудников пресс-службы;
4) усовершенствовать процесс информирования общественности о деятельности администрации и ее руководства;