Умело построенная речь заставляет думать, вызывает нужные реакции и эмоции слушателей. Помогает этому часто не форма, а содержание речи: использование сравнений, шуток, цитат, метафор.
Вместе с тем основной недостаток многих выступлений – многословие. Лишние слова засоряют речь (штампы, казенные выражения, слова-паразиты: «так сказать», «это», «ну», «то есть», «как бы»).
До выступления следует:
• выяснить место и условия предстоящего выступления (число присутствующих, расположение зала, имеющееся оборудование);
• узнать, сколько времени отводится на выступление;
• продумать каким образом вас представят аудитории;
• узнать, кто будет присутствовать, и получить о них необходимую информацию;
• отрепетировать выступление;
• проверить оборудование и вспомогательные средства;
• постараться заранее встретиться с присутствующими, таким образом, вы будете «знать» их.
Во время выступления следует:
• в самом начале убедиться, что все сидят и готовы вас слушать;
• произнести первую фразу четко и уверенно, чтобы привлечь внимание;
• обеспечить яркое, интересное начало выступления. К примеру, привести интересный факт по обсуждаемой теме;
• далее стараться удерживать внимание аудитории, поддерживать интерес к выступлению;
• объяснить присутствующим, почему данная тема важна для них;
• перечислить основные пункты выступления (и сказать, когда вы хотели бы ответить на вопросы – по ходу или в конце);
• не напрягаться;
• произносить ключевые слова, написанные на слайдах;
• не зачитывать выступление;
• демонстрировать свою убежденность и энтузиазм словами, голосом и жестами;
• четко рассказать о выгодах;
• представить фактические подтверждения (а не мнения);
• показать финансовую целесообразность;
• продемонстрировать, что потенциальные проблемы выявлены и преодолимы;
• развлекать слушателей короткими историями, иллюстрациями, примерами. Однако анекдоты использовать в крайних случаях;
• варьировать голос (тон и громкость);
• исключить сквернословие, рискованные шутки;
• избегать излишних передвижений и экстравагантных жестов;
• не извиняться;
• обеспечить краткость выступления. Ни в коем случае не нарушать установленный регламент;
• подключать слушателей – разрешать им задавать вопросы и самому спрашивать их;
• дать аудитории возможность слышать, видеть и участвовать, для чего использовать визуальные средства, практические примеры и т. д.;
• прекратить говорить, когда слушатели все еще желают слушать ваше выступление;
• завершить выступление на позитивной ноте;
• учитывать, что окончание речи является весьма важным моментом, который будут помнить дольше, его желательно учить наизусть;
• в конце речи призвать к действию или попросить поддержку, одобрение, также можно по возможности сделать слушателям подходящий комплимент, вызвать смех, использовать цитату;
• обеспечить, чтобы конец и начало выступления были связаны друг с другом;
• отвечать на вопросы уверенно.
При использовании оборудования и вспомогательных средств рекомендуется:
• опробовать данную технику заранее и убедиться в том, что все работает;
• самому в совершенстве владеть этой техникой или пригласить с собой техника, который поможет разрешить проблему с оборудованием;
• иметь в виду, что все может пойти не так, как хотелось бы, и вам придется выходить из положения, используя для иллюстрации выступления другие средства;
• работая с плакатами, делать бо́льшую часть надписей заранее, писать четко и ровно (для этого на некоторых плакатах имеется разметка). Стараться приобретать перекидные плакаты – ими удобно пользоваться;
• избегать оранжевого и красного цвета на лекционных плакатах или слайдах, так как в этом случае их трудно читать на расстоянии. Рекомендуется использовать темно-синий, зеленый или черный цвет;
• прокладывать прозрачные пленки для проектора бумагой, чтобы предотвратить их склеивание или падение;
• не читать со слайдов – людям это не нравится;
• размещать на каждом слайде минимум информации (20 или менее слов);
• текст на слайдах делать достаточно крупным, чтобы его хорошо было видно;
• демонстрировать слайды в надлежащем порядке, пронумеровав их;
• использовать зрительные образы, например рисунки.
Немного об этике менеджмента
Этика – учение о морали и нравственности.
Этикет – кодекс хороших манер и правил поведения.
Быть просто вежливым и доброжелательным недостаточно. В деловом этикете общие принципы приобретают специфическую окраску, что выражается в следующих основных правилах:
• будьте во всем пунктуальны;
• не говорите лишнего;
• думайте не только о себе, но и о других;
• одевайтесь как принято;
• говорите и пишите хорошим языком.
Этика менеджмента – набор моральных принципов и ценностей, которыми руководствуется менеджер компании, фирмы, предприятия в управлении его внутренними делами и во взаимосвязях с деловыми партнерами. Это внутренний кодекс законов, который определяет, какие решения можно принимать, а какие – нет, где в бизнесе проходит граница, так сказать, между добром и злом.
Рыночные отношения без этического фундамента обречены на провал. Популярное за рубежом выражение «Деловая этика – основа бизнеса» отражает суть дела, ибо без этики рынок, лишенный социальных ориентиров, предстанет полем конкурентной борьбы без правил и с мало предсказуемыми последствиями. Необходимость в этических нормах поведения следует из самой природы рыночных отношений. Можно уповать на естественный ход вещей: есть рынок – будет и соответствующая этика. Рынок – это не только некий механизм сбалансирования спроса и предложения, но и сложный социальный организм, предполагающий определенную культуру хозяйствования, которая обязывает следовать многим твердо соблюдаемым правилам этики деловых взаимоотношений.
Основной постулат этики менеджмента может быть выражен девизом «Прибыль превыше всего, но честь превыше прибыли». Правильно понимаемая этика менеджмента обеспечивает эволюционный характер социальных процессов, снижает напряженность, стимулирует поиск решений, приемлемых для всех категорий и слоев населения. Она ограничивает область возможных действий вариантами, которые не наносят ущерба тем или иным объектам.
В завершение данной книги представляю вам «Сто советов менеджеру и предпринимателю» от английского публициста Сирила Норткота Паркинсона (1909–1993).
1. Управление – это умение обращаться с людьми.
2. Одной из главных причин успеха немецкого генерала Роммеля было то, что он всегда был на виду, отдавал распоряжения, разъяснял, поправлял и наблюдал, как идут дела.
3. Будьте благожелательны и старайтесь все понять.
4. Пусть ваши подчиненные знают, что вы категорически настаиваете на самом высоком качестве.
5. Вы человек очень мягкий, но только пока нет сбоев в работе.
6. Прекрасные отношения, сложившиеся много лет назад, могут быть мгновенно разрушены. Вред могут принести несколько грубых слов.
7. Не воображайте, что вы непревзойденный руководитель, если со вкусом одеваетесь и производите приятное впечатление. Это совсем не то, что ценят люди.
8. Имя человека – для него самое важное слово на свете.
9. Очень многое зависит от настроения и желания работать. Рано или поздно вы поймете, что наказание часто приносит больше вреда, чем пользы.
10. Подчиненные предпочли бы, чтобы их лидер не колеблясь признавался в собственных ошибках.
11. Все проходит. Вспомните об этом, когда кто-то или что-то начнет вас раздражать.
12. Никогда не бойтесь похвалить – это отличный способ заставить людей хорошо работать. Похвала – самое дешевое и, пожалуй, лучшее средство воздействия на людей.
13. Задача командира – заботиться о здоровье и условиях жизни своих подчиненных.
14. Никогда не обещайте того, чего не можете выполнить. Обещания запоминаются надолго.
15. Научиться влиять на людей, помогать им развиваться, совершенствоваться – главное для руководителя.
16. Обстановка должна быть такой, чтобы люди всегда чувствовали поддержку руководителя, чтобы они были настроены искать что-то новое, проявляли инициативу, действовали решительно, не боялись рисковать.
17. Самый эффективный и самый дешевый способ научить управлять – не сосредоточивать всю власть в одних руках, а разделять сферы деятельности между подчиненными и не вмешиваться в их работу.
18. Ничто не воодушевляет человека сильнее, чем ответственность за порученное ему пусть и небольшое дело.
19. Дайте руководителю небольшой капитал и предельно маленький штат.
20. Неудачи заставляют нас задумываться.
21. Чаще напоминайте сотрудникам о достижениях вашего учреждения. Это благоприятно сказывается на настроении коллектива.
22. К мнению большинства людей стоит прислушиваться. Не считайте себя единственным человеком, способным предложить гениальную идею.
23. Желание победить – уже полпобеды. Когда ваши подчиненные предлагают что-то новое, не отвечайте, что это невыполнимо. Этим вы только тормозите развитие фирмы.
24. Не латайте на скорую руку. Обычно латать так же трудно и дорого, как сделать заново.
25. Поощрение новых идей способствует коллективному труду и делает работу интереснее, потому что все больше сотрудников задумываются об улучшениях и усовершенствованиях.
26. Скандалы и ссоры всегда обходятся недешево. Едва ли кто реально в них побеждает.
27. Избегайте столкновений как огня.
28. Обязанности должны быть строго распределены между членами команды.
29. Хорошая команда обычно невелика.
30. Каждый в команде хорошо знает свою роль, все несут равную ответственность за работу.
31. Командная работа помогает воспитывать руководителей.