1. Активизируйте коллективную работу, когда вы привлекаете членов команды к принятию решений, которые их затрагивают, – они станут больше сотрудничать с вами и друг с другом.
2. Создайте зоны стабильности – области работы, над которыми сотрудник имеет определенный контроль. Недостаток контроля над своей работой будет усиливать стресс.
3. Добивайтесь того, чтобы ваши сотрудники понимали все требования, предъявляемые к их работе.
4. Удостоверьтесь, что каждый сотрудник знает досконально все роли и функции, выполнение которых ожидается от них.
5. Устанавливайте четкие приоритеты и имейте общие представления о рабочей нагрузке каждого сотрудника.
Со стрессом легче справиться, если он выявлен на ранней стадии. Тем не менее нередки ситуации, когда к стрессам человек приводит себя сам. Менеджерам зачастую свойственно устанавливать для себя высокие стандарты объема и качества своей работы.
Психологическое давление усиливается, когда в организации поощряется сверхурочная работа. Если это со временем превращается в норму, рабочая обстановка неизбежно становится напряженной и нервозной и некоторые сотрудники начинают испытывать стресс. Поэтому необходимо освободить людей, не справляющихся с таким графиком, от дополнительной нагрузки.
Прежде всего следует изменить стиль работы. В профилактических целях рекомендуется не взваливать на себя лишнего, учиться расставлять приоритеты, точно определять границы возможного и необходимого.
Управление стрессами предполагает также использование методов профилактики стресса. Наиболее распространенным является отдых, но лучше активный, а не лежание на диване.
Другой важный метод профилактики стрессов – выполнение упражнений по созданию и поддержанию позитивного настроя. Для этого следует включить психорегулирующие упражнения в режим дня. Начать надо с утренних процедур и затем выполнять упражнения в течение дня, например:
• утренняя зарядка (рекомендую ее сделать ежедневным ритуалом), закаливание, обливание, контрастный душ;
• дыхательная гимнастика (йога, наблюдение за дыханием – весьма полезное упражнение, не требующее специального оборудования: его можно практиковать на работе или в машине во время остановки. Оно заключается в следующем: вы сидите ровно и наблюдаете за своим дыханием, за тем, как воздух входит-выходит из ноздрей. При этом постарайтесь отключить мозг от мыслительного процесса и сосредоточьтесь на дыхании, не считая вдохи-выдохи. Начинайте с пяти минут, постепенно доводите до 20 минут).
Помогут в преодолении стресса следующие рекомендации:
• научитесь планировать свою жизнь и верно определять приоритетные задачи;
• правильно соотносите свои возможности и потребности и ставьте перед собой достижимые цели;
• хотя бы иногда отвлекайтесь от жизненных проблем и находите для себя приятные интересные занятия (хобби);
• избегайте критики других и старайтесь хвалить людей за те качества, которые вы в них искренне цените;
• научитесь понимать, прощать и принимать других такими, какие они есть;
• старайтесь избегать ненужной конкуренции;
• регулярно занимайтесь спортом или выполняйте зарядку;
• можно обратиться к методам снятия психического напряжения (медитация, релаксация, альфа-состояние по методу Хосе Сильвы).
Приведу рекомендуемые канадским ученым Г. Селье пути преодоления стрессов, которые помогли мне справиться со стрессовыми ситуациями.
1. Если руководствоваться правилом: «Поступай так, чтобы завоевать любовь других, вызвать расположение и доброжелательное отношение окружающих», то оно создаст для человека максимум психологического комфорта и возможность успеха.
2. Стремясь к хорошим отношениям с окружающими, все же не заводите дружбы с несдержанными людьми.
3. Цените радость простоты жизненного уклада: напыщенная искусственность вызывает неприязнь у окружающих.
4. С какой бы жизненной ситуацией вы ни столкнулись, подумайте, стоит ли сражаться.
5. Постоянно сосредоточивайте внимание на позитивных сторонах жизни и на действиях, которые могут улучшить ваше состояние. Лучший способ уменьшить стресс – это отвлечься.
6. Если предстоит неприятное дело, не откладывайте его, а старайтесь выполнить первым.
7. Возможен и такой подход к сложившейся ситуации: «Я не принимаю общество, в котором живу, однако не воюю с ним. Я учусь реализовывать свои жизненные программы в тех условиях, в которых живу и которые не могу изменить».
8. Научитесь говорить «нет», когда нет больше сил для дальнейшей работы в данном контексте.
9. Не занимайте обвинительно-агрессивную позицию ни в коем случае.
Мы с вами увидели, что устранение причин стресса – ключевой навык управления собой. Далее рассмотрим планирование времени, которое само по себе может стать причиной стресса. Неумение эффективно управлять своим временем усиливает давление на вас, которое в итоге снижает вашу работоспособность и наводит на мысль, что вы не способны действовать эффективно, что снижает вашу самооценку и уверенность в своих действиях.
2Планирование времени
Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет ваш успех или неудачу.
Высказывание исследователя Ульриха Зиверта, на мой взгляд, самое точное отражение сути грамотного распределения временного ресурса, в результате чего – успех или неудача. Как говорится, «третьего не дано».
Для менеджера, предпринимателя, да и для любого человека, стремящегося к успеху, работа над собой начинается с продуктивного использования рабочего времени. Одна из основных причин неэффективного использования времени – отсутствие четкой цели предстоящей деятельности.
Цели являются мотивами, побуждающими нас к активной деятельности. Если мы поставили цель, то будем испытывать эмоциональное напряжение, которое станет двигать нас в нужном направлении, пока цель не будет достигнута. Цели являются образным представлением того, что мы хотим достичь, и помогают нам сосредоточиться на конечном результате. Полезно при выполнении какой-либо работы периодически задавать себе такой вопрос: «То, чем я сейчас занимаюсь, поможет мне достичь моих целей?» Это позволит концентрироваться на деятельности, ведущей к желаемому конечному результату, и не распылять свои ресурсы.
Метод достижения целей Б. Трейси
Эффективный метод постановки и достижения целей разработал бизнес-консультант Брайан Трейси. Данный метод прост и эффективен при его системном и адекватном применении. Рекомендую его использовать как в своей управленческой деятельности, так и при личном планировании.
Метод состоит из семи последовательных этапов.
1. Определите свою цель. Вы можете это сделать самостоятельно или воспользоваться помощью руководителя или коллег. Важно, чтобы у вас была полная ясность относительно того, чего от вас ждут в деловом плане и в какие сроки. К сожалению, часто люди работают над выполнением несущественных задач изо дня в день только потому, что не смогли поставить правильную цель и не согласовали ее с руководством. Худший вариант непродуманного использования рабочего времени – прекрасно выполненная работа, которая никому не нужна, потому что она была сделана не вовремя и изменился весь организационный контекст.
2. Записывайте свои мысли и планы. Когда вы переносите свои планы на бумагу, вы делаете их осязаемыми. Не сформулированные на бумаге цели и планы остаются лишь намерениями, которым в большинстве случаев не суждено исполниться. Они лишены ясности и осмысленности, что в итоге может привести к путанице и ошибкам.
3. Определите сроки достижения цели. Цель, для достижения которой не определены сроки, не имеет четко установленного начала и окончания. Без установленных сроков вы создаете предпосылки для промедления в ее реализации. В этом случае вероятность того, что вы не слишком преуспеваете в достижении цели, велика.
4. Составьте перечень действий, которые предстоит выполнить для достижения цели. По мере возникновения новых идей, связанных со способами достижения поставленной цели, дополняйте ими уже составленный перечень. Пересматривайте или расширяйте список до тех пор, пока не будете полностью уверены в его выполнимости. Такой перечень определит количество ваших действий и направление движения к цели – и вы увеличите вероятность достижения цели в назначенный срок.
5. На основе имеющегося перечня составьте план действий. Расположите элементы перечня в соответствии с их значимостью и хронологической последовательностью (решите, какие действия необходимо выполнить в первую очередь, а какие можно оставить на потом). Ваш путь к цели будет разбит на малые участки, каждый из которых представляет собой отдельную небольшую задачу. Постарайтесь определить взаимосвязи между отдельными действиями, начертив их на бумаге в виде схемы.
6. Немедленно приступайте к реализации составленного плана. Помните, что даже самый простенький план, выполненный тщательно, гораздо лучше, чем самый блестящий план, для реализации которого не было приложено никаких усилий!
7. Каждый день делайте хоть что-нибудь, что приближает вас к поставленной цели. Не пропускайте ни одного дня. Начав движение к цели, не позволяйте себе остановиться.
Четко и правильно сформулированные цели настраивают вас на работу по их реализации и помогают не тратить время впустую.
Технология распределения рабочего времени по принципу приоритетов Лотара Зайверта
Если осознать, что время, которое мы выделяем для работы, составляет в среднем 40 часов в неделю, то с неизбежностью можно прийти к выводу, что у нас никогда не будет достаточно времени для того, чтобы заниматься всеми своими делами в полном объеме. Немецкий ученый Лотар Зайверт разработал технологию управления временем для менеджера, предложив изменить подход к решению нескончаемого потока проблем, которые обрушиваются ежедневно. Основу технологии составляет принцип приоритетов, применяя который можно добиться эффективной экономии использования рабочего времени.