Принцип приоритетов представляет собой эффективный способ расстановки задач по степени важности. Сила этого метода в его простоте. Он настолько прост, насколько и эффективен. Составьте список всех дел, которые вы планируете сделать в течение дня (недели, месяца и т. д.). Поставьте буквы А, Б, В, Г, Д перед каждым пунктом вашего списка.
Задача А должна иметь наибольшее значение на данном этапе вашей деятельности. Это может быть ответственная встреча, написание отчета и пр. Если вы ее не выполните, могут возникнуть серьезные осложнения. Когда таких задач несколько, оценивайте приоритетность как А1, А2 и т. д.
Задача Б – тоже важная задача, тем не менее последствия ее невыполнения не являются необратимыми. Другими словами, если вы не сделаете соответствующую работу, кто-нибудь окажется недоволен или вы чего-то лишитесь, но в любом случае последствия будут несопоставимыми с невыполнением задачи А. Никогда не приступайте к задаче Б, пока не завершено выполнение задачи А.
Задачей В является что-то, что было бы хорошо сделать, но это не влечет за собой никаких последствий для вашей работы (звонок другу, разбор корреспонденции, личная встреча, обед).
Задачей Г является работа, которую можно поручить кому-нибудь другому. Делегируя другим людям то, что они в силах выполнить, вы освобождаете время для решения задач А, которые никто, кроме вас, сделать не сможет.
Задачей Д является работа, которую можно вообще не делать, например работа, выполняемая по привычке на протяжении какого-то времени, рутинная работа или утратившая актуальность на сегодняшний день.
Скорректировав план с учетом принципа приоритетов, вы создаете себе условия, при которых более важные дела будут выполняться быстрее. Основой сегментации времени является умение планировать рабочий день и выделять непрерывный промежуток времени на выполнение конкретной задачи.
Приобретая полезную привычку составлять ежедневный план по принципу приоритетов и без промедления приступать к выполнению самой важной на сегодня задачи (А1), вы сможете с каждым днем увеличивать эффективность своей работы и будете успевать делать больше, чем коллеги или конкуренты.
Принцип Парето (принцип 80/20)
Как достичь большего с меньшими затратами?
Прогресс означает перемещение ресурсов из менее эффективных в более эффективные области применения (рис. 2.1):
• 80 % прибыли получается за счет 20 % инвестиций;
• 80 % роста происходит за счет 20 % проектов;
• 80 % полезной работы в организации делают 20 % сотрудников.
Рис. 2.1. Схематичное изображение принципа Парето
Известный итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето (1848–1923) в 1897 году сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Его также называют правилом 80/20 или принципом наименьших усилий. Парето установил, что люди в социуме делятся на тех, кого он назвал «влиятельным меньшинством» и «тривиальным большинством». «Влиятельное меньшинство» составляет 20 % населения, в то время как на его долю приходится 80 % всего богатства. Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется изложенному им принципу. Парето продемонстрировал действие этого принципа на множестве примеров. Так, его принцип устанавливает, что 20 % произведенной вами работы обеспечивает 80 % полученных результатов. Если у вас есть список из десяти дел, которые нужно выполнить, то два из них окажутся по конечной приобретаемой выгоде более значимыми, чем остальные восемь. При этом для решения каждой из этих десяти задач может потребоваться одинаковое время. В то время как вклад в конечный суммарный результат от выполнения одной или двух из них превысит пятикратно или десятикратно относительный вклад от остальных задач, часто бывает, что один пункт списка, состоящего из десяти задач, которые предстоит сделать, по своей значимости превышает все остальные девять, вместе взятые.
Вы наверняка знаете людей, которые вроде бы заняты работой целый день, а результаты их деятельности практически незаметны. Причина в том, что они работают над неосуществимыми задачами, пропуская или не решаясь приступить к решению тех 10–20 % задач, которые имеют наибольшее значение. Хотя самые значимые задачи, как правило, и самые сложные, однако и отдача от их реализации весома. В любом случае, пока не выполнены задачи из главных 20 %, не стоит браться за выполнение задач из второстепенных 80 %.
Всегда, прежде чем приступить к очередной задаче, задайте себе вопрос: «Входит ли эта задача в основные 20 % моих задач или во второстепенные 80 %?» Не поддавайтесь соблазну начинать день с решения малозначимых задач.
Планируя рабочее время, вы в конечном итоге планируете свое будущее. Поэтому способность выбирать между важным и малозначащим может стать определяющей на вашем пути к процветанию. Эффективные и успешные люди научились начинать работу с самой важной и значимой задачи, стоящей перед ними, в результате они всегда достигают большего, чем другие, и им чаще сопутствует успех.
Английский исследователь Ричард Кох предпринял попытку выяснить причины универсальности действия принципа Парето. Результаты исследований он описал в книге «Принцип 80/20: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий». Кох предлагает развивать «мышление 80/20»: умение определять, что входит в те 20 % усилий, которые могут принести 80 % желаемого результата. Для этого нужно следовать следующим правилам.
• Концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.
• Лучше срезать углы, чем идти по дороге, делая все крутые повороты.
• Пытайтесь достичь высоких результатов по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям.
• Вместо того чтобы выполнять повседневную или (с вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам (делегирование, аутсорсинг), которые могут сделать ее более профессионально.
• Выбирайте карьеру и работодателей с максимальной осторожностью и, как только это становится возможным, берите людей к себе в подчинение, а не нанимайтесь к кому-нибудь другому.
• Делайте только то, что у вас получается лучше всего и что вам нравится больше всего.
• Копайте глубже – обращайте внимание на странности и иронию судьбы. В каждой важной для вас области старайтесь определить, какие 20 % усилий могут привести к 80 % результатов.
• Успокойтесь, работайте меньше и ставьте перед собой только важные цели, при достижении которых закон 80/20 будет работать на вас, а не против вас. Помните: всех денег не заработаешь.
• Максимально используйте те немногие удачные моменты, которые посылает вам жизнь, когда вы способны показать наивысшие результаты и когда фортуна благосклонна к вам.
Состояние, описанное в последнем пункте, еще называют благоприятным потоком, когда все идет гладко и быстро, вы как бы движетесь с попутным течением, поэтому старайтесь в такие моменты делать как можно больше дел и развивайте успех. Развить его можно позитивным мышлением, концентрацией внимания на всем хорошем. Поставьте заслон от негативной информации из СМИ и от окружающих, так как она способна разрушить вашу положительную энергетику. Избегайте негативных эмоций: гнева, раздражения, грубости, сомнений, страха. Страх неудачи и потери – коварный враг, если вы поддадитесь ему, он убьет все ваши мечты.
Принцип делегирования полномочий (по Мэддоксу)
Делегирование – один из ключевых навыков менеджмента, потому что, с одной стороны, позволяет освободить время для других видов деятельности, а с другой – помогает развивать персонал. Делегирование заключается в передаче части полномочий (и частично связанной с ними ответственности) с более высокого уровня менеджмента на более низкий при сохранении за высшим уровнем функции контроля использования этих полномочий. Принцип делегирования – важный прием для более эффективного расходования рабочего времени. Однако при использовании этого принципа в повседневной деятельности менеджеру необходимо учитывать условия успешного делегирования полномочий:
• желание вышестоящего менеджера передать часть властных полномочий подчиненному;
• решимость вышестоящего менеджера это сделать;
• желание подчиненного принять на себя полномочия и соответствующую ответственность;
• готовность подчиненного эффективно использовать новые властные полномочия.
Необходимо выделить задания и виды деятельности, подходящие для делегирования.
Исследователь теории менеджмента Мэддокс в 1990 году выделил девять категорий работы, которую можно делегировать:
• решения, принимаемые наиболее часто, а также второстепенные и без конца повторяющиеся действия (рутинные);
• функции, в которых вы являетесь экспертом (обычно это операционная работа, а не управленческая деятельность);
• задания и проекты, в которых вы наименее компетентны (поскольку есть люди, которые смогут это сделать лучше вас, логичнее перепоручить им);
• функции, которые вам не нравятся (для того чтобы вы не отложили их в долгий ящик либо не выполнили их спустя рукава);
• работа, выполняя которую сотрудники приобретут опыт;
• задания, добавляющие разнообразие (смена темпа обычно приветствуется и может дополнительно мотивировать);
• виды деятельности, которые расширяют фронт работ, развивают и повышают уровень ответственности сотрудников;
• задания, способствующие увеличению количества сотрудников, которые смогут выполнять важную и ответственную работу;
• задания, дающие возможность поощрять творческие начинания сотрудников. Персоналу необходимо давать определенную свободу действий для проявления инициативы.
Принцип корзины
Не позволяйте текучке поглотить себя. Периодически просматривайте свои планы и удаляйте все несущественное. Не позволяйте малозначащим вопросам занимать ваше время в ущерб решению действительно важных и значимых задач. Все то, что несущественно, потеряло актуальность, смело выбрасывайте в корзину!