Ведя эти два списка, вы имитируете основную динамику рабочего процесса, основанного на принципе "тяни-толкай". Количество дел, над которыми вы активно работаете, ограничено фиксированным, небольшим количеством, что избавляет вас от чувства бешеной перегрузки и минимизирует накладные расходы, о которых говорилось ранее в этой главе. Проблема, конечно, в том, что коллеги или клиенты, подталкивающие к вам проекты, не знают о вашей причудливой системе моделирования и могут расстроиться из-за вашего видимого отсутствия прогресса в выполнении их требований. Чтобы избежать шквала непрекращающихся просьб, вам нужно объединить ваши списки с продуманной процедурой приема. Об этом мы поговорим далее.
ИМИТАЦИЯ ТЯГИ, ЧАСТЬ 2: ПРОЦЕДУРА ПРИЕМА
При добавлении нового проекта в ваш резервуар важно проинформировать источник о том, чего ему следует ожидать. Для этого отправьте сообщение с подтверждением, в котором официально подтверждается проект, который вы обязуетесь завершить, но в котором также содержится следующая дополнительная информация: (1) просьба предоставить дополнительные сведения, необходимые источнику, прежде чем вы сможете начать проект, (2) подсчет количества существующих проектов, уже включенных в ваши списки, и (3) оценка того, когда вы рассчитываете завершить эту новую работу.
После отправки этого сообщения пометьте проект оценкой времени, которую вы включили в сообщение с подтверждением, чтобы потом не забыть. Обратите внимание, что при составлении этой сметы вы можете посмотреть на сметы всех ваших существующих проектов, чтобы получить реалистичный прогноз.
Вот пример сообщения с подтверждением:
Привет, Хасини,
Я хотел бы продолжить наш утренний разговор и подтвердить, что я возьму на себя ответственность за обновление клиентского раздела нашего сайта. Прежде чем приступить к работе, мне нужно будет получить от вас список элементов, которые, по вашему мнению, необходимы новому разделу (или ссылку на сайт другой компании, где, по вашему мнению, все сделано правильно). На данный момент у меня в очереди стоят одиннадцать других проектов, а не этот . Учитывая мои обязательства по этим проектам, я могу предположить, что смогу заняться этим примерно через четыре недели после того, как получу от вас необходимую информацию. Разумеется, я сообщу вам, если эта оценка изменится.
- Кэл
Если вы отстаете от графика выполнения проекта, обновите смету и сообщите о задержке тому, кто первоначально отправил вам работу. Главное здесь - прозрачность. Четко объясните, что происходит, и выполните свои обещания, даже если их придется изменить. Никогда не позволяйте проекту просто провалиться сквозь землю и надейтесь, что о нем забудут. Если ваши коллеги и клиенты не доверяют вам, они не перестанут вас беспокоить. Это замечание важно, если вы хотите добиться успеха с помощью данного метода. Мы часто думаем, что те, с кем мы работаем, заботятся только о том, чтобы получить результат как можно быстрее. Но это не так. Часто им действительно нужна возможность передать что-то и не беспокоиться о том, будет ли это выполнено. Если они вам доверяют, они дадут вам свободу действий, чтобы вы могли завершить работу на своих условиях. Другими словами, помощь важнее целесообразности.
Вторичное преимущество хорошей процедуры приема заключается в том, что она часто заставляет людей отказаться от своих запросов. Например, часто бывает, что начальник по своей прихоти предлагает сотруднику какую-то идею. Однако когда эта просьба получает официальное оформление и начальник видит, что ему нужно предоставить вам больше информации, а также сталкивается с реальностью вашей текущей загруженности, он может просто ответить: "Если подумать, давайте закрепим это на ". Иногда достаточно небольшого трения, чтобы замедлить поток поступающей работы.
ИМИТАЦИЯ ПРИТЯЖЕНИЯ, ЧАСТЬ 3: ОЧИСТКА СПИСКА
Обновлять и чистить списки следует раз в неделю. Помимо привлечения новых работ, чтобы заполнить пустые места в активном списке, вы также должны просматривать предстоящие сроки. Определите приоритеты того, что должно быть выполнено в ближайшее время, и отправьте обновления для всех работ, которые, как вы знаете, вы не успеете закончить к обещанному сроку. Такие уборки также дают хорошую возможность удалить из резервного банка проекты, которые затянулись. Например, если вы снова и снова откладываете один и тот же проект, это может быть верным признаком того, что вы не в состоянии справиться с ним или что он выходит за рамки вашей зоны комфорта.
В таких случаях стоит просто прямо попросить первоисточник проекта освободить вас от обязательств:
Я знаю, что обещал поработать над новым клиентским разделом нашего сайта, но, как вы, несомненно, заметили, я снова и снова откладываю эту работу. Я думаю, это признак того, что я недостаточно знаю о том, чего мы пытаемся достичь, чтобы добиться прогресса. Если вы не возражаете, я бы хотел пока исключить это из своего списка. Я думаю, что нам, вероятно, нужно привлечь помощь команды веб-разработчиков, чтобы добиться реального прогресса в достижении этой цели.
Наконец, при очистке списков ищите проекты, которые стали излишними или устарели в результате последующих изменений на сайте . Например, веб-страница клиента, которую вы должны были обновить, может потерять актуальность после того, как ваш босс решит нанять компанию для редизайна всего корпоративного веб-представительства с нуля. В таких случаях удалите устаревшие проекты из своих списков. Но прежде чем это сделать, отправьте краткую записку их первоисточнику, чтобы сообщить им об этом. Имитация рабочего процесса, основанного на принципе "тяни-толкай", работает только в том случае, если вы сохраняете прозрачность.
4.
РАБОТАТЬ В ЕСТЕСТВЕННОМ ТЕМПЕ
Второй принцип медленной продуктивности
Озарение пришло внезапно. Это было лето 2021 года, и я был в отпуске в штате Мэн, сидя возле нашего небольшого арендованного дома в гавани Йорка. Я читал монументальную историю Джона Гриббина 2002 года "Ученые", в которой представлены капсульные биографии великих теоретиков и экспериментаторов, создавших современное научное предприятие. По мере чтения меня поразили два противоречивых наблюдения, которые, казалось, были верны одновременно. Эти великие ученые прошлых времен были явно "продуктивными" в любом разумном понимании этого термина. Как еще можно назвать то, что кто-то буквально меняет наше представление о Вселенной? Однако в то же время темпы, в которых они трудились над своими судьбоносными открытиями, по современным меркам казались неравномерными, а в некоторых случаях - почти неторопливыми.
Революционные идеи Коперника о движении планет, например , были вызваны новым комментарием Птолемея, опубликованным в 1496 году, который молодой астроном прочитал, когда ему было двадцать три года. Однако только в 1510 году Коперник собрался записать свои теории в виде рабочего проекта, который он передал друзьям. Прошло еще три десятилетия, прежде чем он наконец опубликовал свой шедевр "О вращении небесных сфер" для широкой аудитории. Тихо Браге, чей тщательный сбор астрономических данных заложил основу для окончательного принятия теорий Коперника, не отставал в своей работе. Его классические наблюдения за яркой кометой, пронесшейся по ночному небу Европы в 1577 году, были полностью проанализированы и опубликованы только в 1588 году.
Зарождение физики было столь же вялым. Галилей знаменито использовал свой пульс для определения времени колебания люстр в Пизанском соборе в 1584 или 1585 году. Но к проведению последующих экспериментов, которые привели к выявлению законов движения маятника, он приступил только в 1602 году. Исаак Ньютон начал всерьез задумываться о гравитации летом 1655 года, после того как он сбежал от чумы в Кембридже в тихую сельскую местность Линкольншира. Ему потребовалось до 1670 года, прежде чем он почувствовал, что действительно владеет законом обратного квадрата, а затем еще пятнадцать лет или около того, прежде чем он наконец обнародовал свои теории, изменившие парадигму. [*]
Такой неторопливый темп был присущ не только людям эпохи Возрождения. Если мы перенесемся в лето 1896 года, то увидим, что Мария Кюри погрузилась в серию экспериментов, связанных с радиоактивностью - новым термином, который она недавно придумала для вещества под названием питчбленд. Кюри была убеждена, что в питчбленде содержится новый, яростно активный элемент, который еще не был идентифицирован наукой. Это была большая удача. Выделение и описание нового элемента такого типа стало бы открытием, определяющим карьеру и достойным Нобелевской премии. Именно в этот момент, на краю пропасти, Мари вместе с мужем Пьером и новорожденной дочерью решили закрыть свою скромную квартиру в Париже и уехать во французскую деревню на длительный отпуск, где, согласно биографии, написанной их дочерью Евой, "они взбирались на холмы, посещали гроты, купались в реках".
-
Тем летом, еще находясь в штате Мэн, я написал небольшое эссе об этих наблюдениях, которое назвал "О темпе и продуктивности". В нем я отметил, что когда речь идет о нашем понимании продуктивности, временные масштабы имеют значение. Если смотреть на быструю шкалу дней и недель, усилия таких исторических мыслителей, как Коперник и Ньютон, могут показаться неравномерными и запоздалыми. Если же рассматривать их в медленном масштабе лет, то их усилия вдруг покажутся неоспоримо и впечатляюще плодотворными. Когда семь лет спустя Мария Кюри вышла на сцену в Стокгольме, чтобы получить свою первую из двух Нобелевских премий, ее отпуск в сельской местности в 1896 году был далек от ее мыслей.
За время, прошедшее после того, как в Мэне сформировалось это первоначальное понимание, я разработал свои теории о том, как темп влияет на наше восприятие профессиональных усилий. Как выяснилось, в современной работе мы склонны оценивать свои усилия в быстром темпе. Это не удивительно. Как я утверждал в первой части этой книги, когда в двадцатом веке работа, основанная на знаниях, стала одним из основных секторов экономики, мы отреагировали на шок от этой новизны, адаптировав спешные, индустриальные представления о производительности. Однако, как напоминает нам Джон Гриббин, это не единственный способ думать о темпах работы.