Автор данного учебного пособия хоть и относит себя к научной школе СПбГИЭУ, но тем не менее считает возможным и необходимым внести некоторые дополнения в имеющуюся систематику функций менеджмента. Целесообразно все функции менеджмента разделить на две группы:
• общие, основные (планирование, организовывание (организация), контроль, регулированиие);
• фоновые, связующие (мотивация, установление коммуникаций, принятие управленческих решений).
Автор назвал вторую группу функций фоновыми, поскольку их выполнение предполагается на любом этапе процесса управления, они служат своеобразным фоном, на котором менеджер выполняет основные, или общие, функции.
Вопрос 57 Какие функции менеджмента относятся к общим?
Ответ
Общие функции менеджмента отражают содержание основных стадий процесса управления на всех иерархических уровнях и по всем объектам управления.
К общим функциям менеджмента относятся следующие:
• формирование целей;
• планирование;
• организовывание (новое звучание функции «организация»; можно и так и так, следует только помнить, что в данном контексте организация – это процесс, а не объект);
• контроль;
• регулирование.
Вопрос 58 Какие функции менеджмента относятся к фоновым, или связующим?
Ответ
К фоновым, или связующим, относятся функции мотивации, принятия управленческих решений и установления коммуникаций. В процессе выполнения общих, или основных, функций менеджмента любой менеджер устанавливает коммуникации, т. е. определяет, кто, когда, как и откуда получает информацию, необходимую и достаточную для выполнения своей задачи, и куда, когда, как и кому передает информацию о выполненной работе. Менеджер, планируя, организуя, контролируя и регулируя процессы достижения цели, обязательно продумывает меры по мотивации сотрудников, чтобы цели организации возможно более плотно совмещались с целями сотрудников. Выполняя основные или общие функции менеджмента, менеджер постоянно принимает как глобальные решения, так и множество мелких «проходных» решений, иными словами, он постоянно решает, что в данный момент делать, как реализовать наилучшим образом ход процесса.
Вопрос 59 В какой последовательности выполняются общие функции менеджмента?
Ответ
Перечисление общих функций практически регламентирует последовательность процесса управления.
Процесс управления начинается с формирования целей. Цели могут быть как стратегическими, определяющими логику действий на продолжительный период времени (разработка миссии организации, определение целевых параметров развития, разработка стратегической концепции), так и тактическими, ориентированными на решение проблем сегодняшнего дня.
Сформулированные цели должны быть осуществлены. После того как цели сформулированы, необходимо определить, сколько и каких ресурсов (материальных, трудовых) понадобится для достижения этих целей и когда по времени они могут быть выполнены (формирование производственной программы, разработка календарного графика работ, сметы затрат, штатного расписания, финансового плана, плана реализации). Процесс достижения целей в рамках выполнения функции планирования описывается с помощью отдельных операций, которые увязываются друг с другом.
Запланированные действия должны быть организационно обеспечены: должны быть разработаны организационные структуры, привлечены исполнители, скоординирована их работа во времени и пространстве (выбор организационной формы выполнения работ, разработка организационной структуры, положений о службах и функционерах, должностных инструкций, нормативных актов, регламентов). Необходимо определить, кто будет выполнять те или иные операции, как будет организовано взаимодействие тех, кто эти операции будет выполнять. Организация (как процесс – организовывание, – трудно выговорить, но зато точно отражает суть!) означает построение организационной схемы и выделение организационных взаимодействий между сотрудниками в процессе достижения сформулированных действий. Очень важно установить права и ответственность сотрудников или подразделений организации в процессе выполнения работ. После выполнения функции организации становится ясно, кто, взаимодействуя с кем и как взаимодействуя, должен выполнять запланированные работы или операции.
Выполнение первых трех функций означает, что процесс достижения целей запущен, работа пошла. Однако, выполняя первые три функции, менеджер не застрахован от ошибок: возможно, он что-то упустил в планировании достижения целей (не учел все необходимые ресурсы, не заметил вовремя воздействий со стороны внешней среды, не предусмотрел резервов времени или ресурсов). Возможно, он не вполне адекватно организовал процесс и подчиненные не поняли, как, с кем и на каких основаниях они должны взаимодействовать, за что они отвечают и что они могут требовать от других. Необходимо контролировать процесс. Контроль предполагает не просто наблюдение за ходом процесса (в крупных организациях непосредственное наблюдение просто невозможно), а сбор информации о ходе процесса (организованный учет) и анализ этой информации. В результате учета и анализа менеджер в состоянии оценить правильность хода процесса, насколько он отличается от того, что было запланировано.
Выявленные в результате контроля отклонения становятся основанием для выполнения функции регулирования. Разрабатываются меры, корректирующие ход процесса и приводящие к совпадению ожидаемого и фактического состояния. Регулирование может быть направлено как на исправление хода процесса, так и на корректировку исходных целей, плановых заданий и организационных отношений.
Раздел 6 Общие функции менеджмента
Вопрос 60 Как формируются цели организации?
Ответ
Цель отражает определенные намерения организации, которые ведут к достижению этой организацией некоторых результатов в ее деятельности. Намерения ориентируются на некоторые желаемые состояния организации, которых она пытается достичь.
Таким образом, можно определить цель как некоторое желаемое состояние, которого организация намерена достичь.
Цель и результат соотносятся как намерение и фактическое состояние. Цель описывается как намерение, планируется и организуется ее достижение, а результат становится ясен в конце процесса.
Цели организации формируются исходя из ценностей топ-менеджмента организации. Ценности зависят от мировоззрения топ-менеджеров, от их убеждений и представлений о деятельности в рамках бизнеса, от их морально-этического уровня. Например, такая ценность, как накопление богатства, формирует такие цели организации, как рост доли рынка, выручки, рентабельности продукции.
Цели должны быть конкретными и измеримыми. Например, такая цель, как снижение издержек производства, может быть конкретизирована процентом снижения, т. е. эта цель измерима известными методами расчета. Выражая цели в конкретных измеримых формах, менеджмент формирует основу для принятия решений и оценки достигнутых результатов.
Цели могут быть выстроены в виде иерархии. На самом верху этой иерархии – миссия организации. Далее идут стратегические цели, отражающие масштабные намерения организации и формируемые топ-менеджментом. За стратегическими целями следуют тактические, которые формируются менеджерами среднего звена. Операционные (оперативные) цели формируются менеджерами низшего звена (первой линии, супервайзерами).
Во времени цели должны быть ориентированы по горизонту планирования, т. е. по тому периоду, на который устанавливаются цели. В мировой науке и практике принято считать цели долгосрочными, если предполагается достичь намеченных результатов в течение не менее пяти лет. Среднесрочные цели достигаются в период от одного года до пяти лет. Краткосрочные цели должны быть достигнуты в течение года. Средне– и краткосрочные цели обеспечивают выполнение долгосрочных.
При формировании целей следует иметь в виду, что цель должна быть достижимой. Если цели недостижимы, то мотивация сотрудников снижается и они перестают стремиться к успеху, происходит резкое падение производительности труда.
Цели должны быть согласованными и взаимно поддерживающими. Это значит, что достижение одной цели не должно мешать достижению другой. Если это требование не выполняется, то возникает конфликт между структурными подразделениями или отдельными сотрудниками.
Цели должны увязываться с уровнем вознаграждения. Такая увязка является важным фактором мотивации и способствует росту эффективности организации.
Вопрос 61 Что такое стратегия?
Ответ
Определений стратегии имеется много. В данном учебном пособии под стратегией будем понимать генеральную программу действий организации, отражающую логику бизнеса. Логика бизнеса определяет, за счет чего фирма может получить конкурентные преимущества, за счет чего и в каких направлениях она будет развиваться. То есть стратегия – это генеральная (общая) программа действий организации. Стратегия как программа действий включает установление приоритетов решаемых задач, ресурсов и последовательности шагов, необходимых для достижения стратегических целей. Следует иметь в виду, что стратегия – это отнюдь не документ, в котором зафиксированы необходимые действия, а прежде всего сами действия.
Выработка стратегий является предметом стратегического менеджмента. Можно сказать, что в рамках стратегического менеджмента осуществляется разработка стратегии организации.
Различаются корпоративная (базовая) стратегия, охватывающая организацию в целом, стратегия подразделений и функциональная стратегия, представляющая программу развития какой-то функциональной сферы организации (производство, кадры, финансы, исследования и разработки).
Вопрос 62 Что такое философия организации?
Ответ
Философия включает в себя описание высших ориентиров поведения, принятых организацией (смысл деятельности организации, принципы отношения менеджеров к персоналу, партнерам, конкурентам, инновациям, риску), условий продвижения к ним, объективных ограничений. Философия формируется под воздействием таких факторов, как личностные качества менеджера, его ценностные установки, характер производства. Поведение организации по отношению к субъектам окружающей среды (клиенты, поставщики, кредиторы, конкуренты, государство, общество) должно быть сбалансированным, т. е. учитывать интересы всех субъектов.