Контроль не должен быть чересчур затратным: эффект, полученный от системы контроля, должен превышать затраченные на нее ресурсы. Снизить затраты на контроль можно, используя принцип исключения. Это значит, что система контроля должна срабатывать только в случае серьезных отклонений от стандарта (выше масштаба допустимых отклонений).
Вопрос 101 Каким бывает контроль?
Ответ
Контроль можно классифицировать по различным признакам. Так, по времени осуществления различаются:
Предварительный контроль. Выполняется до начала осуществления деятельности. Целью этого вида контроля является определение готовности к осуществлению деятельности.
Текущий контроль. Выполняется по ходу процесса достижения целей. Целью этого вида контроля является обнаружение отклонений от запланированного хода процесса и установление причин этих отклонений.
Заключительный контроль. Выполняется после завершения процесса достижения целей. Целью этого вида контроля является получение информации о факте и степени выполнения задачи.
По масштабам различается полный и выборочный контроль. Полный контроль означает, что проверяется вся продукция и происходит отбраковка продукции, не соответствующей установленным требованиям к качеству. Выборочный объем производится на основе расчета или экспертной оценки объема репрезентативной («представительной») выборки. В этом случае, проверяя определенный объем продукции или услуг (выборку), можно распространить с известной степенью погрешности выводы контроля на всю совокупность продуктов или услуг.
Контроль может быть также внешним (независимым) и внутренним (ведомственным). Считается, что внешний контроль более жесткий. Но в условиях коррупции это утверждение не является абсолютным.
Вопрос 102 Что такое функция регулирования?
Ответ
Если воспринимать функцию контроля как констатацию наличия серьезных отклонений от запланированного хода процесса достижения целей и установления причин этих отклонений, то для исправления ситуации необходимо выполнить действие, которое можно назвать регулированием.
Функция регулирования представляет собой действие по выработке корректирующих мер по устранению выявленных в процессе контроля отклонений. В задачу регулирования входит также актуализация (обновление) плановых заданий, нормативов, стандартов, технических условий и регламентов.
Чаще всего отклонения от запланированного хода процесса достижения целей имеются и могут быть определены причины этих отклонений. Это значит, что менеджер может действовать в двух направлениях.
1. Устранить отклонения. Для этого менеджер разрабатывает корректирующие воздействия, которые заключаются во внутренних переменных: совершенствование технологии, кадровые перестановки, изменение структуры управления. Могут иметь значение и внешние воздействия, например низкое качество поставляемого сырья или комплектующих изделий, несвоевременность и некомплектность поставки. Действие этих факторов менеджер может устранить, например сменив поставщика. Но существуют внешние факторы, на которые власть менеджера не распространяется (изменение налоговых ставок, условий банковского кредитования, изменение законодательства, рыночной конъюнктуры). Эти причины отклонений менеджер устранить не может. Поэтому он действует в другом направлении.
2. Пересмотреть стандарты. Стандарты не должны быть слишком высокими или слишком низкими. В первом случае, когда достижение стандартов требует полного истощения сил, возникают коллизии в отношениях между менеджерами и подчиненными. Недостижимость стандартов оказывает серьезное демотивирующее воздействие на сотрудников. Заниженные стандарты сначала воспитывают у сотрудников чувство победителя («Какие мы молодцы, выполнили план!»), а потом становится ясно, что план занижен и выполнить, даже перевыполнить, его может каждый, особо не утруждаясь. Такое положение также демотивирует сотрудников.
Регулирование может быть реактивным, направленным на устранение или сглаживание выявленных отклонений, а может быть упреждающим, направленным на разработку и осуществление мер по предотвращению отклонений.
Вопрос 103 Как формируется обратная связь?
Ответ
Функции контроля и регулирования формируют в процессе управления обратную связь. Обратную связь в данном контексте можно определить как информацию о полученных результатах. Когда менеджер информирует подчиненных о достигнутых ими результатах, он использует обратную связь. Обратная связь характеризует законченность процесса управления. Если отсутствует обратная связь, то процесс достижения цели организации неуправляем (рис. 10).
Рис. 10. Формирование обратной связи
Раздел 7 Фоновые функции менеджмента
Вопрос 104 Что такое фоновые функции?
Ответ
Фоновые (у разных авторов: вспомогательные функции, связующие процессы и т. п.) функции менеджмента формируют своеобразное поле, фон, на котором происходит процесс управления посредством выполнения общих функций менеджмента: формирования целей, планирования, организовывания, контроля и регулирования. Все перечисленные общие функции объединяют два момента:
• все они требуют принятия решений;
• для выполнения любой из общих функций необходимы коммуникации, обмен информацией. Информация необходима для принятия правильного решения.
Добиваясь достижения целей организаций с помощью других людей, менеджер хочет добиться гармонии между человеком и трудом, чтобы люди относились к своему труду и его результатам как к чему-то очень важному, что позволяет им решить свои проблемы и удовлетворить свои потребности. Это означает, что менеджер постоянно думает о мотивации сотрудников: формирует ли он цели, планирует ли процессы, необходимые для их достижения, организует ли он деятельность по достижению целей, контролирует ли ход процесса по достижению целей, регулирует ли этот процесс. Функция мотивации становится фоновой функцией менеджмента.
Таким образом, к фоновым функциям относятся:
• разработка и принятие решений;
• установление коммуникаций;
• мотивирование сотрудников.
Следует иметь в виду, что фоновые функции не являются какими-то «второсортными» по отношению к менеджменту как виду практической деятельности. Их осуществление весьма важно для достижения целей организации.
Вопрос 105 Что такое решение в менеджменте?
Ответ
Под решением в менеджменте (управленческое решение) следует понимать умозаключение менеджера о действиях и состояниях объекта менеджмента, предваряющее эти действия и их последствия. Управленческое решение должно быть закреплено в сознании субъекта и доведено до объекта управления.
В соответствии с требованиями теории рациональной бюрократии управленческие решения должны оформляться в письменном виде как нормативные и распорядительские документы.
Принимая решение, менеджер чаще всего осуществляет выбор из некоторого числа альтернатив. Принять решение достаточно просто. Трудно принять хорошее, эффективное решение, отвечающее целям организации, минимизирующее затраты ресурсов и объем негативных последствий, максимизирующее полезные результаты.
Управленческие решения могут существенным образом влиять на жизнь очень большого количества людей, поэтому принятие решения является весомым моральным бременем для менеджера.
Вопрос 106 Что такое функция разработки и принятия решения?
Ответ
Функция разработки и принятия управленческого решения заключается в действиях, направленных на формирование альтернатив для выбора образа действий, субъекта и объекта этих действий в рамках менеджмента, критериев такого выбора, а также на закрепление в сознании субъекта и объекта менеджмента выбранной альтернативы.
Функция разработки и принятия управленческого решения является универсальной для всех общих функций менеджмента. Управленческие решения сопутствуют формированию целей, планированию, организации, контролю и регулированию.
Вопрос 107 Каковы требования к управленческому решению?
Ответ
Управленческое решение должно отвечать следующим требованиям.
Целевая направленность. Это требование означает, что решение всегда ориентировано на достижение одной или нескольких целей.
Обоснованность. Это требование означает, что принятию решения должна предшествовать подготовительная работа, которая заключается в изучении ситуации, размышлениях, формировании критериев выбора альтернатив и т. п.
Своевременность. Это требование означает, что следует постараться точно определить время принятия решения. Преждевременное, так же как и запоздавшее, решение не будет столь эффективным, как своевременное.
Адресность. Это требование означает, что при разработке и принятии решения следует назначить его исполнителей и указать конкретные результаты, которых они должны достичь. Если лицо, принимающее решение, и лицо, исполняющее решение, совпадают, то это требование утрачивает свое значение.
Директивность. Это требование означает, что принятое решение должно быть обязательно выполнено: оно является директивой для тех, кто его должен выполнять. Невыполнение принятых решений подрывает авторитет лица, принявшего решение, и разрушает организационную иерархию (порождает дезорганизацию).
Вопрос 108 Как классифицируются управленческие решения?
Ответ
По функциям управления
• Плановые.
• Организационные.
• Контрольные.
Наиболее многочисленные решения – организационные.
По важности
Стратегические. Решения относительно логики поведения на рынке, запуска новой продукции или услуги, диверсификации, открытия филиалов. Эти решения требуют глубокой проработки и п