Система повышения квалификации предусматривает обучение уже опытных сотрудников на различных курсах и семинарах, где даются новые знания, идет ознакомление с новинками законодательства, обмен опытом работы на семинарских занятиях. Здесь используются различные методы обучения: это циклы лекций, разбор конкретных ситуаций, групповые дискуссии, деловые игры, ролевые игры, моделирование и т.п. Как правило, на курсы повышения квалификации направляются сотрудники перед повышением или сразу после повышения их по должности.
Работа с документами по личному составу.
Документы, создаваемые при приеме, увольнении, перемещении сотрудников, предоставлении отпусков, поощрениях, проверке составляют группу документов по личному составу. К ним также относятся: заявления, приказы по личному составу, характеристики, трудовые книжки, личные карточки с полными установочными данными, анкеты, автобиографии, трудовые договора, заключаемые сотрудниками, расписки и обязательства о неразглашении коммерческой тайны, копии диплома, справки о приобретении специальности, медицинская справка, объяснительные и докладные записки. А также расписка на право фирмы проверять сотрудника, расписка о лояльности фирме (банку).
В фирмах этой работой должен заниматься руководитель СБ, а там, где ее нет сам директор фирмы. Все указанные документы формируются в личное дело (за исключением материалов проверок) в следующем порядке:
1 .Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
2. Заявление о приеме на работу (направление или представление)
3. Анкета или личный листок по учету кадров.
4. Автобиография.
5. Копии документов об образовании. Характеристики.
6. Выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении).
7. Дополнения к личному листку по учету кадров.
8. Дополнение к личному делу по учету поощрений.
9. Справки и другие документы
На фирме создается архив дел, в который складываются дела по их номенклатуре с указанием сроков хранения.
Организация кадровой работы по сохранности коммерческой тайны
На СБ ложится вся ответственность за обучение сотрудников фирмы соблюдению конспирации и сохранению коммерческой тайны (КТ).
Эта работа делится на два основных аспекта:
1. Обучение сотрудников конспирации и сохранению КТ.
2. Контроль за сохранением КТ.
СБ должна контролировать практическую деятельность всего коллектива и каждого сотрудника в отдельности, следить за организацией делопроизводства, за хранением секретных документов на фирме (банке), создавать нормальный производственный климат в коллективе.
С самого начала работы с кадрами СБ активно участвует в проведении кадровой политики:
– подборе кадров и оформлении их на работу;
– изучения кадров в ходе их деятельности;.
– выявлении негативных тенденций в коллективе;
формировании в людях чувства ответственности за соблюдение экономической безопасности;
вести обучение кадров вопросам бдительности и конспирации, соблюдению КТ, соблюдению личной безопасности и безопасности зданий и помещений фирмы.
Еще при подборе кадров на работу сотрудники службы безопасности проводят с ними обстоятельную беседу, дают им для заполнения анкету, просят написать автобиографию. При приеме на работу каждый кандидат подписывает ряд обстоятельств:
о неразглашении КТ во время работы на фирме и после увольнения;
– о лояльности фирме (сообщении об известных ему угрозах);
– о праве фирмы проверять сотрудника при приеме его на работу.
Контроль за прохождением документов.
СБ ведет контроль за порядком деловой переписи в соответствии с инструкцией по ведению делопроизводства:
– печатание, уничтожение черновиков;
– регистрация;
– хранение;
– рассылка;
– допуск исполнителей работ к документам;
– уничтожение документов.
При рассылке документов, содержащих КТ потребителям, СБ предварительно проверяют наличие у потребителей условий хранения таких документов. При несоблюдении этих условий СБ налагает запрет на их рассылку.
Служба безопасности предприятия должна организовать обучение вопросам бдительности и постоянно вести работу по контролю за содержанием телефонных переговоров.
Опасность при передаче информации, включающей КТ, заключается в следующем:
– возможности заинтересованным лицам прослушивать Ваши телефонные разговоры;
– перехватывать, записывать и накапливать информацию. Поэтому СБ должна разрабатывать инструкцию, ограничивающую сохранность секретов фирмы: телефон использовать только для передачи вспомогательной информации открытого характера;
к передаче деловой информации допускаются только специалисты, знающие требования и инструкции;
– перед сеансом телефонной связи беседа планируется и подготавливается.
Требования: краткость, минимум сведений, не отклонятся от темы.
Технические мероприятия защиты речевой информации:
ограничивать число телефонных аппаратов для деловых переговоров;
– исключить отводы параллельных аппаратов;
– не устанавливать телефонные аппараты в залах заседаний;
– установка шифраторов, устройств, блокирующих линии от средств перехвата, для неконтактного перехвата;
– установка защитных аппаратов;
– применение других мер, затрудняющих перехват (устанавливаются профессионалами).
Служба безопасности предприятия проводит планомерное изучение осведомленности сотрудников о деятельности фирмы.
Специалисты, допущенные к основным секретам фирмы, использующие свой опыт, профессионализм, знания представляют наибольшую ценность для фирмы и чем больше их осведомленность, тем больше их ценность и тем больше забот по обеспечению безопасности.
При проведении анализа о возможной осведомленности сотрудников необходимо учитывать следующие факторы:
– специалисты должны иметь четкое представление о границах открытого использования информации;
– СБ должна принимать меры по неразглашению КТ и созданию условий для смягчения возможного ущерба в случае использования материалов фирмы сотрудниками, ушедшими из фирмы (утечка мозгов и секретов);
– СБ должна рекомендовать ограничение приема посетителей и ограничение их доступа в какие-либо помещения фирмы, кроме приемной комнаты.
Немало случаев, когда преступным формированиям удавалось устраивать своих людей в фирмы в качестве вспомогательного персонала (уборщицы, повара, шоферы) и технических работников (секретари, машинистки, переводчики и т. д.). Через этих людей преступникам удавалось получать ценную информацию о режиме дня руководителей и ведущих экспертов, о коммерческих операциях, связанных с получением (передачей, перевозкой, хранением) денег и других материальных ценностей. Поэтому важной задачей для коммерческих организаций становится защита от проникновения информаторов, связанных с преступными группировками. Коммерческая тайна разглашается там, где утрачены бдительность и единство коллектива. Это позволяет преступникам легко находить и эффективно использовать в своих целях слабые, уязвимые места в кадровой работе отдельных банков и акционерных обществ. Особого внимания требует обстановка в планово-финансовых службах, сотрудники которых занимаются развитием кредитно-финансовых отношений и в наибольшей степени осведомлены о ресурсной ситуации в своей организации, предстоящих переговорах и встречах руководителей, их возможных поездках и т. п. Криминальные группировки при изучении сотрудников коммерческих структур делают упор на выявление главным образом их негативных черт (стремление к стяжательству, повышенный меркантилизм, склонность к интригам, склокам и конфликтам), а также стремятся выявлять участие сотрудников в незаконной коммерческой деятельности, в не предусмотренных уставом организации операциях, результаты которых можно было бы использовать для компрометации этих сотрудников. В подобных условиях считается более целесообразным при нынешних обстоятельствах заблаговременно прогнозировать вероятность создания чрезвычайной обстановки и соответственно осознанно и целенаправленно подходить к формированию комитета (группы) по чрезвычайным происшествиям.
Таким образом, в части кадровой работы угроза безопасности бизнеса должна рассматриваться как вероятность:
внедрения в органы управления организацией сообщников злоумышленников и их групп;
вербовки из числа сотрудников негласных осведомителей, работающих в интересах криминальных групп.
Для предотвращения этого рекомендуется:
– тщательно проводить проверку, изучение и контроль за персоналом, нанимаемым на работу, оценивать в первую очередь деловые и личные качества поступающих, особенно тех, кто в наибольшей степени будет осведомлен о распорядке дня и местопребывании первых руководителей и планах организации;
осуществлять постоянный контроль за формированием и поддержанием неконфликтных отношений между руководителями и рядовыми сотрудниками, возникающие конфликты улаживать рациональным путем.
Начальник отдела (управления) кадров должен участвовать в работе комитета по чрезвычайным происшествиям. Целесообразно иметь текущие планы оперативных мероприятий:
– по регулярной проверке собственного персонала, а также деловых партнеров;
– по обеспечению сохранности конфиденциальной информации и деловой переписки; предупреждению возможной утечки данных о планируемых и принимаемых решениях (в первую очередь – из групп размножения (копирования) документов, компьютерных терминалов и сетей, а также архива и бухгалтерии).
В контрактах, заключенных с сотрудниками, необходимо четко обозначать персональные функциональные обязанности всех категорий сотрудников и на основе существующего российского законодательства и внутренних документов определять их ответственность за любые виды нарушений, связанных с разглашением или утечкой информации, составляющей коммерческую тайну. В этой связи целесообразно вводить в служебных документах организации гриф "конфиденциально" и применять различного рода надбавки к окладам для категорий персонала, работающих с этими документами. Не менее важны для безопасности коммерческих предприятий процедуры увольнения сотрудников. Многих наших руководителей мало интересуют чувства и переживания персонала, который по тем или иным причинам "попадает под сокращение" или самостоятельно изъявляет желание уволиться. Как показывает опыт, такой подход часто приводит к серьезным негативным последствиям.