Рис. 61. Ментальная карта при составлении колеса жизни – категории жизни (уровень 1)
3.Уровень 2 – это реальная оценка каждой категории жизни, цели, которых вы хотите достигнуть в данном направлении, действия, которые приведут вас к этой цели, и достигнутые результаты, которые заполните по итогам проделанной работы.
Я рекомендую вытягивать каждую категорию до определенной балльной оценки по отдельности.
Также в формате интеллект-карт вы можете вести краткосрочное планирование. Mind Manager предусматривает для этого специальный шаблон. Он выглядит следующим образом.
Например, вы приняли решение заняться спортом.
Поставьте себе на эту категорию три цели и в течение месяца работайте только над ней. В следующий месяц уделите внимание личностному развитию. И т. д.
Рис. 62. Ментальная карта при составлении колеса жизни – план по развитию категории (уровень 2)
Также в формате интеллект-карт вы можете вести краткосрочное планирование. Mind Manager предусматривает для этого специальный шаблон. Он выглядит следующим образом.
Рис. 63. Шаблон Mind Manager для организации личного планирования
Шаблон предлагает вам дифференцировать задачи по категориям. Если вы составляете план на день или неделю, то их может и не быть. Кроме того, можно разделять задачи не по категориям, а по временному отрезку. Это рационально для долгосрочного планирования. То есть уровень 1 сформируют не категории дел, а временные интервалы. Например, планируя на год, временные интервалы – это месяцы. При 12-недельном планировании – недели. Вторым уровнем, согласно шаблону, вносятся поставленные вами цели или задачи. Я рекомендую добавить еще один уровень, который будет отражать количественную характеристику каждой цели, а также сроки, в которые она должна быть достигнута. Ведь главное правило постановки целей заключается в том, что они должны быть измеримыми и ограниченными во времени.
12-недельное мышление для личного планирования наиболее эффективно по тем же причинам, что и для компании. Главное правило успешного человека – это четкое видение своих целей. Но недостаточно их поставить, их надо достигнуть. Вы замечали, что за последние три месяца уходящего года достигаете больше, чем за весь год? Или вспомните свое студенчество, когда готовились к экзамену в последнюю ночь, хотя знали о неизбежности сессии задолго до ее начала. Не задумывались, почему мы успеваем завершить столько дел за столь короткие сроки, хотя зачастую на них дается достаточно времени? Дело в психологии Homo sapiens: близость крайнего срока (или deadline) усиливает вашу мотивацию в разы! Хотите увеличить годовую эффективность минимум в 4 раза? Замените годовое мышление 12-недельным. Для этого нужно всего лишь перестать планировать 12 месячный год, навсегда забыть, что в году 365 дней, и вообще отказаться от календарного года! Теперь в вашем году будет не 12 месяцев, а всего 12 недель! А ментальные карты использовать для визуализации своих целей и их фиксации. Подробнее о 12-недельном методе личного планирования вы можете прочитать в моем ежедневнике.
To-do листы
To-do листы – это инструмент тайм-менеджмента для управления временем и его планирования.
Это ваш ежедневный помощник, представляющий собой список подлежащих выполнению дел на определенный временной отрезок.
Формируя с вечера список на завтра, вы сможете с максимальной эффективностью использовать свое время и успевать выполнять гораздо больше дел за день, чем делали до этого.
Существует несколько рекомендаций по составлению To-do листов:
1. Планируйте и фиксируйте важные дела. Если у вас регулярно проходят встречи или вы пребываете в режиме многозадачности, то удержать в памяти всю информацию достаточно сложно. Вам обязательно следует вести To-do листы, чтобы ничего не забыть и не пропустить важные дела.
2. Расставляйте приоритеты. Задач может быть бессчетное количество, но необходимо среди них выбирать наиболее важные и приближающие вас к вашей цели. Поэтому учитесь говорить «нет» просьбам, которые отнимают ваше время. И начинайте формировать список с самых значимых задач. Последовательность их выполнения должна соответствовать приоритетности.
3. Расходуйте свое время грамотно! Ваш час как руководителя, стоит в разы дороже, чем наемных сотрудников. Поэтому делегируйте все полномочия, которые можете делегировать. Знаю, что изначально вам будет очень сложно передать кому-то часть, так как вы полагаете, что лучше вас с ними никто не справится. И в этом вы абсолютно правы! Но, повторю, ваше время дорого стоит. Поэтому освободите свое время от незначительной текучки, выйдите из работы в бизнесе и займитесь работай над бизнесом. Подробнее о том, как грамотно делегировать полномочия, вы можете прочесть в моей книге «Увеличение эффективности отдела продаж за 50 дней» (ИД «Питер»).
4. Создавайте To-do листы, опираясь на свои биоритмы. То есть если вам удобно проводить встречи в первой половине, то назначайте их на это время. И т. д.
Если у вас накопилось значительное количество дел и вы не знаете с чего начать, To-do листы помогут вам структурировать задачи и выполнить их.
Они не только не позволят забыть про какое-либо дело, но и будут мотивировать вас к их выполнению. Так как все задачи будут зафиксированы, это будет вам регулярно напоминать о необходимости их завершения. Если, например, вы поставили себе на день 7 задач, 6 из которых выполнили, а с последней ленитесь,
то с большой вероятностью можно утверждать, что вы закончите и последнее на день дело, несмотря на свое нежелание браться за него. Просто потому, что смотреть на список, в котором вычеркнуты все запланированные дела, значительно приятнее, чем на тот, где одна задача осталась не закрытой.
Как вы уже поняли, To-do листы – это инструменты для краткосрочного планирования. И заносить в них необходимо все требующие выполнения дела, независимо от того, хотите ли вы их выполнять или нет.
Помимо приоритетности, дела можно ранжировать и по степени привязки ко времени. Одни из них имеют четкую временную привязку.
Например, время встречи или отправки поезда. Это так называемые «жесткие» задачи.
Другие необходимо выполнить в течение дня, но не в конкретный промежуток времени. Это «гибкие» дела.
Также выделяют «плавающие» задачи, которые необходимо выполнить, но не обязательно в данный день, или перетекающие изо дня в день.
Ментальные карты для To-do листов рисуют невероятно просто.
1. Ядром карты в данном случае является блок с датой, на которую формируется список дел.
Рис. 64. Ядро ментальной карты при составлении To-do листа – дата
2. Первый уровень карты – это классификация задач, т. е. жесткие, гибкие и плавающие.
Рис. 65. Ментальная карта при составлении To-do листа – классификация дел (уровень 1)
3.Второй уровень – это сами задачи. Жесткие привязываются к дате и времени. Если вы используете Mind Manager, то в нем предусмотрена такая функция. Также вы можете делать какие-либо дополнительные нужные вам пометки рядом с задачами.
Рис. 66. Ментальная карта при составлении To-do листа – список дел (уровень 2)
Бизнес-план
Мы уже определили в предыдущих главах, что успех в бизнесе невозможен без планирования, независимо от масштабов деятельности.
Еще одним планирующим документом является бизнес-план. Он представляет собой структурированный документ, содержащий стратегию компании, ее цели и пути их достижения, рассчетный объем необходимых для этого ресурсов, место компании на рынке и описание фундаментальных элементов, влияющих на ее успех. Например, конкурентные преимущества, рынки сбыта, маркетинговый план и т. д. Бизнес-план призван показать реальные шансы реализации бизнес-идеи и дать ответы на вопросы:
1. Является ли бизнес прибыльным?
2. Если да, то насколько?
3. Как скоро окупятся вложенные в него средства? Чаще всего составление бизнес-плана ассоциируется
с началом бизнеса, т. е. стартапом. Однако его формируют и уже функционирующие компании: для выбора стратегии развития или перед началом крупного проекта. Он предназначен для двух групп пользователей:
1. Внутренние пользователи – это люди, имеющие непосредственное отношение к компании. Например, очень важное значение бизнес-план имеет на этапе зарождения деловой идеи. Именно при его составлении стартап сможет оценить жизнеспособность идеи, разобраться в своем продукте, предвидеть перспективы внедрения на рынок, рассчитать объем необходимых для старта инвестиций.
Бизнес-план важен и для учредителей уже созданной и работающей компании. Например, в преддверии масштабных реформ или геополитических изменений. Он способен проинформировать собственников о положении дел в компании, чтобы они смогли оценить свой потенциал и правильно выбрать траекторию дальнейшего развития компании в условиях меняющейся экономики.
2. Внешние пользователи – это лица, не имеющие на данный момент отношения к компании, но планирующие тем или иным способом принять участие в ее деятельности.
В первую очередь, к внешним пользователям, заинтересованным в бизнес-плане, относятся инвесторы и кредиторы. Людям, которые готовы вложить денежные средства в ваше дело, крайне необходимо знать положение дел в компании, видеть свою выгоду от участия в проекте, оценивать сроки окупаемости затрат и быть готовыми к потенциальным рискам. Ведь они хотят участвовать исключительно в многообещающих проектах.
Главная задача бизнес-плана, составляемого для внешних пользователей, – это доказать привлекательность и перспективность вашей идеи, пробудить к ней интерес и желание участвовать в ее реализации.
Бизнес-план – это документ макропланирования в компании. Он включает в себя рассматриваемые в данной книге маркетинг-план, риск-менеджмент, SWOT-анализ, стратегическое планирование. То есть оценивает бизнес всесторонне и во взаимосвязи всех элементов. Составив бизнес-план, вы: