2. Нарисуйте вашу организационную структуру «на вырост» через 1–2 года.
3. Переложите в ментальные карты в Mind Manager.
Глава 4Функциональная модель
Функциональная модель организации – это, утрированно, организационная структура, также отражающая отделы и роли, но в добавление к этому прописывающая должностные функции каждого сотрудника в разрезе всей компании.
Наличие прописанной функциональной модели способствует оптимизации процессов в компании. Дело в том, что, имея на листе бумаги все функции, выполняемые каждым сотрудником, вы увидите, какие из них пересекаются. Бывает, что одна элементарная задача возложена на нескольких человек, несмотря на то, что с ней вполне справится и один. Кроме того, при такой ситуации может возникнуть проблема с поиском ответственного лица. И наоборот, вы никак не можете повысить эффективность некого процесса, а после составления функциональной структуры поймете, что на его выполнение просто не хватает рабочих рук. Возможно, вы также обнаружите, что какая-то функция возложена абсолютно не на того специалиста. Исправление перечисленных выше ситуаций – это и есть оптимизация процессов. Таким образом, грамотно перераспределяя функции, вы освободите время у тех сотрудников, которые расходуют рабочее время на абсолютно не свои задачи, каждый будет заниматься тем, чем должен и что умеет.
Функциональная модель позволит вам решить проблемы с ответственными лицами. Благодаря ее наличию вы точно будете знать, кто несет ответственность за выполнение каждой из задач в вашей компании, назначите ответственных на те функции, за которые до этого времени никто не отвечал, и не столкнётесь с ситуацией, когда, если что-то не так, каждый перекладывает вину на другого.
Я советую вам составлять функциональную структуру в программе Mind Manager. В ней есть удобная для нашего случая функция – заметки. Ее можно «прикрепить» к функции и прописать в ней инструкцию по выполнению этой функции. Если совместить на одной карте организационную структуру, функциональную модель и должностные инструкции, то этого регламентированного описания достаточно для начала оптимизации процессов в бизнесе.
Как и в случае с созданием организационной структуры компании, ментальная карта для функциональной модели носит лестничную форму. Кроме того, все уровни и ядро у нее те же, что и в организационной структуре, с тем лишь отличием, что для описания функциональной модели вам необходим еще один уровень, отражающий функциональные обязанности.
1. Ядро ментальной карты, отражающей функциональную структуру, – это собственник компании (генеральный директор). Оно располагается по центру верхней части рабочего поля, так как дальнейшие ответвления будут формироваться не вокруг ядра, а под ним.
2. Первый уровень данной карты – это заместитель генерального директора, руководители и директора отделов, внеструктурные единицы, например, секретарь. Однако этого недостаточно. Выделив руководителей второго уровня (с точки зрения иерархии подчинения в компании, а не с точки зрения уровней ментальной-карты), необходимо определить их функции, т. е. то, для чего, собственно, и прорисовывается функциональная модель. В продукте Mind
Manager, как это показано на рисунке, прописать функции можно в виде «прикрепленных» к должности заметок.
Рис. 16. Уровни ментальной карты при составлении функциональной модели
3. Уровень 2 отражает сами отделы, которыми руководит управленческое звено, выделенное в уровне 1 данной карты. Некоторые единицы первого уровня ментальной карты могут не иметь отделов.
4. Уровень 3 – это подотделы отделов из уровня 2.
5. Уровень 4 – это все должности, существующие в каждом из указанных в уровне 3 подотделов. Но их простого перечисления недостаточно. Выделив роли, необходимо на каждую роль прописать функциональные обязанности.
Рис. 17. Функциональная модель в ментальной карте
Таким образом, функциональная модель – это организационная структура, с добавленными к каждой профессиональной роли компании функциональных обязанностей. Поэтому целесообразно совместить две данные структуры в одной карте.
Краткое резюме главы
Задание в конце главы
1. Разработайте функциональную модель на основании организационной структуры.
2. Оптимизируйте, удалите повторяющиеся функции.
3. Назначьте ответственных на функции, за которые никто не отвечает (такие тоже бывают часто).
Глава 5Должностная инструкция
Сколько ваших наемных сотрудников ознакомлено со своей должностной инструкцией? Сколько из них прочли ее от первого до последнего предложения? Или того более, сколько человек может воспроизвести ее наизусть? Уверен, что никто. В лучшем случае, в паре фраз в самых общих чертах. Потому что должностная инструкция – это длинный и скучный текст; формальность, которая если и существует, то исключительно для «галочки», и никак не используется.
Более того, как правило, никто не прорабатывает должностные инструкции персонально под свою компанию, а идет наипростейшим путем – скачивает стандартные, слишком стандартизированные, формализованные и обобщенные тексты из квалификационных справочников.
Но на практике, те функции, которые прописаны в инструкции, и те, что выполняет сотрудник в действительности, абсолютно не сходятся. А тем временем четкое знание сотрудниками своих обязанностей и следование им – важный момент для успеха компании.
Отсутствие должностных инструкций или наличие никому неизвестных и неработающих может порождать множество проблем.
Например, сотрудники будут противиться дополнительным функциям, ссылаясь на какую-нибудь инструкцию из Интернета, которая этой обязанности не содержит.
Например, специфика вашего бизнеса или маркетинговые меры потребовали наделения менеджера по продажам такой обязанностью, как комплектование подарков для клиентов. Стандартная должностная инструкция этой функции не содержит, чем и может воспользоваться ваш сотрудник.
В своей консалтинговой практике я часто сталкиваюсь с ситуацией, когда на попытку неформально, т. е. без документальной фиксации, расширить должностные функции сотрудник занимает оборонительную позицию, обосновывая свой отказ так: «Я не буду этого делать, потому что в мои обязанности не входит!». И с правовой точки зрения он прав.
Кроме того, руководитель и сотрудник мыслят и смотрят на один и тот же процесс по-разному. Вероятнее всего, существует огромное расхождение в том, что на самом деле делает сотрудник, и тем, что вы как руководитель, думаете, что он делает.
Избежать подобных разногласий помогут должностные инструкции. Одинаковое видение всеми участниками своих и чужих обязанностей не только оказывает положительное влияние на результат рабочего процесса, но и оздоровляет корпоративную атмосферу, исключая внутренние межличностные конфликты на фоне противоречий в части распределения обязанностей и ответственности.
Если вы проработаете должностные инструкции для персонала в программе Mind Manager, то избежите тягостных действий и лишней работы при их корректировке.
В данной программе вы с легкостью сможете добавлять или удалять обязанности без исправления и тем более постоянного переписывания всей инструкции. Таким образом, вам достаточно единожды создать документ, а затем дорабатывать его под условия компании.
Вы можете составлять должностные инструкции самостоятельно. Однако я рекомендую сделать это руками самих сотрудников. Поручите им прописать свои функции и инструкцию по выполнению каждой возложенной на них задачи, так как, во-первых, сам персонал лучше осведомлен об ежедневно выполняемых им действиях, а во-вторых, это сэкономит колоссальное количество времени на процесс формирования должностных инструкций. Затем вы внесете свои корректировки и пожелания.
После того как должностные инструкции будут составлены и доработаны, они в обязательном порядке должны быть доведены до всего персонала. Это можно сделать на планерке.
Кроме того, каждый сотрудник должен расписаться под тем, что он ознакомлен со своей должностной инструкцией.
Итак, начнем составление должностных инструкций в формате интеллект-карты. Пример приведен для должности – менеджер по продажам.
1. Ядро ментальной карты при разработке должностных инструкций – это служебная роль, т. е. должность.
В нашем случае это менеджер по продажам.
Рис. 18. Ядро ментальной карты (центральная тема)
Первым уровнем в данной карте станет список должностных функций роли, для которой составляется карта. Если у вас есть функциональная модель, то можете отзеркалить ее в данную карту.
Так, в нашем примере на менеджера по продажам возложены такие обязанности, как продажи оптовому клиенту, устранение рекламаций, оформление счета и др. Всех их и отражаем на первом уровне ментальной карты.
Рис. 19. Ментальная карта при описании должностных инструкций – функции должности (уровень 1)
3. Выделив должности, необходимо прописать, что подразумевает каждая из них, какие обязанности она включает. Например, функция «осуществление продаж оптовому клиенту» может включать только проведение исходящих звонков/ проведение исходящих звонков + ответ на входящие звонки + назначение встречи с заинтересовавшимися продуктом клиентами/ проведение исходящих звонков + выставление счета на оплату товара/ и т. д. Поэтому, чтобы и вы, и сотрудник одинаково понимали, что относится к его обязанностям, а что нет, а также для исключения ситуаций, когда некая функция напрямую не возложена ни на кого и поэтому ее никто не выполняет, следует уточнить этот момент. Подробное раскрытие всех обязанностей на каждую должность – это второй уровень ментальных карт.
Рис. 20. Ментальная карта при описании должностных инструкций – обязанности, включенные в функцию (уровень 2)