Имеет при себе каждый участник:
✓ список вопросов и текущих проблем от каждого участника;
✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений. Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных докуметов.
2.2. Порядок проведения
В начале объявляем повестку.
Цель:
✓ проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце;
✓ объявить о важных событиях и нововведениях в компании;
✓ проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронной постановки задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;
✓ определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);
✓ проконтролировать выполненные задачи с прошлой недели.
Отдел продаж:
На стол кладется отчет по менеджерам.
✓ Определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок? (установить ПО, обучить продавцов, обеспечить промопродукцией и образцами);
✓ определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине нашей компании (личный контакт коммерческого директора).
Технолог:
На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами.
✓ определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия;
✓ контролируются расходы на рекламацию.
2.3. Протокол проведения собрания
2.3.1. Утвердить форму
2.3.2. Заполняет секретарь
3. Ежемесячные планерки
3.1. Цель, время, участники, документы
Порядок проведения ежемесячной планерки определяется руководителем компании.
Цель:
✓ проконтролировать выполнение планов продаж; утвердить новые планы продаж совместно с коммерческим и исполнительным директором;
✓ определить бюджет на месяц и график платежей;
✓ подвести итоги по продажам предыдущего месяца;
✓ сплотить команду, наградить победителей, провести мотивирующие встречи;
✓ мотивация: внедрить новые KPI, бонусы, а также нематериальную мотивацию;
✓ наметить мероприятия по стратегическому развитию;
✓ наметить мероприятия по маркетингу и рекламе;
✓ бюджетирование, график платежей;
✓ подведение итогов.
Когда:
Первый вторник месяца.
Кто проводит:
Исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании.
Кто присутствует:
✓ Руководитель компании;
✓ Исполнительный директор (менеджер по развитию);
✓ Финансовый директор (главный бухгалтер);
✓ Менеджеры по продажам;
✓ Технолог;
✓ Руководитель отдела логистики.
Обязательные документы:
Все отчеты предоставляются в распечатанном виде.
Предоставляет бухгалтер:
✓ Отчет по продажам за месяц.
Руководитель отдела продаж:
✓ Отчет по продажам по каждому менеджеру (сводный за месяц).
Технолог:
✓ Статистика по рекламациям, относительно прошлых месяцев.
Имеет при себе каждый участник:
✓ список вопросов и текущих проблем от каждого участника;
✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений;
✓ 1–2 идеи, как улучшить процессы в компании, как продавать больше, как улучшить сервис.
Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.
3.2. Порядок проведения
Цель:
✓ проконтролировать выполнение планов продаж;
✓ утвердить новые планы продаж совместно с коммерческим и исполнительным директором;
✓ определить бюджет на месяц и график платежей;
✓ подвести итоги по продажам предыдущего месяца;
✓ сплотить команду, наградить победителей, провести мотивирующие встречи;
✓ мотивация: внедрить новые KPI, Бонусы, а также не материальную мотивацию;
✓ наметить мероприятия по стратегическому развитию;
✓ наметить мероприятия по маркетингу и рекламе;
✓ бюджетирование, график платежей;
✓ подведение итогов.
Кто присутствует:
✓ Руководитель компании;
✓ Исполнительный директор (Менеджер по развитию);
✓ Финансовый директор (главный бухгалтер);
✓ Менеджеры по продажам;
✓ Технолог;
✓ Руководитель отдела логистики.
Руководитель компании:
Высказывает свое мнение по прошлому месяцу, определяет направления развития компании, доносит мнение учредителей. Обсуждает важные вопросы на свой взгляд. Ставит задачи, сроки выполнения (дедлайны) и назначает ответственных.
Финансовый директор (главный бухгалтер):
На стол кладется сводный отчет по объему продаж за месяц,% прибыли, отчет о расходах, отчет о кредиторской и дебиторской задолженности + сравнение с задолженностью за прошлый месяц.
✓ Дебиторская задолженность более 6 месяцев.
✓ Какие мероприятия можно провести, чтобы снизить расходы.
Отдел продаж:
На стол кладутся сводный Отчет по менеджерам, Отчет по продажам, Отчет по активности, данные по конверсии.
✓ Определяется возможность развития новых каналов сбыта;
✓ определяется возможность производства новых продуктов, на основании спроса;
✓ каналы привлечения клиентов в процентном соотношении от объема продаж с клиентов на каждый канал (15 % контекстная реклама, 55 % холодные звонки, 20 % реактивация, 10 % рекомендации);
✓ количество новых клиентов за месяц (Отдел Активных продаж);
✓ количество развитых клиентов, которые перешли из категории С в В и из В в А (Клиентский отдел);
✓ какое количество постоянных клиентов, количество клиентов категории А, В и С (Клиентский отдел);
✓ количество реактивированных клиентов и их объем продаж за месяц. (Отдел активных продаж);
✓ анализ конкурентов: цены, продукты, специальные предложения (offers);
✓ какие мероприятия проводились по развитию отдела продаж: книги, тренинги, курсы и тд. Что внедрили? Как повлияло на продажи?
Технолог:
На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами.
✓ Определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия;
✓ контролируются расходы на рекламацию.
Имеет при себе каждый участник:
✓ список вопросов и текущих проблем от каждого участника;
✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений;
✓ 1–2 идеи как улучшить процессы в компании, как продавать больше, как улучшить сервис.
Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.
3.3. Протокол проведения собрания
3.3.1. Утвердить форму
3.3.2. Заполняет секретарь
Задания в конце главы
1. Разработать регламент на проведение ежемесячный совещаний.
Глава 8Мозговой штурм (brain-storming)
Мозговой штурм – это креативный метод поиска решения для какой-либо задачи, предполагающий генерацию раб очей группой максимального количества идей в минимальные сроки, основанный на синтезе и модификации различных идей, а также выявлении их скрытых возможностей.
Мозговой штурм применим для любой проблемы, имеющей вариантность решений. Кроме того, его можно использовать не для поиска решения, а для сбора информации по какому-либо вопросу.
При организации мозговой атаки лучше воспользоваться отдельным помещением (кабинетом), в который не будут проникать внешние шумы. Для проведения штурма вам обязательно необходимо подготовить флипчарт, ватман или иное просторное рабочее поле, куда вы будете записывать предлагаемые идеи. Не затягивайте проведение мозгового штурма более чем на час. Участники устанут, а также за этот промежуток будет высказано слишком большое количество предложений, из которых вам будет сложно выбрать наилучшее.
Как правило, мозговой штурм подходит для всего и для каждого. Особых требований к участникам процесса нет. Однако это должны быть активные люди, не боящиеся высказывать свое мнение. Не бойтесь приглашать тех, кто ничего не понимает в процессе, на котором генерируется идея, так как мозг новичка еще не засорен стереотипами и может предложить иные, нестандартные решения. Специалисты также могут участвовать в проведении мозгового штурма, но не как участники, а в качестве приглашенных экспертов. Если вы часто прибегаете к данному методу, то лучше менять состав рабочей группы, так как новые участники внесут свежий взгляд на проблему. Формировать команду из людей с ощутимой разницей в служебном положении я вам не рекомендую, так как это делает атмосферу более напряженной и сдерживает генерацию идей. Кроме того, лучше избегать пессимистов среди участников рабочей группы. Они не окажут положительного воздействия на процесс.
Оптимальное количество участников в группе – 7 человек. Я не рекомендовал бы проводить мозговой штурм в группе менее 6 человек и более 12. Однако все зависит от состава группы, а именно от активности каждого участника. Не допускайте размещение участников по типу «театр», когда один человек сидит за спиной другого, как в театральных и концертных залах. Между участниками должен быть зрительный контакт. Также важно отойти от строгой дисциплинированности и создать непринужденную, дружескую атмосферу.
Я рекомендую проводить мозговой штурм в два этапа. Первый этап организуется по мере необходимости поиска решения для возникшей задачи. Второй этап – это мозговая атака по этой же теме, но через пару дней после первого этапа. Это связано с тем, что часто хорошие идеи возникают уже после окончания действия. А двухэтапность процесса позволит вам услышать и их.