Блок 4
День «Х»: организация на месте
Если угождаешь, угождай каждому по-своему.
Филип Дормер Стенхоп Честерфилд
Суть вашей работы заключается в том, чтобы дарить положительные эмоции. И если все будет организованно безупречно, люди, которые пришли на ваше мероприятие однажды, придут снова.
В день мероприятия необходимо помнить, что у вас есть две целевые аудитории: первая – тренер и его команда, вторая – участники тренинга. Тренер, как правило, с большим пониманием относится к вам как к организатору, зная, что организовать мероприятие не так легко, но тем не менее в глазах тренера весь процесс должен выглядеть безупречно. Так же мероприятие должно выглядеть и в глазах клиентов. Поговорим об организации с двух сторон.
Первая сторона: тренер, что он видит и как сделать, чтобы он не беспокоился ни о каких проблемах и приезжал к вам еще. И второй момент, на который вам нужно обратить внимание, – это люди, которые к вам приходят.
Как сделать так, чтобы тренер остался вами доволен
Время. Итак, день мероприятия. В первую очередь необходимо уделять достаточно внимания самому тренеру. Лучше самостоятельно забрать его из гостиницы, отвезти на завтрак и уже затем привезти в заранее подготовленный к занятиям зал. Желательно, чтобы вы с тренером приехали за полчаса до события. Чтобы тренер мог поставить оборудование, настроить презентацию и проверить, все ли в порядке. После того как все готово, тренера необходимо увезти из зала и дать возможность немного отдохнуть перед самим тренингом.
Зал. Чтобы избежать проблем с самой площадкой, при ее бронировании всегда берите несколько контактов. Бывали случаи, когда участники, тренер и менеджеры дожидались людей, ответственных за зал, перед запертыми дверями. Очень важно, чтобы в зале была вытяжка и максимально комфортные условия для работы, ведь тренинг может длиться и 2 часа, и 12 часов.
В сам день тренинга необходимо обратить внимание на множество мелочей. Менеджеры компании должны знать, где находятся уборная, аптека, где можно выпить кофе. Все они, конечно, обязаны носить беджи, которые должны отличаться от беджев участников. Для многих мероприятий необходимо иметь выход в Интернет. Менеджер должен владеть информацией, необходимой для подключения к нему.
Важные мелочи, которые позволят вам представить себя как хорошего организатора
Из важных мелочей – обязательное наличие достаточного количества бумаги и маркеров. Есть тренеры, которые работают без проектора, а только с доской и маркерами, поэтому нужно запастись большим количеством маркеров и бумаги. К сожалению, бывает такое, что при аудитории 200 человек у тренера заканчиваются маркеры.
У менеджера обязательно должны быть с собой скотч, ножницы, ноутбук, зарядное устройство для ноутбука, телефон, зарядное для телефона. Лучше иметь несколько зарядок – клиенты нередко о них спрашивают. Стоит также иметь аптечку, хотя это и не входит в ваши обязанности.
Если помещение, в котором вы проводите тренинг, сложное для ориентации, подготовьте указатели. Если вы этого не сделали заранее, то возьмите листы А4 и нарисуйте стрелки. Наличие таких вещей улучшит логистику помещения.
В день мероприятия нужно приехать в зал за 3 часа до начала, чтобы проверить все организационные моменты: наличие промоматериалов, воды для спикеров, доски, маркеров, проекторов, листов и ручек для участников. Вы или ваш помощник (возможно, волонтер) постоянно должны находиться в зале, если мероприятие крупное, позаботьтесь об охране – пары секьюрити будет достаточно. Организуйте «стол решения проблем», чтобы люди знали, куда обратиться в случае возникновения сложных ситуаций. И закрепите за ним сотрудника, который может оперативно решать задачи.
Следите за временем. Мероприятия редко начинаются вовремя. Обычно на сбор гостей требуется 10–15 минут. Пока люди занимают свои места, включите музыку.
В первую очередь нужно уделить внимание всем проблемным моментам: регистрации, питанию и системе указателей.
Как правильно организовать регистрацию участников семинара
Важно не создавать очередей, поэтому сразу планируйте количество человек. Заранее подготовьте списки участников с указанием мест, листы обратной связи, закрывающие документы, договоры, акты, сертификаты участникам тренинга, беджи, разделенные по категориям: вип, стандарт, эконом. Беджи сотрудников вашей компании должны отличаться от остальных, чтобы клиенты знали, к кому обращаться с вопросами. Регистрация не нужна, если вы продаете билеты заранее, там уже указаны ряд и место либо сектор. Это может быть электронный билет – распечатка с уникальным номером – как альтернатива привычному бумажному билету. На масштабных мероприятиях возможно сотрудничество с компаниями, которые используют запрограммированный штрихкод.
Планирование регистрации зависит от количества участников. Один менеджер может эффективно зарегистрировать порядка 40–50 человек. Так что если на ваш тренинг собирается 300 участников, задействуйте в регистрации шесть менеджеров. Регистрацию участников большого мероприятия (от 100 человек) лучше начинать за час до начала тренинга.
Если на большом мероприятии оказывается, что какого-либо участника нет в списке, то таким во просом должен заниматься не регистратор, а отдельный специалист. Именно поэтому необходимо организовать отдельный «стол решения проблем». Туда можно отправить всех, кто мешает спокойному ходу регистрации.
Что должно входить в стандартный пакет участника
Каждому участнику необходимо выдать пакет, в который будут входить раздаточный материал, ручки и блокнот, желательно с телефоном фирмы и адресов вашего сайта. В раздаточные материалы включите буклеты ваших партнеров, их прайсы, регламент события. Таким образом, у человека создается ощущение свободы выбора: что посещать, а что нет. Если вы организуете крупное мероприятие, то неплохо было бы вложить в раздаточные материалы схему зала. Партнеры сами все предоставляют, а ваши материалы заказывайте в типографии.
Желательно, чтобы после завершения регистрации один менеджер оставался на месте, чтобы дождаться опоздавших.
Несколько советов по организации питания, кофе-брейков и перерывов
Если тренинг рассчитан на день-два, нужно организовать питание. Заранее составьте список продуктов для кофе-брейка, учитывая количество участников и формат мероприятия. Можно воспользоваться услугами кейтеринговой компании или пригласить в качестве партнера какой-либо ресторан, получив у них определенный процент с продажи.
Важный момент: при двухчасовом мероприятии достаточно поставить в зале кулер с водой, при трехчасовом уже можно устроить кофе-брейк. Если же вы организуете крупный многочасовой тренинг, стоит позаботиться о перерыве на обед. Если тренинг не премиум-класса, то можно просто отпустить участников на полтора часа, чтобы они пообедали за свой счет. В это же время необходимо организовать обед для тренера. Иногда тренер просит обедать с людьми, чтобы за столом, общаясь с участниками, «закинуть удочки» на продажу консалтинга.
Если мероприятие дорогое и вам нужно обеспечить обед за свой счет, то заказывайте что-то универсальное. Не скупитесь на обедах и кофе-паузах. Не дай бог, участник напишет, что тренер был хорош, а кофе-паузы подкачали.
Мы уже говорили, что тренеру необходимо организовать максимально комфортные условия для проведения семинара. Когда будете знакомиться с его райдером, обратите внимание на то, что тренер предпочитает пить во время работы. Также лучше поставить спикеру отдельно что-то для быстрого перекуса.
По окончании мероприятия обязательно выдавайте участникам дипломы или сертификаты. Дизайн диплома можно копировать из тренинга в тренинг, вам останется только менять фамилии. Иногда у тренеров есть свои дипломы. Заранее уточните у тренера, кто готовит дипломы – вы или они.
Вручение диплома – важный момент. Его необходимо сфотографировать, снять на камеру. Лучше, если тренер заранее оставит свой автограф на каждом сертификате. Это больше касается тренингов с небольшим количеством участников.
По итогам тренинга сделайте общее фото с участием тренера. Их можно поместить в социальные сети и таким образом получить дополнительную рекламу. После тренинга также важно уговорить участников записать видеообращение к будущим участникам тренинга. Как правило, люди с удовольствием оставляют свои видеокомментарии.
После завершения тренинга не нужно сразу расставаться с тренером. Ведь именно сейчас у вас есть возможность получить важную информацию, обсудить прошедшее мероприятие, получить рекомендации. И если тренер нацелен пообщаться с вами в неофициальной обстановке, лучше поддержать его начинания.
Как успешно продавать аудио-и видеоматериалы тренера
Акцентируйте внимание на скидках, которые можно получить только на вашем мероприятии. Укажите обычную цену, перечеркните ее и напишите цену в день тренинга. Попросите тренера как можно больше рассказывать о продукции на стендах, но чтобы это не выглядело как навязчивая реклама.
Специальные предложения на тренинге. Если книги и диски дорогие, человек может оставить какой-то залог, а оставшуюся сумму доплатить на следующий день или оплатить по счету. Специальное предложение должно быть одно, максимум два, чтобы не рассеивать внимание. Если вы распечатаете прайс-лист со скидками и вложите в раздаточный материал, это тоже увеличит конверсию. Пишите не только название курса, но и продающий абзац. В ожидании начала тренинга участники могут открыть и полистать эти прайсы. Если у вас нет вообще никаких раздаточных материалов, кроме вашего прайса, тем лучше, значит, все свое внимание человек посвятит его изучению.
Еще один важный момент: человек, который будет стоять за ритейлом, должен хорошо разбираться в продукции, суметь рассказать какую-то историю, связанную с книгой, диском. Например: «Знаете, я прочел эту книгу, применил два правила, и наша годовая выручка выросла на 600 тысяч рублей». Вы улучшите результат, научитесь больше успевать, уменьшите затраты.