Итак, что же это за метод? Вам необходимо выбрать конкретную задачу, установить таймер на 25 минут, затем сосредоточиться на этой задаче, не отвлекаясь на посторонние дела. По истечении времени вы отдыхаете 5 минут и снова запускаете таймер на следующие 25 минут. После каждых четырех «помидоров», т. е. каждые два часа необходимо делать перерыв на 15 минут или дольше.
Весь процесс работы будет выглядеть следующим образом:
1. Подготовьте необходимые принадлежности
К ним относятся: ручка, два листа бумаги и таймер. На одном листе составьте «Перечень действий» – список задач, которые необходимо выполнить. Их можно разделить по приоритетам. Перечень используется в течение многих дней – новые задачи добавляются, а выполненные вычеркиваются. На другом листе на основе этого перечня составьте список дел на сегодня – то есть задач, которые необходимо выполнить в течение этого дня.
2. Определите свое «помидорное» время
Вы можете сами выбрать продолжительность «помидора» – времени для работы – и перерывов в зависимости от сложности и важности ваших задач, личных способностей к сосредоточению, а также множества других условий. «Помидор» может составлять как 25 минут, так и час. Перерывы тоже не строго закреплены: если увеличивается время для работы, увеличиваются и перерывы. Количество «помидоров», необходимых для выполнения всех задач на день, вы тоже определяете по ситуации.
3. Устраните отвлекающие факторы
Несмотря на то что работа будет длиться всего 25–60 минут, существует множество факторов, которые способны помешать вам сосредоточиться. Они делятся на внутренние и внешние. Внутренние – это когда к вам внезапно приходит какая-то мысль, например, позвонить другу или что-то купить. Чтобы не терять концентрацию, быстро запишите эту мысль в список дел и вернитесь к работе. Внешние факторы – это внезапно возникающие дела, которые нужно сделать немедленно. В таком случае вам придется сначала разобраться с ними, а затем вернуться к работе и начать «помидор» заново.
«Метод помидора» позволяет нам управлять своим временем и концентрироваться на важных задачах. Когда мы видим, как легко завершаем одно дело за другим, это дает нам мотивацию и повод гордиться собой. А также повод с огромным энтузиазмом относиться к учебе и повышать ее эффективность.
Конечно, для отсчета времени проще всего пользоваться не кухонным таймером, а мобильными приложениями, созданными на основе «метода помидора».
Диаграмма Ганта: управляйте временем так же, как проектами
Имя Генри Ганта, основателя американской школы научного менеджмента, знает каждый руководитель. Именно он разработал знаменитую диаграмму, помогающую организовывать и контролировать работу над проектами. Ее также называют столбчатой диаграммой, так как она отображает ход выполнения проекта в виде столбцов.
На диаграмме Ганта каждая задача имеет ожидаемое время выполнения, представленное в виде горизонтальной полосы, где начало находится слева, а завершение – справа. Полоса располагается в зависимости от того, в какой момент времени выполняется задача. За конкретное время вы можете выполнять как одну задачу, так и несколько одновременно. Для более важных дел можно использовать небольшой ромб в качестве маркера.
Диаграмма Ганта проста и удобна в использовании. На ней можно увидеть все задачи, время начала и окончания их выполнения и ожидаемый ход действий. Такая визуализация помогает руководителям следить за ходом проекта и понимать, что происходит на каждом его этапе. Сотрудникам также удобно видеть все свои задачи и сроки.
Основная функция диаграммы Ганта в том, чтобы определять:
1. Соответствие между запланированным объемом работ и запланированным временем.
2. Соответствие фактической и плановой дневной выработки.
3. Фактический суммарный объем работ за определенный период по сравнению с запланированным.
Диаграмма отражает временной график и дает полное представление о трех составляющих проекта – времени, стоимости и объеме.
Генри Ганта считают гением, потому что только гениальный ученый мог разработать такой простой и практичный инструмент управления временем. Гант родился в 1861 году в семье фермера в Мэриленде. Гражданская война разорила его семью. Тяготы детства научили Ганта трудолюбию, бережливости и самоанализу.
В 1880 году, окончив с отличием университет Хопкинса, он осознал, что полученных знаний недостаточно, поэтому стал преподавать в подготовительной школе Макдоноу, одновременно продолжая учиться в техническом колледже Стивенса. В 1884 году Гант стал инженером-механиком, а в 1887 году устроился помощником инженера на металлургический завод в компанию Midvale Steel. Здесь он познакомился с Фредериком Уинслоу Тейлором.
После 1902 года Гант уволился с завода и занялся самостоятельной практикой как инженер-консультант, а также преподавал в Колумбийском, Гарвардском и Йельском университетах. Во время Первой мировой войны Гант отказался от прибыльного корпоративного консалтинга и стал работать консультантом в правительстве и вооруженных силах, проводил исследования в области управления судостроительным производством и арсеналами.
В 1910 году на основе всего своего опыта он разработал свою знаменитую диаграмму, которая является прекрасным инструментом не только для управления проектами, но и для управления временем.
Используйте диаграмму следующим образом:
1. Составьте ежедневный список дел
Не волнуйтесь о том, хватит ли у вас времени, сначала просто перечислите, что вам нужно сделать сегодня. Например, встать, сделать зарядку, позавтракать, пойти на работу, написать отчет, провести совещание, пообедать, сходить за доставкой, пойти домой, поиграть в компьютерные игры, лечь спать.
2. Отсортируйте перечисленные дела в хронологическом порядке
Проснуться – заняться спортом – позавтракать – пойти на работу… и так далее до – пойти спать.
Нарисуйте простую диаграмму на компьютере или вручную на бумаге, с горизонтальными полосами по количеству задач. Укажите время начала выполнения каждой задачи слева на полосе, а время завершения – справа.
3. Оптимизируйте план в соответствии с идеей диаграммы Ганта
Если необходимо сделать два дела одновременно, то можно наложить задачи друг на друга. Приоритетную задачу отметьте маленьким ромбиком. Это позволит обращать внимание на ход ее выполнения.
Расширьте свое представление о времени с помощью фильма «Интерстеллар»
«Интерстеллар» – научно-фантастический фильм режиссера Кристофера Нолана. В нем рассказывается о путешествии исследователей по просторам межзвездного пространства в поисках нового дома для человечества. На более глубоком уровне он раскрывает философию взаимоотношений человечества со временем.
В фильме рассматриваются такие понятия, как пятое измерение, путешествие сквозь червоточину, звездный путь и т. д. Это доказывает, что представление людей о времени стало намного шире.
Прежде всего давайте рассмотрим понятие «пятое измерение». Согласно теории относительности Эйнштейна, мы не можем разделять время, пространство и материю. Ведь время и пространство вместе образуют четырехмерное измерение, которое и является основной структурой Вселенной. Поэтому материя, пространство и время существуют нераздельно друг от друга, и время имеет смысл до тех пор, пока существует материя. Кроме того, согласно теории систем, каждая система имеет иерархию – эта иерархия и есть пятое измерение, которое в фильме означает единство времени и пространства.
Далее – «путешествия сквозь червоточины». Червоточины – это не просто выдумка, существующая лишь в научной фантастике. Это вещества, признанные современной физикой, по крайней мере в теории. Альберт Эйнштейн считал, что «червоточины – это области, которые искривляют пространство и время, чтобы манипулировать расстоянием». По сути, это короткая связь между точкой пространства и более удаленной областью.
В фильме «Интерстеллар» герой мог совершить «путешествие сквозь червоточину». Однако, по мнению гарвардского физика Дэниела Джаффериса, такой путь занимает большее количество времени, поэтому он крайне неудобен в космическом пространстве. Дело в том, что прохождения через черные дыры (которые теоретически и являются отверстиями для червоточин) требует больше времени, так как они не всегда идут прямо и могут извиваться. С внешней точки зрения процесс путешествия через червоточину эквивалентен квантовому невидимому переносу состояния с помощью запутанной черной дыры.
И, наконец, «звездный путь». В фильме «Интерстеллар» группа космических путешественников тратит восемь месяцев, чтобы достичь черной дыры, и двадцать три года на освоение первой планеты, где разница во времени обусловлена силой гравитации. Герой не осознает, что в теле прошло всего два-три часа, а во внешнем мире – более двадцати лет. Можно сказать, что под действием гравитации мгновение может превратиться в вечность.
Стоит отметить, что научным руководителем проекта «Интерстеллар» стал известный физик Кип С. Торн – профессор теоретической физики Калифорнийского технологического института и один из мировых лидеров в области изучения астрофизики в рамках общей теории относительности. Привлечение Кипа С. Торна к работе над фильмом гарантирует точность показанных физических явлений.
Благодаря фильму «Интерстеллар» мы убеждаемся, что возможности измерения времени стали богаче, поэтому сама его концепция значительно усложнилась для понимания. Многие люди стали задаваться вопросами: Где начинается время? Где оно заканчивается?
Стивен Хокинг однажды сказал: «Время во Вселенной имеет отправную точку. Оно началось с Большого взрыва. Эта отправная точка называется сингулярностью. Для сингулярности не существует „до“. Все, что было „до“, бессмысленно».
Если время появилось в момент Большого взрыва, то где же оно может заканчиваться? Согласно теории, Вселенная находится в состоянии постоянного расширения. Однажды она расширится до таких размеров, что больше не сможет поддерживать собственную массу и начнет проваливаться внутрь, образуя в итоге огромную черную дыру. Эта черная дыра и будет являться «концом» времени.