Рис. 3.26. Окно Печать
6. В поле Имя выберите принтер из списка установленных в системе принтеров. В поле Состояние отобразится готовность принтера к печати. Если состояние отличается от Готов , выберите другой принтер или устраните неполадки.
7. Если необходима печать в файл, установите флажок печать в файл группы Принтер .
8. В группе Печатать укажите диапазон печатаемых страниц.
9. В группе Копии укажите количество копий.
10. Нажмите кнопку Настройка , после чего откроется окно Параметры страницы (рис. 3.27).
Рис. 3.27. Окно Параметры страницы11. В группе Поля укажите размеры полей. Результаты вносимых изменений отображаются в окне предварительного просмотра Образец .
Для разделенной формы можно также указать, какую часть печатать.
12. Нажмите кнопку ОК .
Если необходимо проверить свой ства принтера, нажмите кнопку Свойства . Открывающееся при этом ок но и его содержимое зависят от типа принтера.
13. Когда все готово к печати, нажмите кнопку ОК .
14. Если вы печатаете в файл, то появится окно Печать в файл (рис. 3.28). Укажите имя файла и нажмите кнопку ОК .
Рис. 3.28. Окно Печать в файл15. Если же вы выбрали для печати существующий принтер, то сразу появится сообщение о процессе печати. Теперь вы можете распечатать любую форму в Microsoft Access 2007. В следующем разделе будет рассмотрено использование формы в качестве интерфейса для работы с дан ными.
Работа с формой
Основное назначение формы – создание удобного интерфейса для редактирования данных. В данном разделе будет изучено практическое использование созданной ранее формы Основная форма Клиенты .
Добавление записи
Вы уже знаете, что последняя запись в таблице является пустой записью, предназначенной для создания новых записей. Аналогично функционирует и форма. Если перемещаться последовательно по записям с помощью панели навигации, то по окончании существующих записей будет открыта пустая запись, в которую можно вводить данные. Однако не обязательно каждый раз прокручивать все записи таблицы, чтобы добавить новую запись. На панели навигации существует специальная кнопка перехода к пустой записи, которая и будет использована.
Внимание!
Возможность добавления записей в связанную с формой таблицу регулируется свойством формы Разрешить добавление. Чтобы с помощью формы можно было добавлять новые записи в таблицу, свойство Разрешить добавление должно иметь значение Да. Просмотреть или изменить значение свойства Разрешить добавление можно с помощью области Окно свойств при открытии формы в режиме конструктора.
1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .
2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть ее.
Выбранная форма открылась на первой записи таблицы Клиенты .
3. Для добавления новой записи нажмите кнопку Новая запись
на панели навигации, расположенной в нижней части окна.
Вы видите, что форма открылась в режиме добавления новой записи, все поля очищены.
4. Введите значение в поле Имя (например, Василий Пупкин).
5. Введите значение в поле Телефон (например, 1111-11-11).
6. Введите значение в поле Адрес (например, г. Минск, ул. Зеленая, 23–24).
Примечание
Для перехода к следующему полю формы используйте клавишу Tab.
7. Нажмите клавишу Enter для сохранения записи.
8. Щелкните дважды кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты в области переходов, чтобы открыть таблицу (рис. 3.29).
Рис. 3.29. Таблица Клиенты с добавленной новой записью
Вы можете видеть, что в таблице Клиенты появилась новая запись.
Примечание
Если некоторых полей таблицы нет на форме, то при добавлении новой записи в таблицу с помощью этой формы в качестве значений таких полей устанавливаются значения по умолчанию. В качестве данных поля по умолчанию используется значение, заданное с помощью конструктора таблиц в свойстве Значение по умолчанию. Если свойство Значение по умолчанию для поля не установлено, применяются системные умолчания Microsoft Access 2007 – числовые поля устанавливаются равными нулю, а в текстовые поля записывается строка пробелов.
Изменение записи
Для изменения существующей записи необходимо сначала найти нужную запись. Между записями можно перемещаться последовательно, используя панель навигации, или же использовать поиск нужной записи.
Рассмотрим эту панель, расположенную в нижней части формы (рис. 3.30).
Рис. 3.30. Панель навигации
Панель навигации содержит следующие элементы управления:
• кнопка перемещения к первой записи таблицы
• кнопка перемещения к предыдущей записи
• поле, указывающее номер текущей записи; в это поле можно ввести номер требуемой записи, если он известен;
• кнопка перемещения к следующей записи
• кнопка перемещения к последней записи в таблице
• кнопка создания новой записи, рассмотренная в предыдущем разделе;
• описание текущего фильтра;
• поле поиска, в которое можно ввести искомое значение.
Используя кнопки перехода панели навигации, можно осуществлять последовательное перемещение между записями.
Для ускорения поиска можно использовать сортировку. Чтобы отсортировать записи в алфавитном порядке по имени клиента, выполните следующие действия.
1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .
2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть ее.
3. Установите текстовый курсор в поле Имя .
4. Перейдите на вкладку Главная и в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку По возрастанию.
Теперь при последовательном переходе по записям порядок следования записей будет совпадать с алфавитным порядком значений поля Имя . Группа Сортировка и фильтр также содержит кнопку По убыванию.
5. Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Очистить все сортировки
в группе Сортировка и фильтр вкладки Главная .
Для просмотра также удобно пользоваться фильтрацией записей.
1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .
2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть ее.
3. Установите курсор в поле Имя .
4. Нажмите кнопку Фильтр
группы Сортировка и фильтр вкладки Главная . Под полем Имя откроется меню фильтра (рис. 3.31).
Рис. 3.31. Меню фильтрацииВ данном меню можно выбрать сортировку, которая действует одновременно с фильтрацией.
Основную часть меню занимает список значений с флажками. Установка флажка напротив значения означает разрешение на отображение записи, поле Имя которой имеет такое значение. Если установлен флажок напротив значения (Выделить все) , то отображаются все записи таблицы.
5. Оставьте флажки напротив значений Крылов и Петров установленными, остальные снимите.
6. Нажмите кнопку ОК .
Теперь на панели навигации вы можете видеть, что для просмотра доступны только две записи.
Для поиска определенных записей можно использовать более точные фильтры.
1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .
2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть форму.
3. Установите курсор в поле Имя .
4. Нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Главная . Под полем Имя откроется меню фильтра.
5. Установите флажок напротив значения (Выделить все) . Появятся флажки напротив всех остальных значений списка.
6. Выберите команду Текстовые фильтры . Раскроется подменю, содержащее следующие варианты текстовых фильтров:
• Равно – поиск будет осуществляться на основе точного совпадения;
• Не равно – будут выведены все записи, значения данного поля которых не совпадают с образцом;
• Начинается с – поиск только по начальной части значения поля;
• Не начинается с – образец не совпадает с начальной частью значения поля;
• Содержит – поиск образца ведется в любой части значения поля;
• Не содержит – значение поля не должно содержать образец ни в какой части;
• Заканчивается на – поиск образца осуществляется в конечной части значения поля;
• Не заканчивается на – конечная часть значения поля не должна содержать образец.
7. Выберите из подменю значение Заканчивается на . Откроется окно Настраиваемый фильтр (рис. 3.32).
Рис. 3.32. Окно Настраиваемый фильтр8. Введите в текстовое поле значение ов.
9. Нажмите кнопку ОК .
По панели навигации вы видите, что для просмотра доступны только две записи, значения поля Имя которых заканчивается на «ов».
10. Для отключения фильтра нажмите кнопку Применить фильтр в группе Сортировка и фильтр вкладки Главная . Фильтр будет сохранен, и следующий раз для его включения потребуется только нажать на эту же кнопку.Примечание
Для включения и выключения фильтра можно также воспользоваться кнопкой на панели навигации со значком фильтра, надпись которой меняется в зависимости от текущего состояния фильтра. Когда фильтр не назначен, кнопка не активна.