(длина поля остается фиксированной для каждой записи). Если все поставлено верно, нажмите кнопку Далее , и вы перейдете к следующему окну мастера импорта, в котором сможете выбрать символ, разделяющий поле (рис. 4.22). Рис. 4.22. Выбор разделителя полей
9. Установив переключатель в группе Разделитель полей в одно из следующих положений, выберите подходящий разделительный знак:
• табуляция – используется знак табуляции;
• точка с запятой – используется знак «точка с запятой»;
• запятая – используется знак «запятая»;
• пробел – используется знак «пробел»;
• другой – используется знак, который вы можете ввести в поле, расположенное справа от переключателя.
В принципе, нет разницы, какой разделитель вы выберете. В качестве примера используйте точку с запятой.
10. Можно использовать (если это необходимо) первую строку в качестве имени поля, для этого нужно установить флажок Первая строка содержит имена полей . Раскройте список Ограничитель текста и выберите требуемый вариант, можно выбрать символ, который будет использоваться в качестве ограничителя текста (двойные кавычки, ординарные кавычки). Затем нажмите кнопку Далее , после этого на экране появится следующее окно мастера экспорта (рис. 4.23).
Рис. 4.23. Здесь следует подтвердить путь к экспортируемому файлу11. Нажмите кнопку Готово для экспортирования данных из базы данных Microsoft Access 2007 в текстовый файл. После завершения экспорта на экране появится заключительный шаг мастера экспорта.
12. Установите флажок Сохранить шаги экспорта , если хотите, чтобы в следующий раз вам не пришлось повторять все настройки заново. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть .
Экспорт данных в других форматах
Для экспорта данных в другие форматы нужно выполнить следующие действия.
1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для экспорта из нее данных. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).
2. На вкладке показаны группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Если вы хотите экспортировать данные определенного формата, следует нажать соответствующую кнопку в группе Экспорт : Список SharePoint ; Дополнительно – для экспортирования данных в других форматов. Выберите нужный формат в меню:
• База данных ODBC – импортирует базу данных в формате ODBC (например, базу SQL Server) или связывается с этой базой данных;
• Документ HTML – импортирует веб-страницу или другой документ в формате HTML или связывается с файлом этого формата;
• Папка Outlook – импортирует почтовую папку программы Microsoft Outlook или связывается с этой папкой;
• Файл dBase – импортирует базу данных в формате dBase или связывается с этой базой данных;
• Файл Paradox – импортирует базу данных в формате Paradox или связывается с этой базой данных;
• Файл Lotus 1-2-3 – импортирует базу данных в формате Lotus или связывается с этой базой данных.
3. Затем выполните экспорт с помощью уже знакомого вам мастера экспорта.
Как видите, в процедурах импорта и экспорта нет ничего сложного, и вы без проблем сможете их выполнить. В следующем разделе будет изучен процесс автоматизации часто повторяющихся операций импорта и экспорта данных Microsoft Access 2007.Автоматизация импорта и экспорта
Назначение спецификации – сохранение параметров импорта или экспорта данных, необходимых программе Access для повторения той или иной операции без участия мастера. Причем в спецификации можно изменить имя исходного или конечного файла перед повторным выполнением, что разрешает использовать одну спецификацию с разными исходными и конечными файлами. Далее детально будет рассмотрено создание спецификации импорта или экспорта данных Microsoft Access 2007.
Создание и сохранение спецификации
Для создания спецификации импорта или экспорта необходимо выполнить следующее.
1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта или экспорта из нее данных. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).
2. На вкладке представлены группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Если вы хотите экспортировать данные определенного формата, то следует нажать соответствующую кнопку в группе Экспорт , если импортировать – Импорт .
3. После выполнения импорта или экспорта с помощью мастера нажмите кнопку Готово . Появится последнее, завершающее операцию, окно, в котором предлагается установить флажок Сохранить шаги импорта или Сохранить шаги экспорта , чтобы в следующий раз не вызывать мастер, а быстро провести повтор операции.
4. При установке флажка Сохранить шаги импорта или Сохранить шаги экспорта появятся поля, в одном из которых вам будет предложено указать файл сохранения (то есть файл спецификации), в другом вы можете ввести некоторые описания, заметки (рис. 4.24). Введите название спецификации и сделайте заметки в соответствующих полях. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть .
Рис. 4.24. Сохранение спецификации
5. Средствами Microsoft Outlook можно автоматизировать запуск спецификации, установив флажок Создать задачу Outlook . При этом создается задача Microsoft Outlook, которая напоминает о выполнении импорта или экспорта. Поэтому автоматизация с помощью Microsoft Outlook проводится в случае регулярного импорта или экспорта. В окне задач Microsoft Outlook вы создадите новую задачу, введя, а затем сохранив определенную информацию.
6. После выполнения указанных операций нажмите кнопку Сохранить импорт или Сохранить экспорт для создания спецификации с определенными параметрами, сохраненной в этой базе данных.
Используя информацию, представленную выше, вы научились создавать спецификации. В следующем разделе вы научитесь их использовать.
Выполнение спецификации
Для запуска сохраненной спецификации импорта или экспорта выполните следующее.
1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для запуска созданной спецификации. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные (см. рис. 4.1). Нажмите кнопку Сохраненные операции импорта или Сохраненные операции экспорта для просмотра созданных спецификаций, в результате чего появится окно Задачи управления данными , в котором отобразятся сохраненные спецификации (рис. 4.25).
Рис. 4.25. Окно Задачи управления данными2. Выберите необходимую спецификацию. Вы также можете изменить название файла сохранения, текст описания и путь к файлу, щелкнув кнопкой мыши на тексте нужного исправления. После этого нужно нажать кнопку Выполнить , чтобы начать выполнение процедуры. Спустя несколько секунд на экране появится сообщение о завершении операции.
3. Нажмите кнопку ОК в появившемся окне с сообщением и кнопку Закрыть в окне Задачи управления данными .
На этом заканчивается знакомство с возможностями импорта и экспорта данных в программе Microsoft Access 2007. Эти операции позволяют обмениваться данными с другими приложениями, а также просто сохранить информацию на жестком диске.Резюме
В этой главе были рассмотрены операции по импорту и экспорту данных в программе Microsoft Access 2007. Они позволяют передавать данные из Microsoft Access 2007 в другие приложения, а также использовать данные, созданные в других приложениях. Прочитав эту главу, вы научились:
• импортировать данные в Microsoft Access 2007;
• использовать различные форматы данных для импорта в базу данных Access;
• связывать данные;
• экспортировать информацию из Microsoft Access 2007 в некоторые приложения Microsoft Office, указывая различные форматы файлов;
• создавать спецификации при автоматизации импорта и экспорта данных.
Использование импорта и экспорта данных необходимо, если вы работаете не только с одним приложением для хранения и обработки данных. Эти операции позволяют вам обмениваться данными между разными приложениями, что значительно повышает эффективность работы.
Глава 5 Запросы на выборку
Создание простого запроса
Изменение запроса
Сложные запросы
Использование запроса
Резюме
В этой главе вы познакомитесь с объектом запрос и его использованием в Microsoft Access 2007; узнаете, какие бывают виды запросов, на практике рассмотрите процесс создания и изменения запросов. В итоге вы научитесь самостоятельно создавать и редактировать запросы для своих нужд.
Запрос – это обращение к данным для получения информации либо выполнения действий над ними. С помощью запросов вы сможете просмотреть, проанализировать, отредактировать данные из одной или нескольких таблиц, отсортировать определенные данные, сделать выборку по желаемым условиям, выполнить запрос из таблиц, который может пригодиться вам для составления форм и отчетов.
Существуют следующие виды запросов:
• к серверу – выборка данных с сервера;
• на выборку – выборка данных из таблиц базы данных;
• на изменение – разрешает изменять данные в таблицах (удалять, обновлять и добавлять записи);
• на автоподстановку – позволяет автоматически заполнить поля для новой записи;
• на создание таблицы – создание новой таблицы на основе данных одной или нескольких существующих таблиц.
Рассмотрев существующие виды запросов, стоит остановиться на запросе на выборку, так как этот вид запроса используется намного чаще, чем другие.Создание простого запроса
К данным таблиц можно обратиться, затем извлечь их, выполнить какие-либо вычисления – все это осуществляется с помощью запроса на выборку. Та ким способом также можно получить любую информацию о данных, выполнить фильтрацию данных, внести данные в форму или отчет, осуществить автоматизацию управления данными.