В Microsoft Access 2007 существует четыре пути создания запросов:
• с помощью мастера запросов;
• с использованием конструктора запросов;
• в режиме SQL-редактора;
• на основе существующего фильтра.
Далее подробно будет разобран каждый из способов создания запросов.
Создание с помощью мастера
Сейчас вы узнаете, как создать простой запрос в Access 2007 с помощью мастера запросов. Для этого следует выполнить следующее.
1. Откройте желаемую базу данных.
2. Перейдите на вкладку Создание (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Вкладка Создание
3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Мастер запросов в группе Другие . Откроется первое окно мастера запросов (рис. 5.2). Рис. 5.2. Первое окно мастера запросов – создаем новый запрос
4. В появившемся окне предложено четыре варианта создания запросов. Выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК . Откроется следующее окно мастера запросов (рис. 5.3). Рис. 5.3. В следующем окне мастера следует указать таблицу для запроса
5. Для создания запроса в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите необходимую таблицу.
148
6. Выбрав таблицу, укажите также нужные поля из списка Доступные поля . Переместите их в список Выбранные поля нажатием кнопки
(рис. 5.4).
Рис. 5.4. Выбранные поля таблицы7. После переноса полей в правый список нажмите кнопку Далее , на экране появится окно мастера запросов (рис. 5.5). Рис. 5.5. В этом окне мастера задается имя запроса
8. Вы можете указать название вашего нового запроса в поле Задайте имя запроса . Можете также посмотреть результаты выполнения запроса, установив переключатель в положение Открыть запрос для просмотра данных . После выполнения указанных действий переходите к следующему шагу, нажав кнопку Готово .
9. Мастер запросов завершит свою работу. При этом создастся и сохранится запрос в текущей базе данных. Вы сможете увидеть название вашего нового запроса в области переходов, а выбранные данные – в таблице главного окна (рис. 5.6).
Рис. 5.6. Таблица с выбранными по запросу даннымиКак видите, создание простого запроса с помощью мастера отнимает менее минуты времени и не вызывает никаких сложностей. Ниже вы познакомитесь с созданием отчета с помощью еще одного инструмента – конструктора запросов.
Создание запроса в конструкторе
Создание нового запроса с помощью конструктора запросов несколько сложнее, но в данном случае вы получите гораздо больше возможностей. При использовании конструктора запросов вы можете не только создавать новые запросы, но также изменять уже имеющиеся запросы в базе данных. Если вы запустите конструктор, то увидите инструменты, с помощью которых вы можете создать и изменить запрос. В появившемся окне находятся таблица запроса, бланк запроса (таблица, ячейки которой используются для определения структуры и свойств запроса).
Для создания запроса с использованием конструктора выполните следующее.
1. Откройте желаемую базу данных.
2. Теперь перейдите на вкладку Создание (см. рис. 5.1).
3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Конструктор запросов в группе Другие . Откроется окно Добавление таблицы (рис. 5.7).
Рис. 5.7. Окно Добавление таблицы4. В появившемся окне есть три вкладки: Таблицы , Запросы , Таблицы и запросы . На вкладке Таблицы выберите необходимую таблицу и нажмите кнопку Добавить . Затем нажмите кнопку Закрыть , после чего на экране появится пустой бланк запроса на основании выбранной таблицы (рис. 5.8). Рис. 5.8. Бланк запроса в конструкторе запросов
5. В нижней части окна в открывающемся списке Поле выберите необходимое поле таблицы (рис. 5.9). Рис. 5.9. Выбор поля таблицы
6. В поле Вывод на экран снимите флажок, чтобы данное поле не выводилось на экран.
7. Выберите следующий раскрывающийся список Поле и укажите другое поле для формирования запроса.
8. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить . Появится окно, в котором вы сможете ввести имя нового запроса (рис. 5.10).
Рис. 5.10. Окно Ввод имени запроса9. Нажмите кнопку ОК . Для просмотра запроса нажмите кнопку Выполнить на вкладке Конструктор . Вы увидите следующее (рис. 5.11). Рис. 5.11. Результат запроса
В окне представлен результат выполнения запроса – поле Адрес из таблицы Клиенты . Поле Телефон на экране не выводится, так как вы сняли флажок Вывод на экран . Создание запроса с помощью конструктора занимает больше времени, но предоставляет значительно больше возможностей.
Создание запроса из фильтра
Фильтр является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Как и в запросах на выборку, фильтры извлекают подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Между фильтрами и запросами на выборку существуют некоторая связь, то есть запрос можно сохранить в виде фильтра, а фильтр использовать для создания нового запроса.
Попробуем разобраться с созданием запроса на основе фильтра.
1. Откройте нужную базу данных. В области переходов щелкните кнопкой мыши на нужной таблице.
2. Перейдите на вкладку Главная .
3. В группе элементов Сортировка и фильтр нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , чтобы открыть список доступных пунктов. Выберите пункт Расширенный фильтр . Измените существующий или создайте новый фильтр.
4. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Применить фильтр .
5. Вы можете изменить условия фильтра, если вас не устраивают записи таблицы. После выполнения процедуры вы можете сохранить фильтр в виде запроса, возвратившись в окно Конструктора фильтра . Перейдите на вкладку Главная . Нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , расположенную в группе Сортировка и фильтр . В открывшемся меню выберите команду Сохранить как запрос . На экране появится окно, в котором вы можете ввести имя нового запроса (рис. 5.12).
Рис. 5.12. Окно Сохранение в виде запроса6. Введите имя запроса в поле Имя запроса и нажмите кнопку ОК . В результате вы получите запрос к базе данных. Как видите, создание запросов в Microsoft Access 2007 проходит довольно быстро и не вызывает сложностей. Но это еще не все: созданные запросы можно модифицировать, о чем и будет рассказано в следующем разделе.
Изменение запроса
Запрос, сохраненный в базе данных Microsoft Access 2007, можно изменять. У вас есть возможность корректировать имя запроса, править его текст в формате SQL, а также редактировать запрос в конструкторе запросов. Ниже представлены несколько наиболее распространенных действий, производимых над запросами.
Переименование запроса
Переименовать запрос можно, выполнив следующие команды.
1. Откройте запрос, сохраненный в базе данных Microsoft Access 2007.
2. Правой кнопкой мыши щелкните на имени запроса в области переходов и в появившемся контекстном меню выберите команду Переименовать .
3. Теперь переименуйте имя запроса и затем нажмите клавишу Enter .
Правка запроса в конструкторе
Используя бланк запроса в режиме конструктора, модифицировать существующий запрос можно следующими способами.
• Удалить таблицу из запроса можно, если выделить ее в запросе и нажать клавишу Delete .
• Удалить поле таблицы можно, выделив желаемый столбец с помощью области выделения столбцов (серая полоска над столбцами) и затем нажав клавишу Delete .
• Изменить порядок следования полей можно следующим образом: выделите поле или несколько полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите их на нужное место, затем отпустите кнопку мыши.
• Условия отбора записей из базовой таблицы указываются в строках Условие отбора и Или . Данными условиями могут являться любые логические выражения. Существуют условия, которые находятся в одной строке, но в разных столбцах бланка, такие условия объединяются по логическому оператору AND (И). Чтобы объединить условия по логическому оператору OR (ИЛИ), нужно объединить данные условия в разных строках бланка запроса.
Строка Сортировка помогает установить порядок сортировки записей в запросе. Для поля, записи которого вы хотите сортировать, выберите из списка порядок сортировки: По убыванию или По возрастанию . Если в запросе вам нужно отсортировать записи по нескольким полям, разместите эти поля слева направо.
Если вы хотите изменить имена полей запроса, то это можно сделать в режиме конструктора. Чтобы переименовать поле, вам нужно в бланке запроса установить текстовый курсор перед первой буквой его имени, после чего ввести новое имя, а также символ двоеточия. Если вы измените имя поля в бланке запроса, в отчете оно также изменится.
В бланке запросов вы также можете изменить ширину столбцов. Это можно сделать, перетаскивая границу столбца или два раза щелкнув кнопкой мыши на линии границы. Причем данное изменение производится только в бланке запросов.
Теперь рассмотрим вышесказанное на примере. Выполните следующие действия, чтобы модифицировать запрос с помощью конструктора.
1. Откройте базу данных, которая содержит нужный запрос.
2. Выбранный запрос откроется в режиме таблицы, если вы щелкнете кнопкой мыши на имени запроса в области переходов.
3. Перейдите на вкладку Главная и в группе Режимы щелкните кнопкой мыши на стрелке под кнопкой Режимы . После этого появится меню, в котором нужно выбрать команду