6. Откройте таблицу Заказы (рис. 6.35).
Рис. 6.35. Результат выполнения запроса
Теперь осталось удалить повторяющиеся записи с неустановленным флажком.
1. Откройте мастер запросов, как было описано выше. Выберите пункт Повторяющиеся записи и нажмите кнопку ОК .
2. Добавьте поля Товар , Дата , Клиент и нажмите кнопку Далее .
3. Добавьте поле Сохранить (рис. 6.36) и нажмите кнопку Готово .
Рис. 6.36. Окно поиска повторяющихся записей4. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке вкладки запроса. Выберите команду Конструктор .
5. В бланке запроса в строке Условие отбора для поля Сохранить введите 0.
6. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Удаление .
Результирующий бланк запроса на удаление показан на рис. 6.37.
Рис. 6.37. Результирующий бланк запроса на удалениеТекст запроса на удаление приведен в листинге 6.17.
Листинг 6.17.
Запрос на удаление дубликатов
DELETE Заказы. [Дата], Заказы. [Товар], Заказы. [Клиент],
Заказы. [Сохранить]
FROM Заказы
WHERE (((Заказы. [Дата]) In (SELECT [Дата] FROM [Заказы] As Tmp GROUP
BY [Дата],[Товар],[Клиент] HAVING Count(*)>1 And [Товар] =
[Заказы].[Товар] And [Клиент] = [Заказы].[Клиент])) AND
((Заказы. [Сохранить])=0));
7. Перейдите на вкладку Конструктор и выберите команду Выполнить . Откроется окно подтверждения операции удаления.
8. Нажмите кнопку Да .
9. Откройте таблицу Заказы и удалите поле Сохранить .
Таким образом, таблица Заказы приведена в исходное состояние, и все некорректные записи удалены.
Резюме
В данной главе вы узнали, что такое запросы на изменение и каких типов они бывают, научились преобразовывать запросы на выборку в запросы на изменение и выполнять эти запросы.
На практических примерах были рассмотрены случаи применения запросов на создание таблиц, добавление и удаление записей, обновление данных. Сфера применения запросов на изменение очень широка, поэтому приведенные примеры стоит рассматривать как общую концепцию построения запросов. Комбинирование различных условий выборки, объединений таблиц, встроенных функций, прямого редактирования SQL позволяет решить все задачи, которые могут возникнуть при работе с базами данных.
Глава 7 Создание и печать отчетов
Автоматическое создание отчета на основе данных таблицы или запроса
Создание отчета с использованием мастера
Экспорт отчетов Access
Создание снимков отчета и работа с ними
Режимы работы с отчетами
Форматирование элементов отчета
Панель элементов
Изменение свойств отчета и его элементов
Оформление внешнего вида отчета
Применение автоформата для отчета
Предварительный просмотр и печать отчета
Резюме
Чтобы получить наиболее полное представление о данных, содержащихся в таблицах и запросах, а также для удобства их использования и наглядности отображения, вся необходимая информация представляется в форме отчета. В данной главе вы узнаете об основных способах создания отчетов и редактирования уже готовых, научитесь работать с отчетами различной степени сложности, а также ознакомитесь с другими возможностями, предоставляемыми для этого программой Access 2007.
Автоматическое создание отчета на основе данных таблицы или запроса
Процесс создания отчета необходимо начинать с выбора полей, которые должны входить в отчет, а также определения таблиц или запросов, в которых эти поля находятся. Возможно, что при создании отчета вам могут потребоваться данные какой-нибудь одной таблицы, но чаще всего в нем должна содержаться информация из нескольких таблиц. В таком случае сначала должен быть создан запрос, который будет объединять в себе все нужные поля, взятые из разных таблиц.
Наиболее простым способом, позволяющим быстро решить эту задачу, является использование инструмента автоматического генерирования отчетов. Данное средство позволяет сформировать отчет, включающий в себя все необходимые записи используемой таблицы или запроса, что, в свою очередь, дает возможность быстро просматривать необходимые базовые данные. После этого отчет может быть изменен и сохранен в нужном виде.
Автоматически создать отчет можно следующим образом.
1. Необходимо выбрать источник записей, на основе которых требуется создать отчет. Для этого в области переходов щелчком кнопки мыши выделяется нужная таблица или запрос, как показано на рис. 7.1.
Рис. 7.1. Выбор таблицы или запроса для автоматического создания отчета
2. Затем нужно нажать кнопку Отчет , расположенную на вкладке Создание в группе Отчеты . После этого программа Access автоматически создаст отчет на основе выбранных вами данных и отобразит его в режиме макета.
Режим макета позволяет легко редактировать и видоизменять отчет, регулировать размеры столбцов, добавлять нужные поля, а также менять их местами. Кроме того, в режиме макета можно задавать практически любое размещение полей и записей, но чаще всего данные представляются в виде таблицы или в столбик.
Макет таблицы внешне напоминает обычную таблицу, каждая ячейка которой содержит определенную информацию, причем подписи отображаются в верхней ее части, а данные распределяются по столбцам. На рис. 7.2 изображен табличный макет отчета.
Рис. 7.2. Пример табличного макета отчетаОтчет в виде таблицы удобен в тех случаях, когда он состоит из небольшого количества полей, которые можно отобразить в виде простого списка.
Макет в столбик позволяет создавать отчеты, содержащие слишком большое количество полей, которые не помещаются в ширину отчета. В этом макете подписи размещаются слева от полей, а сами поля располагаются друг за другом в столбик.
Чтобы выбрать нужный вариант представления отчета, необходимо на вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления нажать кнопку Табличный или В столбик , после чего отчет будет преобразован в соответствии с выбранным представлением данных в отчете.Создание отчета с использованием мастера
Мастер отчетов – это средство, позволяющее легко создавать отчет в соответствии с требованиями пользователя. Созданный с помощью мастера отчет может содержать записи как из нескольких связанных между собой таблиц, так и из созданных ранее запросов. Кроме того, все данные можно сгруппировать и отсортировать.
С помощью мастера отчет создается в несколько этапов.
Сначала необходимо запустить мастер отчетов, а затем следовать его указаниям.
1. На вкладке Создание в группе Отчеты нужно нажать кнопку Мастер отчетов . Затем появится окно Создание отчетов .
2. В раскрывающемся списке источника записей необходимо выбрать необходимую таблицу или запрос. В данном случае выберите таблицу Товары (рис. 7.3).
Рис. 7.3. Окно Создание отчетов
3. Каждому выбранному запросу или таблице соответствует список доступных полей, из которого требуется выбрать те поля, которые должны быть отображены в отчете. Чтобы нужное поле вошло в отчет, его нужно выделить, а затем нажать кнопку
• Если в отчете должны присутствовать все доступные поля, удобней использовать кнопку
• Когда отчет должен содержать поля из нескольких таблиц или запросов, в списке Таблицы и запросы необходимо выделить нужную таблицу или запрос и продолжить выбор полей.
4. Выберите все поля, содержащиеся в таблице Товары , и нажмите кнопку Далее .
5. На следующем этапе необходимо выбрать поля, которые требуется сгруппировать. Выбор полей для группировки данных осуществляется двойным щелчком кнопки мыши на именах необходимых полей. Добавьте один уровень группировки для поля Наименование .Внимание!
Возможность группировки данных удобна в том случае, когда информация должна быть представлена в определенном порядке и распределена по группам. При необходимости в процессе создания отчета пользователь может выбрать несколько уровней группировки данных, максимальное количество которых ограничено четырьмя, причем первое группируемое поле будет наиболее важным уровнем, а остальные будут следовать за ним в порядке выбора.
6. Для каждого выбранного поля можно задать нужный интервал группировки. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка , а затем в появившемся окне выбрать интервалы группировки, как показано на рис. 7.4.
Рис. 7.4. Задание интервалов группировки для выбранного поля
Внимание!
Интервал группировки определяет вид группировки, который в первую очередь зависит от типа поля. Текстовое поле может быть сгруппировано по одной-пяти первым буквам либо по всему полю. Числовое поле группируется по значению.
7. Следующая страница мастера отчетов позволяет выполнить сортировку данных определенным образом. Для этого необходимо выбрать поле и указать требуемый вид сортировки. Сортировка записей может быть осуществлена как по возрастанию, так и по убыванию и включать до четырех полей. В качестве примера выберите поле Цена и установите порядок сортировки по убыванию, как показано на рис 7.5. Рис. 7.5. Выбор порядка сортировки данных в отчете
8. Если в отчете присутствуют числовые поля, над которыми необходимо произвести какие-либо вычисления, то пользователь может воспользоваться возможностью подведения итогов. Для этого нужно нажать кнопку Итоги в окне выбора порядка сортировки.
9. В появившемся окне