Открыть целевой файл после завершения операции экспорта , а затем нажмите кнопку OК .
5. Откроется окно Кодировка для файла (рис. 7.10), в котором необходимо выбрать кодировку сохраняемого файла. Вы можете оставить кодировку по умолчанию либо выбрать другую. Однако сейчас необходимо оставить без изменения значение Windows (по умолчанию) , после чего нажать кнопку OК .
Рис. 7.10. Выбор варианта кодировки
По окончании преобразования в указанном пользователем месте будет создан текстовый файл, содержащий экспортируемый отчет. При экспорте отчета в текстовый файл на последней странице мастера будут отображаться сведения о состоянии процесса.
Как и при экспорте в другие форматы, возможно сохранение основных параметров экспорта для быстрого повторения операции и создание задачи Outlook.
Экспортировать данные отчета в файл формата XML можно следующим образом.
1. Запустите мастер экспорта, для чего на вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Дополнительно , а затем в раскрывающемся списке вариантов преобразования выберите пункт XML-файл . На экране появится окно выбора места сохранения целевого файла.
2. В появившемся окне мастера экспорта укажите имя сохраняемого файла и место его сохранения, после чего нажмите кнопку OК .
3. В окне Экспорт XML (рис. 7.11) потребуется задать сведения для экспорта отчета в файл формата XML. При этом оставьте без изменения состояние по умолчанию – установленный флажок дан ные (XML) .
Рис. 7.11. Окно Экспорт XMLПримечание
В этом же окне можно преобразовать отчет в файл XSD схемы данных или в XSL-файл презентации данных. Для этого необходимо установить флажок напротив соответствующего формата данных. Чтобы задать дополнительные параметры экспорта, можно воспользоваться кнопкой Дополнительно.
4. Задав установки, нажмите кнопку ОК .
Одним из возможных вариантов экспорта отчета Access 2007 является экспорт в файл формата HTML. Процесс преобразования заключается в выборе необходимого отчета, вызове мастера экспорта и определении необходимого формата для экспорта.
1. В данном случае на вкладке Внешние данные в группе Экспорт необходимо нажать кнопку Дополнительно и выбрать экспорт в Документ HTML .
2. В появившемся окне мастера экспорта задайте имя сохраняемого документа (в данном случае Товары.HTML) и укажите место сохранения файла. Нажмите кнопку OК .
3. Откроется окно Параметры вывода в формате HTML (рис. 7.12). Здесь необходимо выбрать шаблон HTML и кодировку для сохранения файла, отметив нужный вариант установкой переключателя в соответствующую позицию. Оставьте без изменения выбранный по умолчанию вариант по умолчанию , после чего нажмите кнопку OК .
Рис. 7.12. Окно Параметры вывода в формате HTML
Данные будут экспортированы в документ HTML. Конечный результат можно просмотреть в окне любого браузера.
Создание снимков отчета и работа с ними
Уже созданный и отредактированный отчет можно экспортировать в формат снимка, в таком случае конечный файл будет являться файлом формата SNP. Снимок отчета представляет собой файл, в котором содержатся копии всех страниц отчета, выполненных с высокой точностью воспроизведения. Отчет на таком снимке будет иметь такой же тип форматирования, как и в Access 2007, и сохранит все визуальные элементы и графические объекты исходного отчета.
Средством просмотра таких снимков является Microsoft Snapshot Viewer, с помощью которого можно не только просматривать снимки, но и осуществлять их печать или отправлять снимки по почте. Данное приложение обладает довольно широкими возможностями, например, используя его, можно выполнить рассылку по электронной почте и публикацию отчетов. Кроме того, средство Snapshot Viewer позволяет быстро просматривать отчет и отправлять его на печать не полностью, а только отдельными страницами.
Программа Microsoft Snapshot Viewer является бесплатно распространяемой и вполне самостоятельной утилитой, то есть она не зависит от самого Access 2007 и может быть установлена без предварительной инсталляции пакета Microsoft Office.
Для создания снимка выбранного отчета необходимо выполнить следующие действия.
1. Вызовите мастер экспорта и при задании формата преобразования укажите вариант экспорта в формат Средство просмотра снимков .
2. Просмотреть созданный снимок отчета можно двумя способами: либо открыв файл, содержащий снимок, в таком случае приложение просмотра снимков запустится автоматически, либо, предварительно запустив приложение, выбрать нужный файл в меню Файл . Конечный результат открытия снимка представлен на рис. 7.13.
Рис. 7.13. Просмотр снимков отчета с помощью Snapshot Viewer
Программа просмотра снимков позволяет осуществлять отправку снимка отчета по электронной почте.
1. Чтобы переслать снимок отчета, необходимо в меню Файл выбрать команду Отправить . После этого откроется новое почтовое сообщение Microsoft Outlook 2007 или другой установленной пользователем почтовой программы, в которое будет автоматически добавлен снимок отчета в виде вложенного файла.
2. Далее в соответствующем поле необходимо ввести адрес получателя и с помощью кнопки Отправить переслать сообщение.
3. Печать осуществляется только для открытого снимка отчета. Вызвать окно печати можно двумя способами: выбрать в меню Файл команду Печать либо щелкнуть правой кнопкой мыши на снимке отчета, после чего отобразится контекстное меню, в котором необходимо выбрать команду Печать .
4. В открывшемся окне Печать укажите необходимые параметры печати: выберите принтер, задайте номера страниц, которые будут напечатаны, установите количество копий и способ раскладки.
5. После завершения выбора параметров нужно нажать кнопку Печатать .
Созданный снимок отчета можно опубликовать, то есть сохранить его в папке на веб-узле. Затем на веб-странице необходимо создать ссылку на снимок отчета, воспользовавшись средствами HTML. После этого ваш снимок станет доступен всем пользователям Интернета, просмотреть его можно с помощью любого браузера и программы просмотра снимков.Режимы работы с отчетами
В Access 2007 работа с отчетами может осуществляться в нескольких режимах: предварительный просмотр, представление отчета, режим конструктора и режим макета. Чтобы правильно выбрать режим работы, необходимо четко определить, какие действия будут производиться над отчетом.
• Режим предварительного просмотра отображает отчет в том виде, в каком он будет напечатан, поэтому его целесообразно выбирать в том случае, когда отчет необходимо просмотреть перед отправкой на печать.
• Режим отчета является режимом просмотра отчетов, установленным по умолчанию. Этот режим удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер обмена и изменять состав выводимых для просмотра данных.
• Если необходимо внести изменения в отчет, редактировать данные либо изменить его структуру, то лучше использовать режим работы макета или режим конструктора.
В Access 2007 есть возможность переключения между различными режимами работы с отчетами, которое также можно осуществлять несколькими способами.
Работа в режиме предварительного просмотра
Чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра, необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на нужном отчете, а затем в контекстном меню выбрать команду Предварительный просмотр . Если отчет уже открыт, то вызвать контекстное меню можно щелчком правой кнопки мыши в окне отчета. После любого из этих действий отчет откроется в режиме предварительного просмотра. Для навигации по страницам отчета используются кнопки перехода по записям. В этом режиме на ленте отображается вкладка Предварительный просмотр . Она содержит ряд логических команд.
• Печать – содержит команду Печать , которая используется, если не требуется задания никаких дополнительных параметров. После ее выбора отчет сразу же выводится на печать.
• Разметка страницы – состоит из ряда команд, предназначенных для выбора размеров бумаги, выбора ориентации страницы – книжной или альбомной, задания размеров полей для всего отчета или только для определенных разделов документа, а также для задания параметров страницы.
• Масштаб – здесь находятся команды для изменения масштаба просмотра отчета в режиме предварительного просмотра, а также для выбора количества страниц отчета, отображаемых на одном листе.
• Данные – включает команды для обновления данных отчета, а также его экспорта в другие форматы данных.
Нажатие кнопки Закрыть окно предварительного просмотра в группе Закрыть приводит к закрытию окна предварительного просмотра и возврату в режим редактирования.
Режим макета
Режим макета является самым наглядным и удобным режимом, используемым для изменения отчета. Поскольку все изменения выполняются и отображаются сразу же после их внесения, то отредактированный отчет будет представлен пользователю практически в таком же виде, какой он будет иметь после вывода на печать. Отличие заключается в том, что данный режим не отображает разрывы страниц.
В режиме макета можно изменять структуру отчета, создавать уровни группировки, выбирать направление сортировки и выполнять другие задачи, влияющие на внешний вид отчета. Пользователь имеет возможность просматривать измененные данные, поэтому в нем удобно задавать нужную ширину столбцов.
Рассмотрим подробнее основные возможности изменения отчета, предоставляемые в режиме макета.
• В режиме макета вы можете изменять ширину столбцов и высоту строк. Для этого необходимо щелчком кнопки мыши выделит