Элементы управления следует выбрать команду Номер страницы .
5. В появившемся окне Номера страниц можно задать формат, расположение и выравнивание номеров страниц в документе.
Для обеспечения большей наглядности и целостности восприятия данных можно применять выделение отдельных элементов отчета линиями или прямоугольниками. Добавленная в отчет линия может иметь различные параметры форматирования, то есть имеется возможность задания определенной толщины линии, ее цвета, типа и вида оформления.
1. Для добавления линии необходимо на вкладке Конструктор в группе Элементы управления выбрать кнопку Линия .
2. Затем, установив указатель мыши в место, соответствующее началу линии, и удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо протянуть в нужном направлении линию. В месте окончания линии кнопку мыши следует отпустить.
3. Чтобы выделить отдельные элементы отчета прямоугольником, необходимо перейти на вкладке Конструктор в группу Элементы управления и нажать кнопку Прямоугольник .
4. Для указания размеров и расположения прямоугольника следует переместить указатель мыши в левый верхний угол, соответствующий началу прямоугольника, а затем, перемещая указатель и удерживая при этом кнопку мыши, провести границы требуемого прямоугольника.
5. В окне свойств созданного прямоугольника можно задать требуемые параметры, такие как тип, ширина и цвет границы, тип и цвет фона, размеры отступов, оформление, режим вывода и др. В итоге может получиться отчет, подобный изображенному на рис. 7.27.
Рис. 7.27. Пример отчета после добавления элемента Прямоугольник
Для выполнения вычислений или подсчета итоговых значений в отчете используются выражения. Выражения являются аналогом формул в Excel 2007 и записываются в полях, предназначенных для отображения результатов вычислений.
Для создания вычисляемого поля необходимо выполнить следующую последовательность действий.
1. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Поле и поместите поле в нужном месте отчета щелчком кнопки мыши.
2. Двойным щелчком кнопки мыши на добавляемом поле вызовите окно свойств и выберите в нем вкладку Данные или вкладу Все .
3. Напротив значения Данные в окне свойств введите требуемое выражение; ввод выражения необходимо начинать со знака равенства.
• При записи выражений используются встроенные в Access 2007 функции, их можно вводить вручную либо использовать построитель выражений.
• Ввод выражения в окне свойств осуществляется так, как показано на рис. 7.28.
Рис. 7.28. Создание вычисляемого поля4. Затем окно свойств можно закрыть. После закрытия окна свойств произведенные изменения сохраняются автоматически. Сделать отчет более удобным для понимания и эффективным в использовании данных можно, используя различные виды группировки и сортировки данных. Создание уровней группировки и задание способа сортировки осуществляется с помощью окна Группировка, сортировка и итоги . Существует возможность создания до четырех уровней группировки и задания для каждого из них своего способа сортировки, либо общего для всех записей способа сортировки данных.
Применение автоформата для отчета
Для быстрого создания отчетов, а также для их выполнения в едином стиле в Access 2007 используются различные шаблоны отчетов. При форматировании отчета можно использовать как стандартные стили форматирования, так и создавать нужные стили самим.
Чтобы применить автоформат, необходимо сначала создать отчет. Далее необходимо выполнить следующие действия.
1. После задания всех свойств отчета, на вкладке Упорядочить в группе Автоформат нужно выбрать команду Автоформат .
2. В представленном списке стандартных стилей форматирования необходимо выбрать нужный стиль. Установленные в стиле параметры будут автоматически применяться для всех отчетов, создаваемых с использованием данного автоформата. Например, для отчета Товары выберите стиль Access 2007 .
3. Чтобы создать новый стиль форматирования на основе открытого документа, необходимо нажать кнопку Мастер автоматического форматирования , расположенную на вкладке Упорядочить в группе Автоформат под списком стандартных стилей. На экране появится окно Автоформат (рис. 7.29).
Рис. 7.29. Окно Автоформат
4. Затем в окне Автоформат можно нажать кнопку Параметры и выбрать применяемые атрибуты уже существующего стандартного стиля или нажать кнопку Настройка , после чего отобразится окно Настройка автоформата , изображенное на рис. 7.30. Рис. 7.30. Создание нового стиля форматирования с помощью мастера автоматического форматирования
5. Для создания нового стиля в окне Настройка автоформата следует установить переключатель Команда настройки в положение создание нового стиля на основе стиля объекта : “Имя объекта” и нажать кнопку OК .
6. Далее необходимо задать название создаваемому стилю. По умолчанию стилю будет присвоено имя Стиль1 . Затем нужно вновь нажать кнопку OК .
После создания нового стиля его название появится в списке стилей форматирования. Теперь, создавая документ для его форматирования, можно применять созданный стиль, при этом в отчете будут использоваться параметры, заданные в данном стиле форматирования.Предварительный просмотр и печать отчета
Перед тем как отправить отчет на печать, целесообразно его предварительно просмотреть и убедиться в его правильности, а в случае обнаружения неточностей или ошибок внести определенные изменения в содержание отчета. Приложение Access 2007 предоставляет возможность выполнения всех этих действий.
Просмотреть нужный отчет перед печатью можно в режиме предварительного просмотра отчета. Целью такого просмотра является проверка данных отчета. Перейти в режим предварительного просмотра отчета можно несколькими способами.
• Выделить в области переходов необходимый отчет, а затем щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Предварительный просмотр .
• Выделить в области переходов требуемый отчет и нажать кнопку Microsoft Office , после чего последовательно выбрать команды Печать и Предварительный просмотр .
• Если нужный отчет уже открыт, перейти в режим предварительного просмотра можно нажатием кнопки Предварительный просмотр , расположенной в правой части строки состояния Access.
Пример отчета, представленного в режиме предварительного просмотра, изображен на рис. 7.31.
Рис. 7.31. Пример отчета в режиме предварительного просмотра
Для просмотра страниц отчета используются кнопки перехода по записям. Для удобства просмотра отчета в данном режиме можно устанавливать масштаб отображения отчета и количество страниц отчета, располагаемых на одном листе.
1. Чтобы изменить масштаб отображения отчета, необходимо перейти на вкладку Предварительный просмотр в группу Масштаб (рис. 7.32).
Рис. 7.32. Группа Масштаб2. Затем следует задать нужное количество страниц, отображаемых при просмотре. Чтобы одновременно просмотреть две страницы, нужно нажать кнопку Две страницы ; для просмотра на одном листе более двух страниц следует нажать кнопку Другие страницы , а затем выбрать требуемое количество страниц.
Изменение параметров страниц отчета осуществляется с помощью окна Параметры страницы . Чтобы вызвать это окно, можно воспользоваться одним из двух способов.
• На вкладке Предварительный просмотр в группе Печать нажатием кнопки Печать необходимо вызвать окно Печать . Это окно можно также вызвать, используя сочетание клавиш Ctrl+P . Затем в окне Печать следует нажать кнопку Настройка , после чего появится окно Параметры страницы .
• Нажать кнопку Параметры страницы , расположенную на вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы .
3. В окне Параметры страницы нужно задать ориентацию страниц, параметры печати, такие как границы полей и размер бумаги, параметры сетки.
4. Если на печать необходимо вывести только данные, содержащиеся в отчете, следует установить флажок Печатать только данные .
5. После выбора параметров необходимо нажать кнопку OК .
Дальнейшая печать отчета осуществляется из окна Печать .
Если данные отчета были проверены ранее или пользователь абсолютно уверен в их правильности, направляемый на печать отчет можно не открывать в режиме предварительного просмотра. Чтобы готовый отчет сразу отправить на печать, достаточно выделить его в области переходов. Затем щелчком правой кнопкой мыши нужно вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Печать и нажать кнопку OК .Резюме
В данной главе были рассмотрены основные способы создания и редактирования отчетов в программе Access 2007. После прочтения этой главы вы узнали, что главным назначением отчета является представление содержащихся в таблицах данных в более удобном и наглядном виде.
Вы получили определенные навыки создания отчетов с помощью средства Отчет и с использованием мастера отчетов. Узнали, что существует два режима редактирования отчетов: режим макета и режим конструктора, причем выбор одного из них зависит от поставленных перед вами задач. Режим макета является более наглядным, и его удобно использовать для формирования внешнего вида отчета, а режим конструктора предпочтителен в случае необходимости внесения изменений в структуру отчета.
Значительная часть этой главы посвящена определению свойств отчета и его структуры. Освоение этих параметров позволит вам наиболее эффективно использовать предоставляемые Access 2007 возможности по работе с отчетами. Изучив разделы главы, посвященные элементам управления отчета, вы не только научились пользоваться различными элементами, но и узнали об их основном назначении и способах форматирования. Кроме того, вы ознакомились с процессом преобразования отчетов в различные форматы данных и научились форматировать готовые отчеты для печати.