(Publish Changes).
Закройте базу данных MoveWideWorldlmporters.accdb и обозреватель. Если будет предложено, сохраните изменения.
Работа в автономном режиме
В предыдущем упражнении вы перенесли приложение баз данных Access 2007 на узел SharePoint. Однако можно работать с данными и без подключения к узлу SharePoint. При использовании Access 2007 можно кэшировать данные из списка SharePoint, работать с ними на локальном компьютере, после чего синхронизировать изменения с сервером.
В следующем упражнении вы синхронизируете данные и столбец метаданных с таблицей, связанной со списком SharePoint, работая в автономном режиме.
Используйте базу данных ExplmpWideWorldlmporters.accdb, которая расположена в папке Documents\Microsoft Press\ SBS_WSSv3\Chapter 13. Вместо узла http://wideworldimporters используйте доступный вам узел SharePoint. В этом упражнении будет использоваться список SharePoint, созданный в первом упражнении этой главы, но вы можете использовать любой другой список.
Убедитесь, что запустили Access 2007 перед тем, как приступить к выполнению упражнения.
Откройте базу данных ExplmpWideWorldlmporters. accdb.
1. В окне базы данных MoveWideWorldlmporters щелкните на вкладке Внешние данные (External Data).
2. B группе Список SharePoint (SharePoint Lists) щелкните на кнопке Автономная работа (Work Offline).
В строке состояния появится надпись «Автономно с SharePoint» (Offline with SharePoint). В группе Список SharePoint (SharePoint Lists) станут активными значки Синхронизировать (Synchronize) и Отменить изменения (Discard Changes). Все данные будут кэшированы в базе данных Access 2007, а ссылки на списки SharePoint будут временно вырезаны.
Внимание! Если к этой базе данных Access 2007 предоставить общий доступ, данные будут доступны пользователям, которые не имеют разрешений на доступ к ним на узле SharePoint.
3. В секции SBS 2007 Navigation в группе Supporting дважды щелкните на элементе Opportunities.
Связанная таблица Opportunities откроется в Access 2007 в представлении Режим таблицы (Datasheet). Приложение будет функционировать практически так же, как и в режиме онлайн.
4. Щелкните на вкладке Режим таблицы (Datasheet).
5. В группе Список SharePoint (SharePoint List) щелкните на кнопке Открытие представления по умолчанию (Open Default View). Таблица Opportunities откроется в окне обозревателя в представлении Все элементы (All Items).
6. Вернитесь в Access 2007. В представлении Все элементы (All Items) таблицы Opportunities щелкните на ячейке в первой строке под столбцом Title и введите Bianca Corner Unit.
7. Щелкните на ячейке во второй строке.
В первом столбце первой строки появится изображение карандаша, указывающее на то, что в эту строку внесены изменения. Когда веб-узел SharePoint будет возвращен в режим онлайн, Access 2007 синхронизирует изменения.
8. Вернитесь в Internet Explorer. Щелкните на кнопке Обновить (Refresh) и убедитесь, что первая строка не изменена.
9. Щелкните на ячейке в первой строке под заголовком Title, введите Woodland Bench, а затем щелкните на ячейке во второй строке.
10. Вернитесь в Access 2007. На вкладке Внешние данные (External Data) в группе Список SharePoint (SharePoint Lists) щелкните на кнопке Синхронизировать (Synchronize).
База данных Access 2007 будет временно подключена к списку SharePoint для синхронизации изменений. Откроется диалоговое окно Устранение конфликтов (Resolve Conflicts).
11. Щелкните на кнопке Отменить мои изменения (Discard My Changes). База данных Access 2007 останется в автономном режиме, а представление Режим таблицы (Datasheet) таблицы Opportunities закроется.
12. В секции SBS 2007 Navigation в группе Supporting Objects дважды щелкните на элементе Opportunities.
Связанная таблица Opportunities откроется в Access 2007 в представлении Режим таблицы (Datasheet), а в столбце Title в первой строке появится текст «Woodland Bench».
13. В представлении Режим таблицы (Datasheet) таблицы Opportunities щелкните на ячейке под заголовком Title в первой строке и введите Bianca Corner Unit.
14. Щелкните на ячейке во второй строке.
15. На вкладке Внешние данные (External Data) в группе Список SharePoint (SharePoint Lists) щелкните на кнопке Автономная работа (Work Online).
В строке состояния появится надпись В сети с SharePoint (Online with SharePoint), а представление Режим таблицы (Datasheet) таблицы Opportunities закроется.
16. Вернитесь в Internet Explorer. Щелкните на кнопке Обновить (Refresh) и убедитесь, что первая строка содержит текст «Bianca Corner Unit».
17. Щелкните на кнопке Параметры (Settings), а затем щелкните Создать столбец (Create Column).
18. В области Имя и тип (Name and Туре) в текстовом поле Имя столбца (Column Name) введите Advertisement и установите переключатель Да/Нет (Yes/No).
19. Щелкните ОК. Откроется таблица Opportunities со столбцом Advertisement в конце списка.
20. Вернитесь в Access 2007. На вкладке Внешние данные (External Data) в группе Список SharePoint (SharePoint Lists) щелкните на кнопке Синхронизировать (Synchronize).
21. Если нужно, откройте таблицу Opportunities и проверьте, виден ли столбец Advertisement1.
Закройте базу данных MoveWideWorldlmporters. accdb и обозреватель. Если будет предложено, сохраните изменения.
Использование рабочих процессов
В Access 2007 можно использовать рабочие процессы служб Windows SharePoint. Можно использовать маршрутизацию рабочих процессов и процедуру одобрения, определять бизнес-логику для автоматического назначения задач пользователям, создавать отчеты о состоянии проекта и выполнять задачи точно в назначенное время.
В следующем упражнении вы свяжите рабочий процесс с таблицей, связанной со списком SharePoint, чтобы автоматически назначать задачи, когда в список добавляется новый элемент.
Используйте базу данных ExplmpWideWorldlmporters. accdb, которая расположена в папке Documents\Microsoft Press\ SBSJWSSv3\Chapter 13. Вместо узла http://wideworldimporters используйте доступный вам узел SharePoint. В этом упражнении будут использоваться связанные таблицы, созданные в предыдущем упражнении этой главы. Если хотите, можете использовать другие таблицы, связанные с любым другим списком.
Убедитесь, что запустили Access 2007 перед тем, как приступить к выполнению упражнения.
Откройте базу данных MoveWideWorldlmporters. accdb.
1. В окне базы данных MoveWideWorldlmporters в секции SBS 2007 Navigation в группе Supporting Objects щелкните правой кнопкой мыши на элементе Opportunities2. Выберите команду Параметры списка SharePoint\ Изменить рабочий процесс (SharePoint List Options\ Modify Workflow).
В Internet Explorer откроется страница Изменение параметров рабочих процессов: Opportunities (Change Workflow Settings: Opportunities). В данный момент со списком Opportunities не связан ни один рабочий процесс.
3. Щелкните на ссылке Добавить рабочий процесс (Add а workflow). Откроется страница Добавление рабочего процесса: Opportunities (Adda Workflow: Opportunities).
4. В области Рабочий процесс (Workflow) выберите Три этапа.
5. В области Имя (Name) введите Отслеживание возможностей.
6. В областях Список задач (Task List) и Список журналов (History List) оставьте параметры по умолчанию.
7. В области Параметры начала (Start Options) установите флажок Начинать рабочий процесс при создании нового элемента (Start this workflow when a new item is created) и щелкните на кнопке Далее (Next). Откроется страница рабочего процесса «Три этапа».
8. В области Этапы рабочего процесса (Workflow States) в поле Выберите вариант (Select a Choice) выберите Оценка (Rating).
9. Остальные параметры оставьте без изменения, прокрутите страницу вниз и щелкните ОК. Откроется страница Opportunities.
10. Вернитесь в Access 2007. Введите в таблицу новый элемент, при необходимости открыв эту страницу.
11. В последней строке таблицы в столбце Title введите Woodland Stool. Нажмите клавишу Tab и введите S.
Как и в Excel 2007, функция IntelliSense дополнит слово, исходя из того, какие значения введены в этот столбец.
12. Нажмите клавишу Tab, чтобы выбрать «Seating». Введите Н и нажмите Tab, чтобы выбрать «Hot».
13. Щелкните на любой ячейке в первой строке.
14. Щелкните на вкладке Внешние данные (External Data).
В группе Импорт (Import) щелкните на кнопке Список SharePoint (SharePoint List). Откроется диалоговое окно Внешние данные – Узел SharePoint (Get External Data – SharePoint Site).
15. Убедитесь, что установлен переключатель Создать связанную таблицу для связи с источником данных (Link to the data source by creating a linked table), и щелкните на кнопке Далее (Next).
16. Установите флажок справа от элемента Tasks и щелкните ОК.
Теперь база данных Access 2007 имеет две дополнительные таблицы: Tasks и User Information List.
17. Дважды щелкните на элементе Tasks. Таблица Tasks откроется в Access 2007 в представлении Режим таблицы (Datasheet).
Заметьте, что вам назначен один элемент задачи, названный Инициирован рабочий процесс: Woodland Stool (Workflow initiated: Woodland Stool).
18. В строке назначенной вам задачи щелкните на ячейке в столбце Состояние (Status) и выберите Завершена