Многозадачность может показаться лучшим вариантом, но когда вы оказываетесь в ситуации с несколькими источниками информации, поступающими из внешнего мира или из собственной памяти, вы не можете отфильтровать то, что не имеет отношения к текущей цели. Неспособность фильтровать информацию означает, что вы замедляетесь из-за неактуальной информации и с трудом справляетесь с задачей. Гораздо проще сосредоточиться на одном деле и не отвлекаться, чем пытаться делать несколько дел одновременно и перегружать свой мозг слишком большим количеством данных.
Из обоих этих экспериментов ясно, что многозадачность ни к чему хорошему не приводит. Действуя в таком режиме, вы не можете ни адекватно сосредоточиться на новой задаче, ни игнорировать отвлекающие факторы, мешающие вашей работе. Возможно, существуют определённые способы более эффективной многозадачности, но общее правило заключается в том, чтобы избегать её всегда, когда это возможно.
Однозадачность. Что это значит?
Это значит, что вы должны отбросить всё неважное, ничего не проверять, ни за чем не следить, не отправлять электронную почту и даже не прикасаться к чему-либо, кроме текущей задачи. Для этого необходимо сосредоточиться и целенаправленно отключиться от всего остального. Выключите уведомления, уберите телефон. Если вам необходимо работать за компьютером, держите открытой только одну вкладку браузера или программу. Главное в однозадачности заключается в сознательном избегании отвлекающих факторов, которые кажутся незначительными и безобидными. Кто больше всех виноват в вашей рассеянности? Ваши электронные устройства. Игнорируйте их, когда это возможно.
Следите за чистотой рабочего места, чтобы ваш взгляд не зацепился за что-то, что необходимо помыть или подправить. В идеале однозадачность сводит ваше окружение к пустой комнате, где вы ни на что не будете отвлекаться.
Старайтесь замечать, когда вас прерывают или вы незаметно переключаетесь с одной задачи на другую. Уловив отвлекающий фактор, вернитесь к выполняемой задаче. Поначалу вам будет сложно. Кроме того, вам придётся принимать сознательные решения вопреки инстинктам.
А вот чему будет действительно трудно противостоять – это желанию действовать немедленно и стремлению прервать выполнение задания. Чтобы справиться с порывом, возьмите стикер, записывайте идеи, которые неизбежно придут в голову в связи с другими задачами, и снова возвращайтесь к главной работе. Вы сможете обратиться к заметкам после того, как период однозадачности закончится. Так вы сможете сосредоточиться на одной задаче и настроиться на успех.
Группирование
Генри Форд, основатель Ford Motor Company, отлично разбирался в автомобилях. В своё время у него было несколько конкурентов, но главная причина, по которой эти имена потерялись во времени, заключается в том, что Форд также был создателем заводского сборочного конвейера. А на заводском конвейере рабочие сосредоточены на выполнении одной задачи за один раз.
Это оптимизирует процесс и делает его гораздо более эффективным, чем если бы один работник вёл проект от начала до конца, переключаясь между несколькими задачами. Такой подход позволяет работникам специализироваться и совершенствовать выполнение задачи, что сокращает количество ошибок и значительно облегчает поиск и устранение неисправностей. Рабочим не нужно было думать больше, чем требовалось. В результате производство автомобилей возросло настолько, что позволило компании доминировать на рынке.
В этом и заключается суть группирования. Вы собираете схожие задачи и выполняете их одновременно. Конвейер Форда на 100 % соответствовал этому подходу, потому что рабочие должны были выполнять только одну задачу, но с максимальной эффективностью.
Возьмём распространённый пример – проверку электронной почты.
Если вы хоть как-то пользуетесь или работаете с Интернетом, то, скорее всего, каждый час в ваш почтовый ящик стекается поток электронных писем. Постоянная проверка электронной почты – это крайне неэффективное использование времени. Она прерывает выполнение других задач и рассеивает внимание всякий раз, когда вы получаете новое письмо. Многие из нас даже бросают дела, чтобы разобраться с письмами. Затем нам приходится начинать выполнение первой задачи заново, потому что мы вышли из состояния потока и потеряли импульс.
Группирование электронных писем значительно повысит производительность. Примером того может быть проверка электронной почты только в верхней части страницы каждые два часа и намеренное игнорирование или блокирование уведомлений о входящих сообщениях. Поначалу это может быть трудно, но если вы станете проверять почту реже, то сможете сосредоточиться на задачах, не отвлекаясь и не перестраиваясь.
Отсюда следует ещё один важный урок: говорить «нет» некоторым задачам так же важно, как и говорить «да» правильным целям. Группирование учит целенаправленному, преднамеренному игнорированию, а оно помогает сосредоточиться на других задачах.
Переключение с задачи на задачу – это большая умственная нагрузка, потому что в течение дня вы, по сути, останавливаетесь и начинаете с нуля множество раз. Кроме того, это отнимает много энергии, поскольку вы тратите какое-то время, чтобы сориентироваться и понять, на чём вы остановились в прошлый раз. В результате вы не достигаете того максимума, который могли бы получить, сконцентрировавшись только на одном задании.
В примере с электронной почтой группирование позволяет вам не отвлекаться на чтение писем и составление ответа. Стоит отметить, что электронная почта, в отличие от разработки графики для рекламной кампании, к примеру, требует совершенно иного образа мышления. А стабильное мышление приносит гораздо большие дивиденды.
Группирование позволяет сохранить умственную энергию для самих задач и не растрачивать её на переключение между ними.
Что ещё можно сгруппировать? Вы можете запланировать встречи на один день и освободить одно утро для продуктивной работы. Вы можете запланировать выполнение задач, требующих доступа к компьютеру, и даже объединить те из них, которые требуют телефонных звонков.
А ещё вы можете сгруппировать отвлекающие факторы. Нет, это делается не для того, чтобы отвлекаться и развлекаться; это делается для того, чтобы сберечь энергию и не терять концентрацию.
Как сгруппировать отвлекающие факторы? Например, если вы устали от выполнения конкретной задачи, вам, возможно, захочется сделать небольшой перерыв в общении в социальных сетях. Во что бы то ни стало, сделайте это! Однако выделите чуть больше времени, чтобы проверить все свои аккаунты: ESPN, Refinery29 и остальные, на которые вы отвлекаетесь. Сделайте кофе, бодро пройдитесь по офису и поздоровайтесь с соседом.
Выбросьте дела из головы и отдохните, чтобы потом, когда вы снова приступите к работе, у вас был фиксированный отрезок времени времени, в течение которого нужно сохранять сосредоточенность. В конце концов, если на вашей странице в Facebook нет ничего нового, вы, вероятно, не захотите проверять страницу настолько часто. Как только вы приучитесь отвлекаться от работы в отведённое для этого время, вы сможете продуктивно работать в оставшееся.
Чем больше внимания вы растачиваете между различными видами деятельности, тем менее продуктивным будете. Но если вы начнёте делать что-то похожее на предыдущее занятие, вам будет гораздо проще начать, потому что ваш разум уже настроен на выполнение определённого типа задач. Выполняйте похожие задачи вместе, одну за другой, а затем переходите к следующей партии схожих или смежных дел. Эффективное группирование способно резко повысить вашу производительность.
Запрещающий список
О ценности планирования знают все. И вы, без сомнения, уже сталкивались с советами по эффективному использованию плана.
Каждый человек по своей природе понимает, что ему следует делать и когда. Записав это, вы дадите себе обязательство и с большей вероятностью выполните дело.
Однако не каждому известно, что делать не следует: чего следует избегать, какие распространённые способы прокрастинации и отвлекающие факторы маскируются под приоритеты. Наряду со списком дел не менее важно составить и запрещающий список. Ежедневно мы сталкиваемся с набором задач, которые не только приносят наибольшую пользу, но и гарантируют столкновение со скрытыми препятствиями.
Опять же, все мы знакомы с очевидными пороками, которые следует избегать: социальные сети, пустая трата времени в Интернете, просмотр «Холостяка» во время работы, обучение игре на флейте во время чтения.
Отличить реальные задачи от бесполезных бывает непросто, и это потребует от вас достаточно напряжённых умственных усилий.
Заполните запрещающий список задачами, которые незаметно крадут время и подрывают ваши цели, приводят к незначительному или неэффективному использованию времени, не способствуют достижению конечного результата и снижают отдачу, даже невзирая на количество затраченных усилий.
Если вы постоянно посвящаете время бесполезным делам, реальные приоритеты и цели так и останутся нетронутыми. Вот что вы должны внести в свой запрещающий список.
Во-первых, включите приоритетные задачи, над которыми на данный момент вы не можете работать ввиду внешних обстоятельств. Это те дела, которые важны в одном или многих отношениях, но ожидают обратной связи от других людей или завершения основных задач. Занесите их в запрещающий список, потому что вы буквально ничего не можете сделать! Не растрачивайте на них свою умственную энергию. Эти дела всё равно никуда не денутся. Просто отметьте, что вы ждёте обратной связи и укажите дату, когда вам нужно спросить, почему ответа до сих пор нет. Затем выкиньте эти задачи из головы, потому что они находятся в чьём-то списке дел, а не в вашем. Вы также можете временно снять с себя дела, попросив консультации у других людей. Так действовать будут они, а вы сможете использовать это время для решения других вопросов.