Во-вторых, включите задачи, не добавляющие ценности вашим проектам. Существует множество мелких, банальных дел, которые не приносят вам никакой пользы. Можете ли вы делегировать их, поручить кому-то другому или даже передать на аутсорсинг? Действительно ли они требуют вашего внимания? Другими словами, стоят ли они вашего времени? И заметит ли кто-нибудь, кроме вас, разницу, если вы делегируете задачу кому-то ещё? Если вы возьмётесь за выполнение задачи сами, не увязнете ли вы в сорняках перфекционизма? Вы должны тратить своё время на большие задачи, которые двигают вперёд весь проект, а не на бесполезные вопросы, замаскированные под важные, например, выбор цвета краски для велосипедного навеса на парковке атомной электростанции, которую вы строите.
В-третьих, включите задачи, которые являются текущими и выполняются, но дополнительная работа и внимание никак на них не повлияют. Эти дела не имеют отдачи. Они – пустая трата энергии, потому что, хотя их и можно улучшить (а есть ли что-то, что нельзя улучшить?), возможные улучшения либо не изменят общую картину, либо потребуют несоизмеримого количества времени и усилий. С любой точки зрения, эти задачи следует считать выполненными. Не тратьте на них своё время и не попадайте в ловушку, считая их приоритетными. Как только вы закончите все остальные дела, вы сможете оценить, сколько времени хотите посвятить их доработке.
Если задача выполнена на 90 % от необходимого вам качества, самое время переключиться на другие, чтобы тоже перевести их с 0 % на 90 %. Другими словами, гораздо полезнее иметь три задачи, выполненные с качеством 80 %, чем одну с качеством 100 %.
Сознательно избегая пунктов из запрещающего списка, вы сохраняете сосредоточенность и упорядоченность. Вы не тратите энергию и время впустую, а ваша ежедневная производительность значительно увеличивается.
Зачем читать меню, содержащее блюда, которых нет в наличии? Это бессмысленно и отнимает время. Не позволяя вашей энергии рассеиваться на те вещи, которые забирают время и внимание, запрещающий список даёт вам возможность сосредоточиться на важном.
Такой подход может оказать сильное положительное влияние на ваш распорядок дня. Чем меньше дел у вас будет, тем лучше. Стресс и беспокойство, созданные бесполезными задачами, только мешают и убивают продуктивность. Запрещающий список освободит ваш разум от бремени слишком большого количества дел, потому что устраняет большинство из них! Вы сможете сосредоточиться на важных делах и постепенно выполнять каждую задачу.
Правило 40-70
В том случае, если мы не обладаем всей необходимой информацией, многие из нас неохотно предпринимают действия, выходящие за пределы зоны комфорта. Но разве информации может быть достаточно?
У бывшего госсекретаря США Колина Пауэлла есть правило на случай принятия решений и действий. Он говорит, что в любой момент, когда перед вами стоит сложный выбор, вы должны иметь не менее 40 % и не более 70 % информации, необходимой для принятия решения. В этом диапазоне у вас достаточно знаний, чтобы сделать осознанный выбор, но не настолько много, чтобы потерять решимость и интерес.
Если вы обладаете менее 40 % необходимой информации, вы, по сути, стреляете от бедра. Ваших знаний недостаточно, чтобы двигаться вперёд, и, вероятно, вы совершите много ошибок. И наоборот, если вы будете гнаться за новыми данными, пока не получите более 70 % (а маловероятно, что вам понадобится что-то сверх этого уровня), вы можете впасть в уныние и ощутить неуверенность. Вероятно, возможность прошла мимо вас, и кто-то другой уже вас опередил.
Если вы находитесь в зоне между 40 % и 70 %, то у вас есть достаточно оснований, чтобы принять решение, руководствуясь интуицией. В контексте Колина Пауэлла, именно так формируются эффективные лидеры: те, у кого интуиция указывает в правильном направлении, приведут свою организацию к успеху.
С целью выхода из зоны комфорта мы можем заменить слово «информация» другими мотивирующими данными: 40–70 % опыта, 40–70 % чтения или обучения, 40–70 % уверенности или 40–70 % планирования. Пока мы выполняем задание, мы также будем заниматься анализом, поэтому такой диапазон уверенности помогает нам склониться к действию.
Если пытаться достичь 70-100 % информированности (или уверенности, опыта и т. д.), недостаток скорости может привести ко многим негативным последствиям. Более того, это может разрушить импульс или убить интерес. Превышение порога в 70 % грозит отсутствием полезной отдачи.
Например, допустим, вы открываете бар, что предполагает закупку большого количества различных видов спиртного. Вы не можете рассчитывать на то, что к моменту открытия у вас в наличии будет абсолютно всё спиртное, которое когда-либо понадобится. Но, с другой стороны, не имеет смысла начинать работу без такого количества, из которого клиенты могли выбирать.
Поэтому вам следует подождать, пока у вас не будет по крайней мере 40 % доступных запасов. У вас появился импульс. Вы считаете, что если вы сможете приобрести больше половины необходимого алкоголя, вы будете в хорошей форме для открытия бара. Да, возможно, вы не приготовите абсолютно все напитки из справочника бармена, но у вас будет достаточно запасов, чтобы покрыть основные напитки с парой вариаций. Если у вас есть около 50–60 % запасов, вы, вероятно, готовы. Когда прибудут оставшиеся запасы, вы уже будете работать и просто включите новые позиции в барную карту. Но если вы будете ждать, пока у вас появится 70 % запасов или больше, вы можете застрять на месте.
Подобный образ мышления чаще приводит к действию, чем к бездействию. Ожидание необходимых 40 % не является пребыванием в зоне комфорта – вы активно планируете свои действия, что прекрасно (если, конечно, это не чрезмерное планирование). Принятие решения до того, как вы будете готовы к нему на 100 % или даже наполовину, – это тот смелый шаг, который быстро выведет вас из удобной безучастности.
Бездействие
Выгорание – весьма реальный риск, особенно в современном мире, где нам кажется, что у каждого есть основная работа, а заодно и дополнительная, направленная на зарабатывание денег. Мы стремимся заполнить наши дни множеством профессиональных и социальных мероприятий, чтобы выжать последнюю каплю удовольствия из жизни. Как ни странно, это только снижает продуктивность, поскольку очень немногие люди имеют встроенный аккумулятор, способный функционировать подобным образом. Что касается вашего мозга, то даже капля усталости снизит ясность мышления. Жизненный опыт прекрасно это демонстрирует. Мы лучше функционируем при восьмичасовом сне, чем при трёхчасовом.
Менее очевидно, что бездействие вообще может вести к креативности и проницательности. Однако есть причина, по которой в спортзале или в душе у нас возникает непропорционально большое количество озарений. Мышление по своей природе утомляет и нагружает разум, и мозг излучает бета-волны. Расслабление и отсутствие внимания, с другой стороны, характеризуется тем, что мозг излучает альфа-волны.
С чем же связаны альфа-волны? Исследования профессора Флавио Фролиха, среди прочих, показали, что альфа-волны связаны с улучшением памяти, творческим мышлением и общим повышением уровня счастья.
Возможно, именно поэтому в наши дни так настойчиво продвигаются медитация и практика осознанности. Они намеренно замедляют вас и помогают высвобождать альфа-волны, вызывающие рост счастья и удовлетворённости жизнью. Большинство людей, занимающих ведущие должности, например, руководители компаний всегда упоминают медитацию как важную часть своего ежедневного распорядка – вероятно, именно поэтому. Способность отключаться от дел позволяет им функционировать на пике эффективности, подобно подзарядке аккумулятора в середине дня.
Тем, кто добивается высоких результатов, не обязательно делать перерыв для генерации альфа-волны. Не думайте об этом как об отдыхе; думайте об этом как о восстановлении, чтобы подготовиться к моментам, когда вам нужно будет творчески мыслить.
Мы инстинктивно знаем, что нужно спать, делать растяжку и разогревать тело, если нам предстоит спортивное состязание, но почему-то мы пренебрегаем умственным отдыхом. Когда вы расслабляетесь и ничего не делаете, ваш разум может отвлечься и расслабиться.
Позвольте себе помечтать. Мечты не бывают скучными и рутинными, они всегда творческие и необычные. Если вам нужен перерыв, не поддавайтесь желанию взять в руки телефон и пролистать социальные сети. Иногда устремление взгляда в пустое пространство – это лучшее использование вашего времени.
Выводы
Сведите к минимуму отвлекающие факторы в вашем окружении. С глаз долой – из сердца вон. Не держите рядом с рабочим местом ничего отвлекающего, иначе ваша сила воли будет постепенно истощаться.
Везде, где это возможно, создавайте «действия по умолчанию». Это самый простой путь, вызывающий наименьшее сопротивление. То же самое касается продумывания окружающей среды с целью повышения продуктивности.
Однозадачность – очень важная концепция, поскольку она окончательно доказывает недостатки многозадачности. Когда вы переключаетесь с задачи на задачу, вы сталкиваетесь с остаточным вниманием. Это означает, что вам требуется время, чтобы приспособиться к новому заданию, даже если вы уже с ним знакомы. Устранить это можно с помощью однозадачности, а также группирования (выполнения схожих типов задач с целью повышения эффективности).
Запрещающий список оказывает такое же мощное влияние, как и список дел. Всё потому, что нам редко говорят, что именно нужно игнорировать на пути к своей цели. В результате эти отвлекающие факторы или коварные поглотители времени могут незаметно вторгнуться в наше пространство. Включите в список те задачи, в которых вы не можете добиться ни успеха, ни прогресса.
Правило 40–70 – это когда вы побеждаете бездействие с помощью информации. Если у вас меньше 40 % – не действуйте. Но если у вас есть 70 %, вы просто обязаны двигаться вперёд. 100 % у вас не будет никогда, а 70 % – более чем достаточно. Остальное вы узнаете по ходу дела.