С точки зрения перспективы, цель противоположна системе. Системы – это всего лишь способы, с помощью которых вы убеждаетесь в правильности и эффективности своих шагов. Они не ограничиваются одним действием за раз; напротив, они применяются ко всему, что вы должны сделать в своём начинании. Выполнив одну цель, вы можете легко перейти к другой, следуя своей системе. Системы помогут вам достичь всех намеченных планов.
Системы также защищают вас от неудач, даже если вы не достигли цели. Скажем, ваша цель на день – написать 1000 слов для заявки на грант. Вы используете систему, которая помогает выполнить определённую работу, но не достигаете отметки в 1000 слов. Это вполне приемлемо, потому что вы всё равно что-то написали. Система позволяет достичь лучшего результата, даже если вы не достигли цели. Из этого лучшего места уже легче двигаться вперёд.
Когда вы располагаете хорошей системой, каждый новый день – это шанс приблизиться к конечной цели.
Нед сосредоточился на достижении целей, таких как привлечение новых клиентов и завершение проектов, но при этом он не внедрил никакой системы, помогающей действовать правильно на пути к результату. Если бы он создал систему и структурировал работу, он смог бы своевременно выполнять задачи, а не работать в хаосе и не изнурять себя. Тогда бы его бизнес процветал, поскольку он одновременно привлекал бы новых клиентов и радовал старых.
Создание систем начинается с постановки общей цели. А уже затем вы возводите лестницу, способствующую достижению задуманного.
Когда вы располагаете хорошей системой, каждый новый день – это шанс приблизиться к конечной цели
Табель успеваемости
Первый тип системы – это ведение подробного табеля. Суть табеля заключается в мотивации через возможность выигрыша. Вы должны видеть выигрыш, чтобы подогреть интерес к проекту.
Люди играют лучше всего, когда чувствуют, что выигрывают или проигрывают, поэтому демонстрация прогресса – это обязательное условие системы. Люди играют иначе, когда ведут счёт. Если вы не ведёте счет, вы просто тренируетесь. Поэтому начните вести табель, чтобы обеспечить автоматическую мотивацию для себя и других. Вот некоторые вещи, которые вы можете сделать для его внедрения.
Во-первых, отслеживайте свой прогресс. Каждый раз, когда вы что-то делаете, отмечайте это. Если вы увидите выполненные задачи, то почувствуете, что вам действительно что-то удалось. В этом вам поможет большой список дел на доске, закреплённой на стене. Такой подход очень мотивирует, потому что люди наглядно видят, что они чего-то добились. Они понимают, что поставленная цель становится всё ближе и ближе.
Ещё один важный элемент данной системы – это празднование маленьких побед. Чем меньше победа, тем лучше, потому что это шанс мотивировать себя и других. Чувство гордости и радости заставит вас желать большего. Замечайте и празднуйте каждую маленькую победу – будь то привлечение нового клиента или устранение препятствия на вашем пути. Для развития этой концепции устройте дружеское соревнование, даже если вам придётся соревноваться с собственными прошлыми результатами.
Наконец, в конце проекта всегда должна быть награда или стимул. Как только вы достигнете поставленной цели, наградите себя. Когда вы установите вознаграждение, вы будете с нетерпением его ждать, и это даст силы двигаться вперед, даже если вы захотите сдаться. Побалуйте себя, например, спа-салоном, или устройте для своей команды вечер отдыха. Именно благодаря такому образу мышления в компаниях очень хорошо работает бонусная система.
Примером того, как интегрировать эту систему в рабочую жизнь, является составление плана. Выполнив любой пункт из списка, устройте небольшой праздник, например, вечеринку с пиццей для всей команды. В конце обязательно установите поощрения, например, премии или однодневный выходной. Каждую продажу нужно отмечать и праздновать. Рассматривайте ежедневную работу как шанс набрать больше очков на своём табло.
Тайм-менеджмент
Система тайм-менеджмента крайне необходима любому человеку для достижения успеха. Умение распределять своё время поможет выполнять цели в срок. Управление временем очень важно, потому что оно даёт мотивацию и помогает выполнить работу к намеченной дате. Вы сможете установить реалистичные ожидания, если будете знать приблизительные сроки выполнения всех своих дел.
Чтобы правильно распоряжаться временем, сначала установите распорядок своего рабочего дня. Распорядок – это система, позволяющая понять, что и когда нужно делать. Например, вы знаете, что вам нужно начинать работу в девять часов. При составлении распорядка учитывайте сроки и другие временные обязательства. Выделите время для работы, еды, сна, встреч и других необходимых дел. Кроме того, не пренебрегайте собой, иначе вы достигнете своего максимума и слишком устанете. Поэтому не забывайте заботиться о здоровье, хорошо высыпаться и правильно питаться.
Всегда оценивайте потребности во времени для работы над проектом. Спросите себя: «Сколько часов на это уйдёт?» Чтобы получить достоверное представление о временных потребностях, вы можете включить таймер во время выполнения определённых задач. Так вы узнаете, сколько часов и минут у вас уходит на одно дело в обычном, комфортном для вас темпе. При хорошей системе тайм-менеджмента вы никогда не почувствуете суету или стресс, поэтому, засекая таймер, работайте в таком темпе, который не будет вас напрягать, и оставляйте пространство для манёвра на случай непредвиденных обстоятельств, из-за которых вам может понадобиться больше времени.
В начале дня перечитывайте свой список дел. Когда вы приходите на работу или даже когда просыпаетесь, узнайте, какие задачи вы запланировали на день. Этот подход обеспечит вам своевременное достижение целей. Не забудьте учесть время для важных встреч, а также время, необходимое для выполнения дел, связанных с бизнесом, таких как ответы на электронные письма, посещение сетевых мероприятий и стратегических совещаний.
Во время работы минимизируйте отвлекающие факторы. Сосредоточьтесь на одном деле за раз. Многозадачность и посторонние раздражители способны резко снизить производительность. Чтобы постоянно не отвлекаться на письма, выделите определённое время для проверки электронной почты. Также найдите время на маркетинг и налаживание контактов.
Трансакционные издержки
Трансакционные издержки – это экономический термин, обозначающий затраты, которые вы должны понести, чтобы оставаться на рынке.
Каждый раз, когда вы что-то делаете, вы несёте определённые затраты. Эти затраты могут быть денежными, например, инвестиции в начало бизнеса. Или это могут быть эмоции, например, страх перед началом нового дела, когда не знаешь, получится у тебя или нет. Или это может быть физическая нагрузка, требующая от вас сил и труда. Всё это – затраты, или препятствия, которые вы должны преодолеть, чтобы и дальше играть в игру.
Постройте систему, позволяющую управлять затратами в своих интересах. Сократите те их них, которые тяготят вас, и сделайте желаемую прибыль удобной и лёгкой. Увеличьте затраты в том случае, если вы имеете привычку заниматься непродуктивными делами, откладывать всё на потом. При этом снижайте издержки на те задачи, которые вы хотите делать более последовательно. Поощряйте правильные привычки, систематическую работу и хороший тайм-менеджмент. Облегчайте их, чтобы они «стоили» меньше. А плохие привычки, такие как неорганизованность, плохое управление временем и откладывание дел на потом, сделайте слишком дорогими.
Например, будучи более организованным, вы испытываете меньше стресса и тратите меньше времени на поиски нужных вещей в офисе. Таким образом, вам будет легче практиковать такое поведение. Найдите способы организовать свой офис, не затрачивая слишком много времени и денег. Используйте простую цветную маркировку бумаг и коробки для создания картотеки с ярлыками. Это почти ничего не стоит, но избавит вас от многих хлопот во время работы.
Заметьте, как эффективно организованность сокращает расходы и облегчает достижение цели. Вы только что уменьшили налог на неорганизованность. Кроме того, вы почти не потратили денег и усилий на обустройство офиса.
Сделайте так, чтобы непродуктивное поведение стоило дорого. Например, за перекур, просмотр телефона или поедание шоколада заставьте себя подняться на пять лестничных пролётов.
Давайте рассмотрим, как управлять трансакционными издержками. Первая часть этой работы заключается в том, чтобы хорошие привычки не стоили ничего. Вознаграждение должно быть больше, чем затраты на хорошее поведение. Это единственный способ мотивировать себя на позитивные изменения. Например, вы можете облегчить себе жизнь, купив организационную систему для офиса, а можете всё обустроить настолько удобно, что это снизит стресс.
Вредные привычки стоят дорого. Вы не захотите идти на поводу у вредной привычки, если затраты перевесят выгоду. Хорошим примером является снижение непродуктивности: время, которое вы тратите не эту работу, приносит вам убытки.
Подумайте, каким образом Нед мог бы снизить издержки. Объём работы, который он вкладывал в бизнес, стал слишком велик для него одного, поэтому он быстро достиг своего максимума. Облегчив работу и искоренив неорганизованность, он мог бы повысить эффективность жизни и работы. Для этого ему следовало сделать плохие привычки (работу по 12 часов в день) слишком дорогими, а хорошие привычки (организованность) практически не требующими усилий.
Первым делом соберите всю информацию
Эта система заключается в том, чтобы собрать всё необходимое для проекта ещё до его начала. Найдите критически важную информацию и постарайтесь завершить этап исследования. Эта система сэкономит время на сбор ресурсов, пока вы погружены в проект. В итоге вы сможете сосредоточиться на задачах, а не на сборе ресурсов, и устранить препятствия на пути к цели.