Если проблема мелкая, на нее можно не обращать внимания, если она не создает барьера между вами и сотрудником. Это означает, что о ней не нужно думать. Кроме того, проблема может быть связана с вами, а не с вашим коллегой. Однажды я присутствовал на корпоративном дне отдыха. Я стал свидетелем разговора двух коллег. Джейн откровенно сказала Сьюзи, что у нее (Джейн) вечно возникают проблемы в отношениях со Сьюзи. Это была проблема Джейн, но то, как она о ней сказала, вызвало у Сьюзи ощущение дискомфорта. Джейн вообще не нужно было ничего говорить. Проблема заключалась в ней самой, а не в ее коллеге Сьюзи.
Конкретные ситуации
Сообщение дурных новостей
То, как вы сообщаете дурные новости, в определенной степени зависит от вашего собственного характера.
• Начните кратко, но определенно. Как сообщить другому человеку дурные новости – например, как сказать другим членам семьи, что кто-то из родственников умер? Я заметил, что в нашей семье все начинают с короткого вступления: «Ты сидишь?», «У меня плохие новости», «Боюсь, я получил плохое известие». Начинать кратко, но определенно очень полезно.
• Сообщите плохие известия четко и откровенно. Сразу подходите к сути дела, не пытайтесь ходить вокруг да около. Скажите: «Вы не получили эту работу». Эти слова ваш сотрудник запомнит, поэтому постарайтесь их тщательно обдумать: вспомните, о чем мы говорили во вторник.
• Дайте сотруднику возможность ответить. Если он расстроится, позвольте ему выразить свои эмоции (см. «Понедельник»). Если вы сообщаете о том, что человек не получил работы, на которую надеялся, можете сказать: «Я понимаю, что вы очень разочарованы» или что-то подобное, если это уместно.
• Не позволяйте разговору уходить в сторону. Поскольку вы хорошо подготовились (см. «Вторник»), то вы уже знаете, какие шаги нужно предпринять вашему сотруднику. Например, нужно подписать какие-то бумаги. Если это уместно, предложите встретиться позже, чтобы обсудить дальнейшие шаги.
Восприятие критики
Никто из нас не любит, когда его критикуют, но критика – это путь к обучению и развитию.
• Если критика справедлива, поблагодарите сотрудника. При необходимости извинитесь за допущенные ошибки (или невыполненные действия) и заверьте, что в будущем в аналогичных ситуациях вы поступите по-другому.
• Если критика несправедлива, подумайте о том, что сказал коллега. Возможно, позже вам захочется сказать: «Я понимаю вашу точку зрения, Джек, но, думаю, я воспринимаю это по-другому». А затем можно рассказать о своем подходе, при необходимости объяснить свои намерения и предположения, а затем обсудить ситуацию с коллегой, чтобы понять, есть ли у вас нечто общее, что могло бы стать основой для согласия.
Общение с ленивыми, упрямыми или немотивированными сотрудниками
Ваша задача – убедить человека работать лучше или более гибко и показать, какие выгоды это сулит.
Будьте конкретны: помогите человеку понять свою роль в команде: «Если вы вводите данные в компьютер к двенадцати часам, то отдел маркетинга может работать более эффективно», «Если мы (заметьте, лучше говорить «мы», а не «вы»!) не выполним заказ для Манчестера к пятнице, то, вероятно, потеряем следующий контракт. Поэтому вам нужно…», «Как, по вашему мнению, нам следует заняться этой проблемой?» (т. е. предложите человеку сделать выбор, не спрашивайте: «Есть ли у вас какие-то идеи касательной этой проблемы?», поскольку на такой вопрос легко ответить односложно: «Нет!»)
Общение с агрессивными, негативно настроенными или эгоистичными сотрудниками
Иногда сотрудники бывают настолько агрессивны, критичны и эгоистичны, что работать с ними становится практически невозможно. Здесь можно рекомендовать разные подходы.
• Укажите на последствия их поведения: «Вы так грубо разговариваете, что двое ваших коллег попросили о переводе в другой отдел».
• Старайтесь не подпадать под влияние их негативных эмоций. Изо всех сил старайтесь сохранять спокойствие, хотя я понимаю, что на практике сделать это довольно трудно.
• Постарайтесь минимизировать непосредственное общение с этими сотрудниками.
• Сообщите руководителю, что вы могли бы работать более эффективно в другом месте (т. е. не делайте проблему слишком личной).
• Оперируйте фактами, а не эмоциями. Люди, о которых мы говорим, любят играть на нервах. Сохраняйте объективность и руководствуйтесь логикой. Будьте максимально неэмоциональны: «Подобные замечания непрофессиональны». Не тратьте время на споры с такими сотрудниками.
Общение с некомпетентным руководителем
Некоторые начальники считают себя очень значительными и идеальными. Им не нравится думать о том, что их авторитет может подвергаться сомнению. Но в реальности некоторые руководители не обладают знаниями и навыками, необходимыми для эффективной работы. Никто из нас не совершенен, и никто не знает ответов на все вопросы. Поймите, что у вашего начальника есть сильные и слабые стороны. Вот несколько тактических приемов.
• Указывайте на его ошибки косвенным образом. Иногда бывает достаточно сказать: «Возможно, вы не заметили, но…» или «Я уверен, что это случайная ошибка». А можете просто заполнить пробелы в его знаниях и навыках собственным опытом.
• Прежде чем критиковать, проверьте все факты.
• Будьте позитивны: «Мы сможем выполнить китайский заказ, если нам поможет Кейт. Я могу к ней обратиться?». Это звучит лучше, чем: «Мы не выполним заказ для Китая, если вы не попросите Кейт помочь нам».
• Обсудите трудности и возможные пути решения проблемы с доверенным коллегой или надежным другом, который сохранит ваш разговор в тайне.
• Постарайтесь не проявлять неуважения к начальнику в разговорах с коллегами.
• В самом крайнем случае обратитесь к вышестоящему начальнику.
Общение с раздраженными клиентами
Выслушайте жалобы клиентов и отнеситесь к ним серьезно. Задавайте вопросы, чтобы понять суть проблемы. Полезно будет поставить себя на их место и постараться понять, что они испытали (некачественный товар, опоздание с доставкой, раздражение из-за получасового ожидания на телефоне). Если вы общаетесь лично, поддерживайте визуальный контакт.
После того, как вы дали собеседнику возможность высказать свои эмоции и заметили, что его гнев ослабевает, подумайте, что можно сделать.
Если вы можете предпринять какие-то позитивные шаги, спросите: «Чем я могу вам помочь?» (Подобный прямой вопрос может обезоружить собеседника.) По крайней мере, вы должны продумать какие-то позитивные предложения: «Мы можем предложить вам возмещение…», «Мы можем предложить вам еще одну ночь с завтраком в нашем отеле бесплатно».
Если вы можете предложить хотя бы две альтернативы, это даст возможность человеку ощутить контроль над ситуацией – больше, чем раньше. При необходимости извинитесь за конкретные промахи: «Я сожалею, но в этом случае мы действительно вас подвели». Но не переусердствуйте с извинениями – для клиента более важно исправить ситуацию.
Общение с перфекционистами
Сегодня мы не обсуждаем качество работы, а говорим об общении с коллегами, которые настолько критичны, что готовы спорить даже о таких мелочах, как размер шрифта. Такие люди сосредоточиваются на мелких, незначительных деталях и порой бывают очень негибкими и неудобными в общении – кажется, их главное желание (почти что навязчивая идея) довести все до абсолютного совершенства. Их больше интересует буква закона, а не его дух.
Попробуйте предложить такому человеку оценить ситуацию в целом: «Алиса, если ты будешь и дальше трижды сверять данные каждой ячейки со всеми остальными документами, мы не успеем к сроку. Как ты думаешь, что нужно сделать, чтобы мы выдержали сроки?» Обратите внимание на позитивную формулировку второго предложения – мы не сказали: «Как ты думаешь, что тебе нужно перестать делать, чтобы мы успели к сроку?»
Сплетни и слухи
Сплетни распространяются со скоростью лесного пожара. Например, неосторожное замечание о чьем-либо отсутствии может привести к увольнению коллеги в считаные минуты.
Как же справиться со сплетнями?
• Их можно игнорировать. Если проблема не серьезна, сплетни умрут сами собой.
• Можно их оспорить: «Руперт, это вы сказали…»
• Можно показать, что сплетни не имеют под собой оснований, для чего нужно привести факты: «Управляющий директор не уволен».
• Если вы ничего не можете сказать, то люди должны знать: «Мы знаем, что ходят слухи… В данный момент мы ничего не можем сказать, но будьте уверены, что все разъяснится к… (уточните время)». Конечно, очень важно сдержать обещание и дать нужную информацию к назначенному времени.
Общение с застенчивыми людьми
Я сам страдал застенчивостью много десятилетий и знаю, что нет смысла говорить: «Перестаньте стесняться!». Застенчивые люди становятся менее стеснительными и замкнутыми, если готовы к разговору. Возможно, стоит направить все силы на то, чтобы сделать обстановку более свободной, а не твердить стеснительным людям, чтобы они перестали стесняться.
Учитывая все это, вы можете обратиться ко всей группе (а не к отдельным сотрудникам) со словами: «У кого-то еще есть мнение, которым хотелось бы поделиться?» в надежде на то, что наиболее активные поймут намек и промолчат, а более тихие воспримут это обращение как разрешение на то, чтобы высказать свои взгляды.
Общение с сотрудниками, которые сопротивляются переменам
Мы живем в эпоху великих перемен, но многие из нас предпочитают действовать точно так же, как всегда действовали в прошлом. Роль руководителя заключается в том, чтобы быть позитивным, честным и устремленным в будущее.
• Покажите своим сотрудникам цель – объясните, к чему вы стремитесь. Цель может быть такой же, что и раньше, но теперь к ней поведет иной путь. Воспользуйтесь возможностью подробно и точно объяснить это.
• Объясните, почему вы осуществляете перемены («Компания X сегодня располагает большей долей рынка, чем мы, и нам нужно что-то сделать, чтобы изменить это положение»).
• Будьте позитивны: «Чем мы как компания можем помочь вам?» (а не: «Какие проблемы возникли у вас в связи с предлагаемыми переменами?»)
• Используйте местоимение «мы», а не «вы» (см. предыдущий пример).
• Приводите примеры: «Другая компания испытала эту формулу и добилась большого успеха. Их прибыль в три раза превысила ту, что они имели пять лет назад».
• Объясните, как перемены повлияют на сотрудников. Подчеркните все преимущества. Сотрудникам нужно знать о них – им нравится понимать, что действия компании будут полезны для них: «В следующем году мы переместим четыре наших офиса. Мы переедем в более просторные помещения, и у вас будет больше пространства. Наш офис переезжает третьим – это произойдет в июне».
Как справиться с недопустимым поведением или недостатками личной гигиены
• Зафиксируйте произошедшее фактически.
• Если сотрудник подвергся сексуальному домогательству или расовой дискриминации, немедленно обсудите этот вопрос с кадровой службой.
• Говорите о произошедшем обобщенно: «Несколько сотрудников считают используемую вами лексику оскорбительной. В нашей компании мы привыкли общаться более профессионально. Мы были бы признательны, если бы вы перестали пользоваться подобными выражениями», «Некоторые сотрудники замечают неприятный запах возле вашего рабочего места».
СОВЕТ:
Когда неприятный разговор заходит в тупик, то порой приходится прибегать в посредничеству – а это другой тип разговора. если дело зашло настолько далеко, то обеим сторонам следует обратиться к посредникам в поисках решения – иначе результата не будет.