Как проверить бухгалтера
Итак, в предыдущей главе вы познакомились с наиболее распространенными видами мошенничества, которые может применять бухгалтер как самостоятельно, так и в сговоре с другими работниками предприятия либо посторонними лицами. В связи с этим возникает вопрос: можно ли каким-то образом контролировать работу своего бухгалтера, чтобы выявлять возможные злоупотребления и нарушения своевременно?
Проверять и контролировать своего бухгалтера можно и нужно. Причем делать это в большинстве случаев несложно, в чем вы и убедитесь, ознакомившись с содержимым данной главы.
Строгий контроль банковской выписки
Одним из основных условий, обеспечивающих сохранность безналичных денежных средств и защиту их от воровства, является строгий контроль банковской выписки руководителем предприятия.
С самого начала работы предприятия настоятельно рекомендуется завести строгий порядок: каждый рабочий день главный бухгалтер должен начинать с предоставления руководителю копии банковской выписки (оригинал должен храниться в бухгалтерии) с расшифровкой каждой суммы. Причем не обязательно прикладывать к выписке копии всех платежных документов: вполне достаточно, если бухгалтер рядом с каждой суммой сам напишет ее расшифровку.
Если на предприятии используется система электронных платежей типа «Банк – Клиент», то очень неплохо, если у руководителя предприятия будет возможность самостоятельно получать банковскую выписку, находясь на своем рабочем месте (с бухгалтерии эта обязанность также не снимается).
По каждой сумме, расходной или приходной, бухгалтер в случае необходимости должен быстро дать соответствующие понятные разъяснения. Если он начинает путаться, отвечать что-то странное, сыпать специальными терминами – возможно, здесь что-то нечисто.
Если в расходной части банковской выписки отображается снятие определенной суммы наличных денежных средств, то нужно подробно расспросить бухгалтера, для чего они предназначены. По возможности суммы снятых наличных денег рекомендуется проверить. Например, если бухгалтер говорит, что такая-то сумма снимаемых наличных денег предназначена для выплаты заработной платы, то нужно попросить его показать вам ведомость на выплату заработной платы; в большинстве случаев сумма снятых на заработную плату денежных средств совпадает с итоговой суммой по этой ведомости. Однако бывают исключения: например, сумма по ведомости может быть больше суммы снимаемых наличных денег, если в кассе предприятия уже есть какая-то наличность. Аналогичным образом выполняется проверка суммы, снимаемой на командировочные расходы: пусть бухгалтер покажет вам соответствующий расчет.
Особое внимание следует уделять наличным суммам, которые снимаются на хозяйственные нужды. Помимо объяснений бухгалтера, расходование таких сумм рекомендуется брать под личный контроль.
Не исключено, что в процессе изучения банковской выписки вы увидите такую картину: в течение одного дня на счете предприятия наблюдается приход и расход одной и той же суммы. Иногда это просто банковская ошибка: работник банка по ошибке зачислил на счет вашей компании сумму, которая предназначалась другому получателю; после обнаружения ошибки работник банка исправил ее, списав чужие деньги с вашего счета и отправив их по назначению. Однако иногда подобное явление может происходить вследствие недобросовестности вашего бухгалтера. Казалось бы, в чем смысл такой операции: приход и расход одной и той же суммы?
Все дело в том, куда отправляется расходная сумма. Если на тот же счет, откуда она поступила, – это тоже может быть ошибкой: кто-то случайно перевел на счет вашей фирмы деньги, затем спохватился, позвонил вашему бухгалтеру и попросил вернуть средства, что ваш бухгалтер и сделал. А если на другой – то не исключено, что представители какой-то организации, которой необходимо обналичить деньги, не захотели отправлять их напрямую на счет компании, занимающейся обналичиванием, чтобы не попасть в поле зрения правоохранительных органов: не секрет, что с такими фирмами, а также с их клиентами у налоговых органов разговор особый. Поэтому представители этой организации связались с вашим бухгалтером и попросили его за определенное вознаграждение использовать счет вашей компании для «транзитного» перевода денег. С помощью такого нехитрого приема они отвели внимание налоговых органов от себя как от клиента, пользующегося услугами фирм по обналичиванию денег, поставив на свое место (и тем самым подставив) вашу организацию.
Если какая-то сумма в банковской выписке вызывает у вас сомнения, следует потребовать у бухгалтера весь пакет документов, которыми она оформлялась (договор, товарно-сопроводительные документы, счет-фактура и т. д.). При этом не стоит забывать, что иногда на момент совершения платежа могут быть готовы не все документы: например, если вносится предоплата за товарно-материальные ценности либо работы (услуги), то, разумеется, товарно-сопроводительные документы (акты выполненных работ/оказанных услуг) будут готовы только при закрытии сделки.
При проверке документов особое внимание следует уделить своим подписям: во-первых, подписывали ли вы вообще тот или иной документ, а во-вторых – действительно ли ваша, а не поддельная подпись стоит на конкретном документе.
Многие руководители ошибочно полагают, что в банковской выписке внимание следует уделять только расходным суммам. Это далеко не так: приходные суммы, поступления которых вы не ожидали, также могут быть интересны, и их происхождение следует уточнить у бухгалтера. Например, не исключено, что ваш бухгалтер по просьбе какой-то другой организации принял от нее безналичные деньги, чтобы затем вернуть их в наличном виде. Возникает вопрос: как он их обналичит? Все просто: бухгалтер снимет эти деньги наличными в банке, заберет свое вознаграждение и оставшуюся сумму передаст по назначению. Наверняка документальное оформление такой «сделки» либо будет вообще отсутствовать, либо будет чисто символическим – какой-нибудь стандартный договор и акт выполненных работ или что-то в этом роде. А вот как будут списаны снятые наличные деньги – это уже другой вопрос, и здесь многое зависит от суммы. Относительно небольшие средства могут быть списаны на хозяйственные или командировочные расходы, а вот более-менее крупную сумму списать сложнее. Не исключено, что бухгалтер просто оставит ее как есть, без оформления, и поспешит уволиться. В таком случае при проведении налоговой проверки предприятие будут ждать серьезные неприятности.
Директору рекомендуется вести на своем компьютере хотя бы самый простой учет безналичных денежных средств, например по такой системе: «остаток на начало дня – общая сумма прихода – общая сумма расхода – остаток на конец дня». Для такого несложного учета удобно использовать редактор электронных таблиц Microsoft Excel.
Не стоит забывать, что в банковской выписке остаток денежных средств на начало дня обязательно должен равняться остатку денежных средств на конец предыдущего дня.
Контроль «белой» наличности
Помимо того что время от времени проверку соблюдения кассовой дисциплины может проводить обслуживающий банк (такое право предоставлено ему законодательно), руководителю предприятия также рекомендуется контролировать наличные денежные средства компании.
Комплексная проверка кассы
Предположим, что вы решили проверить, каким образом поступали и расходовались наличные деньги вашего предприятия в прошлом месяце. Первое, что для этого нужно сделать, – это спросить у вашего бухгалтера, сколько раз, когда и какие суммы наличных денег он получал в банке, из каких других источников поступали наличные деньги и какой остаток был в кассе на начало и на конец месяца.
Суммы, полученные бухгалтером в банке, можно проверить путем просмотра банковских выписок за прошлый месяц (как отмечалось выше, желательно, чтобы каждый день бухгалтер предоставлял руководителю копию банковской выписки). При этом нужно обращать внимание на то, какие суммы комиссионного вознаграждения за кассовое обслуживание банк списывает со счета предприятия при получении каждой суммы. Обычно сумма полученных наличных денег и сумма комиссионного вознаграждения находятся в банковской выписке рядом.
После этого нужно попросить у бухгалтера, чтобы он представил вам приходный кассовый ордер на каждую полученную в банке сумму. Причем отрывной корешок приходного кассового ордера в данном случае должен храниться в папке с банковскими документами (а именно – с платежными поручениями), поскольку он является документом, подтверждающим факт списания денежных средств со счета в банке. Сам приходный ордер – это документ, подтверждающий факт поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.
Печать на приходном кассовом ордере и на отрывном корешке приходного кассового ордера должна совпадать. Суммы, указанные в приходном кассовом ордере и на отрывном корешке, должны также быть идентичными и совпадать с соответствующими позициями банковской выписки и кассовой книги. Рекомендуется проверить правильность написания этих сумм прописью.
Затем следует проверить поступления денежных средств из других источников (при наличии таковых). Подобными источниками могут являться: выручка от реализации товаров, работ и услуг за наличный расчет, возврат неизрасходованных подотчетных сумм, поступление наличных денег от контрагентов в счет погашения задолженности и др. Во всех случаях следует проверить правильность оформления приходных кассовых ордеров, а также отражение соответствующих сумм в кассовой книге.
После того как вы закончили проверять поступление наличных денежных средств, нужно посчитать итоговую сумму прихода за проверяемый месяц, а затем попросить бухгалтера принести вам ведомость или журнал-ордер по кассе и сверить полученную сумму прихода с суммой, указанной в ведомости (журнале-ордере).
Далее можно приступать к проверке расходования наличных денежных средств. Документом, подтверждающим выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия, является только расходный кассовый ордер. Некоторые руководители в силу недостаточности знаний ошибочно полагают, что выдачу наличных денег из кассы может подтвердить, например, копия чека из магазина или платежная ведомость на выдачу заработной платы. Это заблуждение: указанные документы являются подтверждением факта расходования наличных денег, но не выдачи их из кассы. На итоговую сумму, которая указана в платежной ведомости по заработной плате, выписывается отдельный расходный кассовый ордер; в нем в качестве получателя денег выступает бухгалтер или кассир, который будет выплачивать деньги сотрудникам предприятия.
Итак, попросите бухгалтера принести вам все расходные кассовые ордера за проверяемый период времени. Если бухгалтер по каким-то причинам не может этого сделать, знайте: здесь что-то не так. Расходный кассовый ордер должен обязательно оформляться в момент выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Любые отклонения от этого правила с точки зрения действующего законодательства рассматриваются как нарушение кассовой дисциплины, а за это предусмотрены достаточно суровые санкции, которые могут быть наложены не только на работников бухгалтерии, но и на руководителя, а также на само предприятие.
Все расходные ордера должны быть сложены в хронологическом порядке. В первую очередь следует обратить внимание на дату выдачи денежных средств, указанную в ордере: соответствует ли она проверяемому периоду.
Затем посмотрите, кто указан в качестве получателя денежных средств по расходному кассовому ордеру. Является ли этот человек сотрудником предприятия? Если нет, уточните у бухгалтера, кому и на каком основании были выплачены денежные средства по данному документу. В расходном кассовом ордере должны бытьы обязательно указаны паспортные данные получателя. В принципе, при наличии желания и возможности их можно проверить. Если у вас есть хороший знакомый в органах внутренних дел, то можно попросить у него уточнить, действительно ли владельцем такого-то паспорта является такой-то человек; правда, официально такую информацию вам никто не предоставит. При отсутствии нужного знакомства можно попытаться самостоятельно найти данные об этом человеке или его паспорте.
Сумма денежных средств, выданная по расходному кассовому ордеру, должна быть написана цифрами и прописью, четко и разборчиво. Сумму прописью должен написать получатель наличных денежных средств, после чего поставить дату получения денег (кстати, обратите внимание на дату – число, месяц и год) и расписаться.
Один из важнейших реквизитов расходного кассового ордера – это цель выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Следует сопоставить получателя денежных средств, указанного в документе, и цель, для которой выданы денежные средства: не исключено, что вы обнаружите интересные факты. Например, довольно странной выглядит ситуация, когда наличные деньги для приобретения оперативной памяти для компьютера выдаются грузчику со склада, а деньги для покупки тяжелого аккумулятора для грузовика – обаятельной хрупкой девушке, которая работает офис-менеджером в отделе продаж. В данных случаях налицо несоответствие получателя денежных средств и цели, на которые эти средства выдаются, поэтому следует подробно расспросить бухгалтера, чем вызвана такая ситуация.
Если определенный расходный кассовый ордер вызвал у вас какие-либо вопросы, следует пригласить бухгалтера и попросить его представить оправдательные документы на указанную сумму. В качестве таких документов могут выступать кассовые чеки или копии чеков, платежная ведомость на выдачу заработной платы, авансовый отчет командированного сотрудника и т. д.
Сумма, указанная в каждом расходном кассовом ордере, должна быть отражена в кассовой книге. При сверке ордеров с кассовой книгой следует также обращать внимание на соответствие дат.
После того как вы проверили расход наличных денежных средств, следует самостоятельно посчитать общую сумму расхода за месяц и сверить ее с отраженной в ведомости либо журнале-ордере по кассе. Разумеется, эти суммы должны совпадать; в противном случае нужно потребовать у бухгалтера подробных объяснений.
В заключение проверки нужно взять сумму остатка наличных денежных средств на начало месяца, добавить к ней сумму прихода наличных денежных средств за проверяемый месяц, которую вы рассчитали и сверили с бухгалтером раньше, вычесть сумму расхода наличных денег за месяц и результат сверить с остатком по кассе на конец проверяемого месяца (сумму остатка можно увидеть в кассовой книге, а также в ведомости или журнале-ордере по кассе). Если суммы сошлись – все в порядке. В противном случае у вас должны возникнуть серьезные претензии к бухгалтеру.
Кстати, не стоит забывать, что отрицательного остатка наличных денежных средств в кассе быть не может в принципе. Бывает так, что некоторые особо наглые бухгалтеры пытаются доказать директору, что «в современной бухгалтерии все возможно, в том числе и отрицательное сальдо по кассе». Мол, остаток отрицательный потому, что такой-то контрагент не заплатил вовремя или какой-то сотрудник не отчитался за некоторые суммы. Помните: для фиксирования непогашенной задолженности или чего-то подобного в бухгалтерском учете предназначены совершенно другие счета, а в кассе отражается исключительно присутствие (или нулевой остаток) наличных денежных средств. Поэтому от бухгалтера, который пытается доказать руководителю, что отрицательный остаток по кассе – это нормально, нужно избавляться как можно скорее.
Другие проверки соблюдения кассовой дисциплины
Помимо комплексной проверки кассы, рекомендуется периодически устраивать внезапные, тематические или выборочные проверки соблюдения кассовой дисциплины и правил учета наличных денежных средств. Особенности проведения таких проверок могут зависеть от специфики конкретного предприятия. Рассмотрим несколько примеров.
Для проведения внезапной проверки можно, например, неожиданно прийти в бухгалтерию и спросить у бухгалтера, сколько наличных денег на данный момент числится в кассе предприятия по данным бухгалтерского учета, а затем попросить показать реальный остаток (разумеется, если он не является нулевым). Увидеть учетные данные по остатку наличных денег в кассе можно в кассовой книге.
Если учетные и фактические данные не совпадают, следует потребовать у бухгалтера подробных и немедленных объяснений. Помните: если бы данную проверку проводили не вы, а налоговые органы, на ваше предприятие был бы, скорее всего, наложен денежный штраф. В подобных случаях штраф накладывается также на бухгалтера и директора.
Излишек денежных средств в кассе – это тоже плохо: налоговые органы имеют полное право изъять обнаруженную сумму в бюджет, наложив, помимо этого, штрафные санкции на директора, бухгалтера и само предприятие. Кстати, не исключено, что обнаружение подобного нарушения может послужить толчком к проведению внеплановой комплексной проверки вашей компании на предмет соблюдения действующего налогового законодательства.
Можно также самостоятельно провести проверку того, насколько честно и правильно ваш бухгалтер выплачивает заработную плату сотрудникам предприятия; это один из видов тематических проверок. При этом сидеть во время выплаты заработной платы в бухгалтерии и лично контролировать процесс вовсе не обязательно, даже бесполезно: люди приходят, получают деньги, расписываются и уходят. Ничего нового и интересного вы не увидите.
Но вот после выплаты заработной платы можно попросить у главного бухгалтера ведомость и посмотреть, кому и сколько было выплачено. При этом рекомендуется проверить, нет ли среди получивших заработную плату уволенных работников или даже посторонних людей (так называемых «мертвых душ»). При возникновении сомнений можно воспользоваться утвержденным штатным расписанием и полным списком работающих сотрудников. Особое внимание рекомендуется обратить на лиц, работающих по совместительству (именно так бухгалтеры нередко оформляют подставных).
Общую сумму к выдаче, указанную в ведомости по заработной плате, следует сверить с суммой по расходному кассовому ордеру, который был выписан на бухгалтера (кассира), осуществляющего выплату. Эти суммы обязательно должны совпадать; в противном случае вам надлежит вызвать бухгалтера и потребовать объяснений. Конечно, все дело может быть в обычной человеческой ошибке; но не исключено, что она была допущена преднамеренно, с целью мошенничества и присвоения казенных средств.
В некоторых случаях бывает целесообразно провести выборочную проверку соблюдения кассовой дисциплины. Например, вам известно, что в вашей компании работает близкий родственник или хороший товарищ бухгалтера, причем его работа связана с командировками (следовательно, он получает в бухгалтерии деньги на командировочные расходы). В таком случае можно попросить бухгалтера предоставить вам на проверку все документы, касающиеся командировок данного сотрудника, а также выдачи ему денежных средств под отчет. Следует внимательно просмотреть все авансовые отчеты и оправдательные документы, а также печати, стоящие на этих документах. Не исключено, что бухгалтер принимал в качестве оправдательных любые документы, примерно подходящие по смыслу и имеющие печать.
Теперь рассмотрим пример выборочной проверки правильности оприходования денежных средств, поступающих от розничной реализации товаров.
Предположим, что ваше предприятие занимается розничной торговлей и имеет несколько торговых точек. С каждой торговой точки ежедневно в бухгалтерию поступает выручка. Разумеется, что на каждую поступившую сумму бухгалтер должен выписать отдельный приходный ордер (подчеркну – не на общую сумму выручки от реализации, а отдельно на каждую сумму, поступившую от каждой торговой точки). Все эти суммы должны быть зафиксированы в кассовой книге.
Попросите бухгалтера предоставить вам информацию о выручке от реализации товаров за наличный расчет, например за предыдущую неделю. Для проверки попросите принести кассовую книгу и приходные ордера. У сотрудников, которые работают на торговых точках и сдают наличные деньги в бухгалтерию, попросите отрывные корешки приходных кассовых ордеров, которые они получили в бухгалтерии при сдаче наличных денег за тот же период времени. Кстати, на предприятии рекомендуется завести такой порядок: отрывные корешки приходных кассовых ордеров должны храниться либо в розничных торговых точках, либо у сотрудников, которым они были выданы. Если в розничных торговых точках ведутся книги кассира-операциониста, то следует попросить эти книги с данными за этот же промежуток времени.
Теперь у вас есть все необходимые документы для проведения выборочной проверки правильности ведения кассовых операций.
В первую очередь следует сверить приходные ордера с соответствующими им отрывными корешками. При этом не забывайте обращать внимание на то, чтобы печать на ордерах и корешках совпадала. Все данные, указанные в ордерах и на корешках, также должны совпадать: сумма цифрами и прописью, фамилия лица, сдавшего денежные средства, название организации, дата и др. Нередко именно на этом этапе бухгалтер может сфальсифицировать данные: например, в приходном кассовом ордере указывается сумма меньшая, чем на соответствующем ему корешке. Разница, само собой, прямиком направляется в карман бухгалтера. Если вы обнаружили подобное несоответствие – можете на 90 % быть уверенным в том, что ваш бухгалтер злоупотребляет служебным положением, попросту говоря – ворует деньги у родного предприятия.
Затем нужно сверить данные приходных ордеров с соответствующими им данными кассовой книги. Разумеется, они должны полностью совпадать, причем следует обращать внимание не только на сумму, но и на дату оприходования наличных денежных средств.
После этого следует проверить соответствие данных книги кассира-операциониста с соответствующими отрывными корешками приходных кассовых ордеров. Не исключено, что в книге кассира-операциониста будет указана одна сумма выручки от реализации, а в отрывном корешке – совсем другая, намного меньшая. Разница направляется в карман недобросовестных работников (это может быть как бухгалтер, так и сотрудник торговой точки, сдающий выручку в бухгалтерию, а возможно, они действовали в сговоре и делили «навар» пополам).