Есть один важный момент, который следует непременно учитывать. Любой, даже самый продуманный и грамотный бюджет не оправдает даже стоимости листа бумаги, на которой он распечатан, если он не будет исполняться. Именно поэтому бюджетирование подразумевает не только составление и утверждение бюджетов, но и контроль за их исполнением. Здесь мы возвращаемся к тому, что при составлении бюджета необходимы тщательный анализ затрат и обоснованное планирование. Ведь выполнить бюджет при всем желании можно только в том случае, если он предусматривает пусть минимальный, но не заниженный уровень затрат.
Итак, все действия, направленные на нормирование и бюджетирование затрат, выполняются по условной схеме: сбор данных – анализ полученной информации – выявление возможных статей экономии – составление и утверждение бюджета – контроль за выполнением принятых решений. Параллельно «на местах» (в цехах, на участках и т. д.) также происходят процесс по сбору и анализу данных и поиск способов экономии. Не следует забывать, что для успешной работы в этом направлении на участках необходима система мотивации персонала. В условиях кризиса появление дополнительной статьи расходов кажется нелогичным, однако зависимость поощрения от конечного результата позволит этим «внеплановым» расходам полностью окупиться. Если с каждой сэкономленной 1000 руб. работник тратит 300 руб., экономия ресурсов на предприятии все равно составит 700 руб. Это гораздо лучше, чем не получить вообще ничего, потому что работник не заинтересован в выявлении статей экономии.
2.4. Оптимизация бизнес-процессов как способ уменьшения затрат
Прежде всего что подразумевается под понятием «бизнес-процесс»? Это совокупность взаимосвязанных между собой последовательных поступков, совершаемых по определенному алгоритму и реализующих конкретную цель предприятия в рамках данной организационной структуры. При этом функции структурных подразделений (или бизнес-единиц этой структуры) четко определены и заранее известны.
В нашем случае под алгоритмом понимается совокупность четко определенных правил, процедур или команд, обеспечивающих решение поставленной задачи за конечное число шагов. Основными характеристиками алгоритма являются однозначность определения цели, разбивка на отдельные действия и достижение результата. Таким образом, алгоритм является точным пошаговым описанием процессов передачи и обработки данных. Алгоритмы бизнес-процесса представляются в виде определенного набора правил.
Бизнес-единица, или совокупность организационно-производственных структур, – это отдельно управляемое подразделение предприятия, полностью отвечающее за определенный вид деятельности в соответствии со специализацией и производственными мощностями, которыми она располагает. Одна бизнес-единица может выполнять функции разработки технологических процессов, сбыта, производства, маркетинга и т. д. Создание в структуре предприятия бизнес-единиц особенно эффективно в том случае, если предприятие (организация) разрастается до относительно больших размеров, в связи с чем затрудняются управление его деятельностью, контроль расходов подразделений и анализ их деятельности.
Совокупность звеньев управления, находящихся во взаимосвязи и обеспечивающих целостное функционирование и развитие организации, называется организационной структурой . Звеньями управления на предприятии могут являться как отдельные должностные лица, так и подразделения аппарата управления. Различают функциональные, линейные и целевые звенья структуры управления. Организационная структура подразумевает не только наличие звеньев управления, но и связи между этими звеньями. Связи могут быть горизонтальными, т. е. носящими характер согласования, линейными и функциональными.
В случае, если предприятию необходимо улучшить свое положение в кратчайшие сроки (порядка 3 месяцев), а именно это необходимо в кризисном или предкризисном состоянии, рекомендуется применять так называемый экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов.
Для оптимизации бизнес-процессов на предприятии образуют команду улучшения, включающую специалистов, хорошо ориентирующихся в проблемах предприятия. Группу улучшения возглавляет один из руководителей предприятия. Надо сказать, что к выбору такого руководителя следует отнестись особенно тщательно, так как он наделяется очень большими полномочиями. Для успешного проведения оптимизации руководитель группы улучшения должен иметь возможность отдавать приказы не только членам своей группы, но и практически всем сотрудникам предприятия.
Чем занимается команда улучшения? В первую очередь она должна описать схему работы предприятия с отражением основных бизнес-процессов, происходящих на предприятии, и взаимосвязи между ними. Разработанная схема анализируется, и на основе анализа выделяются 3 основные группы бизнес-процессов (так называемый АВС-анализ).
Группа А – это наиболее затратные процессы, на которые приходится порядка 75–80 % всех затрат предприятия, группа В – процессы, требующие меньших затрат, примерно 10–20 % от всех затрат предприятия, группа С – наименее затратоемкие процессы, на которые расходуется от 5 до 10 % от общих издержек предприятия.
Как правило, чем более затратоемкими являются бизнес-процессы, тем меньшую долю в общем объеме процессов на предприятии они составляют. Как показывает практика, группу А составляет 5-10 % от общего количества бизнес-процессов предприятия, группу В – около 20 %, группу С – от 60 до 70 %.
Какими бы ни были дальнейшие шаги по улучшению производственно-хозяйственной деятельности предприятия, все шаги, связанные с оптимизацией бизнес-процессов, начинаются с группы А.
Параллельно с составлением и АВС-анализом бизнес-процессов на предприятии производится оценка (инвентаризация) ликвидных активов предприятия. При этом особое внимание уделяется расчетам с поставщиками и покупателями (заказчиками), складскому учету, а также постоянному контролю за движением и остатками денежных (и (или) иных аналогичных активов) средств на расчетных счетах и в кассе предприятия.
Независимо от вида деятельности предприятия и его финансовой стабильности существует ряд параметров, по которым следует осуществлять систематический контроль и анализ данных. Это:
1) достоверность информационных потоков;
2) схема принятия и обоснованность бизнес-решения;
3) стандартизация и автоматизация бизнес-процессов;
4) адекватность менеджмента поставленным задачам;
5) адекватность системы мотивации персонала;
6) современность технологического процесса;
7) адекватность временных затрат.
Собственно, кризис конкретного предприятия, не обусловленный общим состоянием экономики в стране и мире, как правило, связан именно с отсутствием своевременного анализа получаемой информации, на основании которой можно достоверно оценивать состояние предприятия и корректировать его деятельность.
Основная работа по подготовке проведения компании по оптимизации бизнес-процессов может считаться завершенной, когда, во-первых, есть адекватная, хорошо ориентирующаяся в ситуации команда с четко выраженными задачами и полномочиями; во-вторых, описана и проанализирована схема бизнес-процессов на предприятии; в-третьих, в результате анализа бизнес-процессы поделены на 3 неравные группы по принципу затратоемкости.
После этого проводится работа непосредственно по оптимизации бизнес-процессов. И начинается она, естественно, снова со сбора и анализа информации. Как уже упоминалось выше, начинать надо с процессов группы А. Поскольку мы говорим сейчас об экспресс-методе, из группы А, в свою очередь следует выделить подгруппу процессов, которые реально улучшить максимум в трехмесячный срок.
На этом этапе работ разрабатывается и внедряется система ежедневной отчетности, позволяющая получать оперативную информацию об использовании всех ресурсов, задействованных в процессах выбранной группы. Причем в числе ресурсов учитываются не только ресурсы, имеющие денежное выражение, но и такие, как, например, рабочее время.
Формы отчетности не являются законодательными. Они разрабатываются командой улучшения, потом проходят согласование с руководителями подразделений, в которых они будут использоваться. Это логично, так как, несмотря на то, что руководитель антикризисной команды наделен большими полномочиями, вполне могут возникнуть вопросы в части представления данных по форме или по содержанию. Возможно, какую-то информацию, которую требует группа улучшения, подразделение просто не может предоставить в связи с отсутствием необходимых данных, или же данные могут быть предоставлены, но форма их предоставления отличается от той, которую требует команда улучшения. После согласования формы ежедневной отчетности она утверждается руководителем предприятия.
Таким образом, мы снова сталкиваемся с тем, что каждый вид деятельности, каждый этап работы требует изначальной информации. Причем эта информация должна быть не только достоверной, но и оперативной, а в случае с экспресс-методом оптимизации бизнес-процессов – сверхоперативной. Благодаря правильной постановке учета и документооборота предприятие начинает немедленно работать на оптимизацию. Грамотная постановка учета с предоставлением ежедневных отчетов позволяет руководству предприятия в режиме реального времени определять направление, дату и объем потребляемых ресурсов.
Надо отметить, что при любых действиях, направленных на оптимизацию затрат, большое значение играет человеческий фактор, который никак нельзя сбрасывать со счетов. Практически с началом сбора информации предприятие уже получает ряд выгод, связанных именно с человеческим фактором.
При предоставлении ежедневных отчетов усиливается контроль за работой сотрудников, что является сильным стимулом для роста производительности труда.
Замечено, что если заявка на выделение ресурсов (получение материалов, оплаты и т. д.) должна пройти несколько инстанций для согласования, количество таких заявок на предприятии сокращается. И это опять человеческий фактор. Поскольку «бегать с бумажками» у нас (да и везде, наверное) не очень-то любят, заявки делаются только в случае действительной необходимости.