Полезно также обозначить дату начала выполнения задачи. В первую очередь это нужно для того, чтобы грамотно распределять нагрузку при работе над проектами или сложными задачами. Вы ведь не можете ставить задачу «возвести стены дома», пока не будет выполнена задача «залить фундамент». Вы планируете, что к такому-то числу будет готов фундамент, значит, такого-то числа можно начинать возводить стены.
Три основные причины, почему выполнение задач срывается
Разберем самые распространенные причины, почему сотрудники проваливают задачи или выполняют их некачественно.
Причина 1. Забыл
Каждый день наш мозг обрабатывает тонны информации. Все запомнить невозможно. Поэтому желательно ставить задачи письменно. Если вы пользуетесь электронными сервисами типа «Мегаплан» или «Битрикс24», все задачи будут сохраняться в едином реестре, а напоминания о крайних сроках выполнения автоматически будут приходить в виде СМС, на электронный ящик или прямо в систему.
Если вы не сторонник электронных сервисов, воспользуйтесь обычным ежедневником. Проследите, чтобы подчиненный записал поставленную вами задачу. Обязательно сохраните копию себе. Как говорится, самый тупой карандаш лучше самой острой памяти.
Причина 2. Не так понял, хотел как лучше…
Это означает, что задача была поставлена неконкретно и не был оговорен желаемый результат. Исключите при постановке задачи такие характеристики, как «хорошо», «быстро», «качественно», «недорого» и т. д. Эти величины абстрактны и неконкретны. Замените их четкими измеримыми результатами.
Причина 3. Не смог
Это может означать, что:
• вы не учли реальные возможности человека, переместив его с низкого уровня на высокий по шкале зрелости. Следует задуматься о соответствии сотрудника занимаемой должности;
• вы отвели слишком мало времени для выполнения задачи;
• вы выделили слишком мало ресурсов для выполнения задачи.
Как видите, постановка задач – сложная и объемная тема. В нашей практике проблема постановки задач и контроля их выполнения в организациях самого разного профиля и размера стоит на первом месте. Мы решили процитировать редакторов рассылки «Большие планы» (thebigplans.ru) Людмилу Сарычеву и Максима Ильяхова. Уверены, вы найдете в этих статьях много полезного.
Статья Людмилы Сарычевой «Эффективная задача»[4]
Технически ставить задачу не сложнее, чем отправить письмо.
Правильно ее описать, спланировать и передать исполнителю куда труднее. Каждая компания устанавливает правила для организации труда: график работы, инструкции по безопасности, субординацию, скрипты звонков, отпуска́. Все хотят, чтобы сотрудники работали эффективно, вели себя уважительно и не умерли от переутомления.
Программы для совместной работы вроде «Мегаплана» появились не так давно, поэтому правила для работы в них еще не успели устояться. Раньше ставила задачи неправильно, но за время работы в «Мегаплане» научилась делать это более эффективно. В сегодняшней рассылке я расскажу о частых ошибках в постановке задач и способах их исправления.
Участники
Сотрудники – основной ресурс компании. Эффективность компании зависит от эффективности сотрудников. Если вы берете на себя лишние задачи, ваша эффективность падает.
Иногда постановщики хотят подстраховаться и узнать мнение как можно большего числа коллег. Это сомнительное решение: чем больше участников в задаче, тем сложнее прийти к общему решению. Работа затягивается, обсуждение выходит из-под контроля, ответственность размывается. В итоге исполнителю приходится отстаивать результат перед теми, кто не имеет к нему отношения.
Чтобы не увязнуть в спорах, добавляйте в задачу только тех, без кого вы не получите нужного результата. Если задачу без коллеги не решить, добавляйте его. А если вы просто хотите заручиться его поддержкой, справитесь сами.
Допустим, клиент ждет от вас документы. Договор готов, но бухгалтер должен его подписать, юрист – проверить, а секретарь – отправить с курьером. Участники задачи: вы, бухгалтер, юрист и секретарь. Руководителя отдела продаж и генерального директора пока не отвлекайте.
Иногда сотрудник хочет ускорить работу и добавляет в задачу генерального директора. Этим он сам себя дискредитирует: вместо того чтобы учиться договариваться с коллегами, он давит авторитетом директора.
Еще ситуация. Вы арт-директор компании. Дизайнер нарисовал макет для страницы сайта. Не добавляйте больше никого в эту задачу. Вы арт-директор, значит, решение за вами.
Когда вы добавляете в задачу лишних участников, вы перестаете контролировать ситуацию. Каждый навязывает свое мнение и ищет сторонников среди других участников. Диалог превращается в борьбу.
Если сомневаетесь, добавлять в задачу коллегу или нет, не добавляйте. По ходу обсуждения вы поймете, кого еще привлечь к работе.
С таким подходом вы становитесь ответственнее и не боитесь принимать решения самостоятельно.
Описание задачи
Правильно описать задачу – искусство. Мудрый постановщик умеет делать это достаточно подробно, чтобы исполнитель все понял, и достаточно кратко, чтобы он не запутался.
Если вы описываете задачу слишком подробно, исполнитель наверняка прочитает невнимательно и упустит что-нибудь важное. Поэтому сократите детали до минимума и перечитайте задачу так, будто видите ее впервые. Если все поняли, вы на правильном пути.
Лишние подробности мешают быстро разобраться в задаче. Поэтому будьте краткими, но снабжайте всей информацией, которая потребуется для решения. В нашем примере исполнитель сразу обозначил сроки, дал почту клиента и приложил исходные данные. Садись и работай.
Писать слишком кратко – другая крайность. Так исполнитель не разберется в задаче с первого раза, начнет задавать вопросы и потеряет время: «Катя! Ребята из журнала “Дуров напишет” готовят материал о “холодных” звонках. Они написали мне, как маркетологу компании, но это по твоей части. Вот вопросы…»
Здесь исполнитель ничего не поймет: как отвечать, с кем связаться, что за материал. Помогите ему: «Катя! Ребята из журнала “Дуров напишет” готовят материал о “холодных” звонках. Просят ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься, и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту editor-victor@dp.ru. Вот вопросы…»
Хорошо, если в конце задачи вы добавите вопрос. Так она превращается из навязывания в диалог, исполнитель берется за нее охотнее: «Катя! Ребята из журнала “Дуров напишет” готовят материал о “холодных” звонках. Просят ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься, и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту editor-victor@dp.ru. Вопросы в приложении. Как ты думаешь, нам это нужно?»
Хорошее описание задачи помогает сразу взяться за дело и ничего не упустить.
Обсуждение
Если задача связана с ошибкой кого-то из ваших коллег, появляется соблазн применить пассивную агрессию. Сдержитесь, от этого не будет пользы. Конструктивный диалог превратится во взаимные обвинения. Чтобы решить проблему, управляйте эмоциями.
Сарказм не вызывает у собеседника чувства вины. Лучше используйте правильную критику: коллеге станет стыдно и он захочет исправиться. В противном случае получите только агрессию.
Еще одна проблема в общении по задаче – препирательства. Вы обсуждаете задачу с участниками, мнения расходятся, каждый приводит аргументы, обсуждение выходит из-под контроля. Единственное решение в этой ситуации – созвониться и обсудить проблему голосом. Это сэкономит время и нервы. Только не звоните по скайпу и не подходите без предупреждения. Обсудите, когда это будет удобно вам и коллеге.
В переписке участники беседы не различают тон собеседника, делают неправильные выводы и не контролируют эмоции. Разговор по телефону решает эту проблему и помогает добиться лучшего взаимопонимания.
Дедлайн
Задачи бывают срочными и постоянным. Например, «сотрудничество с издательством» – постоянная задача, она будет существовать, пока длится сотрудничество с издательством. По мере расширения сотрудничества вы будете ее дополнять. Но таких задач не так много. Чаще мы работаем над срочными задачами с конкретным дедлайном.
Чтобы правильно поставить дедлайн, выясните, от чего он зависит, и объясните это в задаче. Хорошее объяснение лежит в интересах исполнителя.
Хороший дедлайн разумно обоснован для исполнителя: если Марина не успеет написать текст, клиент не запустит акцию по плану, потеряет в продажах и уйдет к конкуренту.
Если вы просто ставите дедлайн и не объясняете его в соответствии с интересами исполнителя, у него нет мотивации успеть к сроку. Когда исполнитель понимает, с чем связаны сроки, он постарается вас не подвести.
Алгоритм
Постановка задачи кажется простым житейским делом. Но на практике грамотно поставленная задача повышает эффективность, налаживает взаимопонимание между сотрудниками и формирует серьезное отношение к работе. За время работы в «Мегаплане» я выработала свой алгоритм, который помогает ставить задачи эффективно.
Оценить необходимость задачи. Это кажется смешным, но прежде, чем ставить задачу, определите, нужна ли она и какую пользу принесет. Поговорите с тем, на кого собираетесь поставить задачу. Возможно, после обсуждения окажется, что вы обойдетесь без нее.
Обсудить заранее. Не ставьте задачу, пока не договоритесь о ней с исполнителем. В противном случае это будет ударом в спину: сотрудник работает в своем режиме и внезапно получает задачу с дедлайном на текущей неделе. Если он ее отклонит, поступит правильно: о задаче никто не предупредил, приоритетность непонятна, дел и так много. Чтобы задачу приняли, созвонитесь с исполнителем и обсудите ее.
Убедиться, что исполнитель все понял правильно. Когда обсудите задачу, попросите объяснить коллегу, как он ее понял. Если вы этого не сделаете, окажется, что исполнитель понял все по-своему. Собеседник всегда слышит то, что хочет слышать. Пусть коллега расскажет суть задачи и опишет ожидаемый результат. Так вы будете точно знать, что подразумеваете одно и то же.
Описать и поставить дедлайн. После того как вы обсудили задачу вслух, описать ее будет проще. Зафиксируйте тезисно все, о чем проговорили во время созвона, лучше по пунктам, так исполнителю будет проще ориентироваться в требованиях. Обязательно опишите результат. Уделите этому пункту особое внимание, это тот случай, когда подробности не бывают лишними.
Назначить ответственного. В хороших компаниях за задачу отвечает только один исполнитель. Если дело требует работы нескольких сотрудников, определите отдельную задачу для каждого. Например, вы готовите страницу сайта. Вам нужны дизайнер, редактор и программист. Задача общая, но у каждого – свой участок работы. Разделите задачу на несколько так, чтобы обсуждали решение все совместно, а результат каждый показывал отдельно.
Принять результат. Не дергайте исполнителя постоянно. Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует и помогает ориентироваться в сроках.