[5]
Ни один сотрудник не считает себя машиной по выполнению задач.
Каждый – умный, думающий, творческий и ответственный человек. Если это не про ваших сотрудников, значит, вы что-то делаете не так. При должном уважении к собственным способностям любой сотрудник даст отличный результат.
Я нащупал метод, чтобы с каждой новой задачей сотрудники чувствовали себя окрыленными и свободными. Пользуюсь им в работе. Возможно, он пригодится и вам.
Проблема, а не приказ
Какую из этих задач вы бы хотели получить?
Правильно поставленная задача – это проблема, которую сотрудник должен решить оптимально и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.
Задачи-приказы
Задачи-приказы подразумевают выполнение строго в поставленных рамках. Это тупиковый путь.
Сказано подготовить отчет – человек подготовит отчет без мысли о том, как его потом будут использовать и зачем он нужен. Часто сделает абы как.
Задачи-приказы грозят неприятными последствиями:
• сотрудник отвечает только за то, что ему формально поручено. Если результат нельзя использовать дальше, это не его забота. Неправильно поставлена задача. «Я не виноват»;
• у сотрудника накапливается ощущение, что начальник – идиот. Потому что сотрудник «лучше знает, что нужно делать», а начальник поручает ему ненужную и неинтересную работу. «Я работаю с клиентом, а он меня отрывает и заставляет писать какой-то формальный отчет»;
• постепенно сотрудник теряет волю и интерес к работе, деградирует и становится одним из тех, кому для работы нужна палка. У сотрудника складывается ощущение, что это и есть работа – выполнять нудные, неинтересные поручения за зарплату. На следующем месте работы все повторяется. Уныние, тлен, планктон.
Задачи-проблемы
Задачи-проблемы подразумевают, что сотрудник самостоятельно выбирает конкретный способ решения, отвечает за свой выбор и за весь результат. Это путь роста и развития.
Если начальнику нужны цифры о продажах, сотрудник может предложить не только отчет. Может быть, начальнику нужно всего два числа, и сотрудник сам впишет их в таблицу. А может быть, этот процесс вообще нужно автоматизировать.
Решая проблемы, сотрудник все время развивается:
• так как он сам выбирает способ решения, отвечает за результат и думает о других участниках процесса. Он становится хозяином своих решений, своей работы, своей карьеры и жизни. Он становится свободным;
• где свобода, там и ответственность: если его решение не подходит коллегам, это уже сфера ответственности сотрудника и он сам скорректирует работу;
• сотрудник понимает смысл своей работы в масштабе компании, осознает собственную пользу. Даже если приходится делать что-то монотонное и трудное – теперь это выбор сотрудника, и он знает, насколько эта работа важна. Он видит связи между своей задачей и судьбой компании. Он не жалуется, что работа неинтересная. Он сам себе супергерой.
Обратите внимание: дело не в кардинальных переменах в корпоративной культуре. Дело в том, как руководитель формулирует задачу. Дело в словах.
Правильная задача
Задача-проблема состоит из типовых элементов, которые помогают сотруднику найти правильное решение. Вот они.
Предыстория. Объясните сотруднику, откуда эта задача берется и что из нее следует. Можно коротко.
«Я приготовила борщ».
«Звонил твой клиент из Мурманска, спрашивал тебя».
«Послезавтра совет директоров, мне нужно презентовать результаты работы филиала».
А можно и обстоятельно, если сотрудник плохо знаком с темой.
«Каждый день к нам на сайт приходят 100 тысяч человек, чтобы купить билеты. Мы запустили для них классную услугу – страхование. К сожалению, только 0,01 % посетителей заказали эту услугу за две недели. Конкуренты продают такую же услугу каждому пятому клиенту».
Такое описание требует времени, но только так сотрудник увидит смысл своей работы в масштабах бизнеса.
Суть и условия задачи. Опишите результат, который вы хотите получить. Если нужно – условия и ограничения. Не забудьте о сроках и количественных показателях. Пока не прописывайте конкретные шаги.
«Нужно сделать так, чтобы каждый четвертый посетитель сайта оформлял у нас страховку. При этом мы не можем своими силами переделать главную страницу или переписать код. Все, что у нас есть, – это блок “Новости” и раздел с рекламой».
Цепочка. Обязательно опишите, что произойдет с результатами работы на следующем этапе и кто за него отвечает.
«За сайт у нас отвечает Миша. Он будет реализовывать твое решение. Узнай у него, в каком формате он хочет получить от тебя решение».
Объяснение сроков. Ставить сроки просто так, с потолка бесполезно. У всех есть дела поважнее. Чтобы ваша задача поднялась в приоритете, объясните срок.
«Нужно успеть внедрить и протестировать решение к 1 сентября: 2 сентября начинается спецпроект, который принесет нам в два раза больше клиентов. Если они тоже не купят страховку, мы недополучим миллион».
«Не забудь, что нужно не только придумать решение, но и внедрить его с Мишей и протестировать эффективность на текущих посетителях не менее двух недель. Для этого твое решение должно быть готово в пятницу».
Мотивировка. Если у сотрудника есть коллеги такого же уровня, у него может возникнуть вопрос: «Почему я?» Не из вредности, а из здорового любопытства. Отвечайте на него так, чтобы сотрудник гордился собой.
«После того как ты в прошлый раз поднял конверсию сайта на 7 %, я могу доверить эту задачу только тебе».
Теперь сотрудник не сомневается, что он тот самый человек, который должен это сделать.
Вариант решения. В самом конце когда задача поставлена и сотрудник чувствует себя хозяином ситуации, можно предложить свое видение решения. Но не представляйте его как единственно верное.
«Я думаю, это можно сделать с помощью рекламы на главной и внутренних страницах. Но люди мало откликаются на рекламу, поэтому нужно думать еще».
В жизни
Попробуем собрать описание задачи из этих компонентов. Проследите, как части складываются в целое.
Новая услуга
«Саша! Каждый день клиенты спрашивают нас об услуге удаленного обслуживания. Очевидно, что им это нужно и мы можем на этом заработать.
Что мы с этим можем сделать? Ты, как руководитель проектного отдела, лучше всех знаешь наши возможности.
Я хочу, чтобы ты рассказал об этой идее на совете директоров в пятницу. Обычно на таких встречах нужно рассказать о конкурентах, наших возможностях и перспективах, представить план на три месяца и команду.
На совете будет Белинский, он занимался удаленным обслуживанием в своей предыдущей компании.
Прилагаю к задаче мою презентацию по пилотному проекту с Архангельском. Можешь использовать эти наработки. Но вообще дело не в презентации, а в том, чтобы хорошо знать тему».
Полная совместимость
Красота метода в том, что по этой схеме можно поставить любую задачу – и в каждом случае исполнитель будет чувствовать себя свободным.
В то же время это не ультралиберальная корпоративная культура со свободным графиком. Вы ставите такие же сроки, требования и ограничения. Ответственность сотрудника возрастает. Ответственность руководителя – тоже: спрашивать придется еще более строго. Сотрудники развиваются. Компания идет вперед.
Системы постановки задач
В последнее десятилетие на российском рынке активно развиваются электронные сервисы для постановки задач и контроля их выполнения. Эти сервисы существенно облегчают жизнь руководителя и его команды. Самые популярные и простые – «Мегаплан» (megaplan.ru) и «Битрикс24» (bitrix24.ru).
Как они работают
Вам больше не нужно ставить задачу сотруднику устно, по телефону или по почте. Вы ставите задачу в системе, прописываете суть, указываете сроки, соисполнителей, ответственных, при необходимости прикладываете файлы, назначаете бонусы или штрафы. Затем следите за ее выполнением. Все уведомления об изменениях в задаче или о крайнем сроке автоматически приходят как постановщику, так и исполнителю.
В итоге вы видите все задачи, выполняемые сотрудниками, какой процент выполняется в срок, а какой – с опозданием. Вы можете оценить, насколько эффективно работают ваши сотрудники, а также какой объем работ они выполняют.
Система постановки задач отрезает лишние коммуникации внутри коллектива и позволяет сотрудникам сосредоточиться на выполнении ими своих рабочих обязанностей. Кроме того, система постановки задач помогает эффективно делегировать.
Руководитель рекламного агентства «Апельсин» (Санкт-Петербург) поделилась своим опытом использования системы «Мегаплан».
Общие правила
1. Все выполняемые задачи должны быть в «Мегаплане». Нет в «Мегаплане», значит, не было задачи.
2. Каждый день необходимо вносить задачи в недельное планирование. В недельном планировании их можно обсуждать с руководителями. Недельное планирование у нас запускается из шаблонов по расписанию каждую пятницу в 17:30 (за час до окончания рабочего дня). После запуска новой задачи каждый должен закрыть старую и заполнить новую чек-листом на следующую неделю. В течение недели в чек-лист также добавляются дела, которые выполняются в этот период.
Проекты
1. В команду проекта добавлены только те, кто работает над этим проектом.
2. Ответственность за заполнение всех полей проекта несет руководитель проекта.
3. Если руководителю проекта не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена.
4. В проекте пишем только информацию, необходимую для его выполнения, всем участникам проекта.
5. Каждый проект, который имеет конечные сроки и результаты, должен иметь дедлайн, соответствующий последнему дню работы по договору.
6. В проектах необходимо отмечать вехи.
7. Последняя веха соответствует времени окончания проекта по договору.
8. Если в проекте нарушаются дедлайны вех, необходимо сообщить об этом всем участникам проекта.
9. После окончания проекта его необходимо закрыть.
10. После приема проекта ответственность за качество его выполнения несет руководитель проекта.
Задачи
1. В задачу должны быть добавлены только те, кто ее выполняет.
2. Каждая задача должна иметь проект.
3. Каждая задача должна отвечать на вопросы.
3.1. Зачем? (Цели проекта.)
3.2. Кто? (Ответственное лицо и исполнители задачи.)
3.3. Сколько? (Объем задачи.)
3.4. Когда? (Дедлайн. Если задача текущая, без дедлайна, должна быть отмечена периодичность или чек-лист.)
3.5. Где? (Место выполнения задачи.)
3.6. Как? (Инструменты и прочие ресурсы, необходимые для выполнения задачи.)
4. Ответственность за заполнение всех полей задачи несет постановщик задачи.
5. Если постановщику задачи не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена.
6. Делегирование задач.
6.1. Вместе с делегированием задачи передается ответственность за ее выполнение.
6.2. Необходимо, чтобы сотрудник, которому делегирована задача, принял ее и осознал ответственность за выполнение и соблюдение дедлайна.
6.3. Если тот, кому делегировали задачу, ее не принял, задача не считается делегированной и ответственность за нее несет тот, кто передавал задачу.
6.3.1. Если вы получили задачу с дедлайном в работу, проверьте, справитесь ли в срок.
6.3.2. Если выполнение в указанное время нереально, необходимо сразу же сообщить об этом руководителю.
7. В задаче делаем следующее.
7.1. Отмечаем проблемы, возникшие при ее выполнении.
7.2. Запрашиваем и обсуждаем все что требуется необходимое для ее выполнения.
8. После выполнения задачи ее необходимо завершить (нажать кнопку «Завершить» в «Мегаплане»).
9. Постановщику задачи после завершения задачи исполнителем необходимо ее проверить и принять.
10. После приема задачи ответственность за качество ее выполнения несет постановщик задач.
Постановка задач себе
– Вы утверждаете, что человек может поднять себя за волосы?
– Обязательно! Каждый здравомыслящий человек просто обязан время от времени это делать!
Необходимо все задачи, получаемые сверху в любой форме (кроме постановки задачи в «Мегаплане»), вносить в «Мегаплан», включая в участники и аудиторы непосредственного руководителя.
Недельное планирование не отменяет необходимости ставить задачи по форме.
Удобные инструменты
1. Метки – по ним можно настроить фильтры. Лучше договориться, чтобы метки у всех совпадали.
2. Фильтры – можно настроить под себя. У нас заведен отдельный фильтр на каждого сотрудника, а также на отделы.
3. В чек-листе можно настроить «дела» – напоминания.
4. Чтобы получать уведомления из обсуждения, надо поставить наверху галочку «Следить за обсуждением».
5. Для того чтобы визуально представить задачу, можно переключиться в функцию «Диаграмма Ганта».
6. Делайте собственные шаблоны для повторяющихся задач.
7. Если у вас есть периодически повторяющиеся задачи, можно сделать шаблон с гибким запуском по времени.
Как начать внедрение системы постановки задач
План таков.
1. Пропишите стандарты постановки задач у себя в компании, используя пять критериев, описанных выше.
2. Выберите и внедрите подходящий инструмент для постановки задач и контроля их исполнения.
3. Запустите пилотный проект внутри одного отдела или небольшой команды.
4. Спустя 2–3 недели подведите итоги: где возникли трудности коммуникации, что получилось хорошо, а что – не очень.
5. Расширьте регламент на всех сотрудников.