Все, что содержится в ячейках Excel, вы можете копировать, перемещать, удалять – одним словом, проделывать со всем этим счастьем все то же самое, что и с текстом в Word.
Многие действия в Excel удобнее выполнять не с каждой ячейкой по отдельности, а с группой ячеек. Так что мы с вами сейчас рассмотрим способы выделения ячеек и основные приемы работы с ними.
Выделение ячеек
Как вам уже известно, чтобы сделать активной одну ячейку, нужно ее выделить. В Excel также можно делать активными группы ячеек, или, как принято говорить, диапазоны ячеек.
Чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, то есть ячейки, которые находятся рядом, щелкните на левой верхней ячейке выделяемой области (рис. 2.10, слева, ячейка А5), только смотрите, чтобы указатель мышки был в виде белого крестика, и протяните рамку до нижней правой ячейки, удерживая нажатой кнопку мыши (до ячейки В8). Отпустите мышь для закрепления рамки.
Вы можете сделать активными и ячейки, которые находятся совсем не рядом, а в разных местах таблицы. Для этого щелкайте по ячейкам, удерживая нажатой клавишу Ctrl (рис. 2.10, справа).
Рис. 2.10. Выделение прямоугольного диапазона ячеек (слева) и ячеек в разных частях таблицы (справа)
Для выделения строки или столбца нужно навести указатель мыши на заголовок строки или столбца, и когда он примет вид маленькой черной стрелочки, щелкнуть (рис 2.11). Если хотите выделить несколько строк или столбцов, то тяните мышь, не отпуская от первого заголовка до последнего. Сколько протянете, столько строк или столбцов и выделится.
Рис. 2.11. Выделение строки и столбца
Чтобы выделить все ячейки таблицы, щелкните на кнопке с треугольником , которая находится в верхнем левом углу таблицы, или нажмите сочетание клавиш Ctrl+A.
Отменить любое выделение можно, щелкнув кнопкой мышки на любой ячейке.
Мы уже знаем, что каждая ячейка имеет свой адрес. Диапазон ячеек тоже имеет свой адрес. Смотрим на рис. 2.10, слева, там выделен диапазон ячеек А5:В8 (через двоеточие указывается левый верхний и правый нижний углы диапазона). На рис. 2.11, справа выделен диапазон В1:В10 (через двоеточие верхняя и нижняя ячейки). Вы спросите, зачем присваивать адрес диапазону? Отвечаю: значения из диапазонов ячеек могут принимать участие в расчетах. В этом случае адрес диапазона будет использоваться в формуле.
Перемещение и копирование ячеек
Перемещать и копировать ячейки в Excel можно несколькими способами.
Простейший из них – перетаскивание.
Для перемещения выделите нужную ячейку или диапазон, подведите указатель мыши к тому, что вы выделили (нужно подводить к краешкам выделенного диапазона). Когда он примет вид , щелкните и, не отпуская левую кнопку мыши, перетащите выделенную ячейку или диапазон в новое положение. Если в новых ячейках уже содержатся данные, появится окно с предложением заменить их. Вы можете согласиться с ним (тогда содержимое ячеек, на место которых вы перемещаете, будет утеряно) или отменить перемещение, нажав кнопку Отмена.
Копирование выполняется по такому же принципу. Единственное отличие – перед тем как тащить выделенную область, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. При этом рядом с указателем мыши появится маленький плюсик.
При перетаскивании левой кнопкой мыши перемещаются или копируются как содержимое ячейки, так и ее формат.
Другой способ перетаскивания – с удержанием правой кнопки мыши – дает возможность выбрать, что и каким образом должно быть перемещено или скопировано. Выделите нужную ячейку или диапазон, щелкните правой кнопкой мышки и, не отпуская ее, перетащите ячейки в новое место. Когда вы отпустите кнопку, появится контекстное меню (рис. 2.12), в котором нужно выполнить подходящую команду.
Рис. 2.12. Меню, которое открывается при перетаскивании правой кнопкой мыши
Как видите, в этом контекстном меню можно много чего выбрать. Вы можете, например, скопировать только значения и только формат.
Если вы выполните любую команду, которая начинается со слова Сдвинуть, то произойдет вот что. Допустим, вы выделили столбец В (рис. 2.11, справа), или, другими словами, диапазон В1:В10 Затем, нажав правую кнопку мыши, перетащили весь этот столбец на место столбца С, а потом выполнили команду Сдвинуть вправо и скопировать. Что случится? Столбец В займет место столбца С, а столбец С сдвинется вправо. Объяснять долго, проще попробовать. Дерзайте. Если не получится, не забывайте, что всегда можете отменить свое последнее действие.
Копирование и перемещение ячеек также можно выполнять стандартным способом через буфер обмена. Выделите ячейку или диапазон, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выполните команду Вырезать или Копировать. Или нажмите волшебные клавиши Ctrl+X и Ctrl+C.
Затем щелкните правой кнопкой на том месте, куда вы хотите вставить то, что вы вырезали или скопировали. Если это диапазон ячеек, то вы должны указать верхнюю левую ячейку его нового места.
Потом выполняйте команду Вставить или нажимайте Ctrl+V. Но учтите, что если в конечных ячейках находятся данные, они будут заменены без предупреждения.
После того как действие будет выполнено, справа внизу от вставленного фрагмента появится кнопка Параметры вставки . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно указать дополнительные параметры вставки.
Поместить содержимое ячеек из буфера обмена в новое место можно и с помощью кнопки Вставить, которая находится в группе Ячейки на вкладке Главная. Если вы воспользуетесь ею, то вставите ячейки из буфера обмена, а содержимое тех ячеек, куда вы копируйте, сдвинется вправо или вниз.
Добавление ячеек
Иногда к готовой таблице нужно что-то добавить. В этом случае нужно поступить следующим образом.
1. Выделите ячейку или диапазон, на место которой нужно поместить дополнительные ячейки.
2. В группе Ячейки на вкладке Главная щелкните на стрелке кнопки Вставить и выполните команду Вставить ячейки.
3. В открывшемся окне (рис. 2.13) укажите направление сдвига выделенных ячеек и нажмите ОК.
То есть если вы выбираете ячейки, со сдвигом вниз, то на месте выделенных ячеек появятся новые, а те, что вы выделили, «уедут» вниз.
Рис. 2.13. Выбор способа добавления ячеек
Чтобы добавить целую строку или столбец, выделите ячейку, находящуюся в строке, выше которой нужно поместить новую (или в столбце, левее которого будет добавлен новый), щелкните на стрелке кнопки Вставить в группе Ячейки на вкладке Главная и выполните команду Вставить строки на лист или Вставить столбцы на лист.
Удаление ячеек
Щелкните на ячейке или диапазоне, который должен быть удален, и нажмите кнопку Удалить в группе Ячейки. При этом произойдет удаление с автоматическим сдвигом вверх содержимого лежащих ниже ячеек. Если вы хотите выбрать другое направление сдвига, щелкните правой кнопкой мышки на выделении, выполните команду Удалить, в открывшемся окне выберите вариант сдвига и нажмите ОК.
Для удаления целой строки или столбца щелкните правой кнопкой на заголовке и выполните команду Удалить из контекстного меню.
Очистка ячеек
Выше я уже говорила о том, что для удаления содержимого ячейки достаточно выделить ее и нажать Delete. Точно также можно поступить и с диапазоном ячеек. Однако имейте в виду, что при использовании клавиши Delete удаляются только данные, а форматирование ячейки и формат чисел сохранятся. Чтобы указать программе, что именно вы хотите удалить из ячеек (только содержимое, только формат или и то, и другое), щелкните на стрелке кнопки Очистить в группе Редактирование на вкладке Главная и выполните нужную команду (рис. 2.14). При выборе пункта Очистить все удаляется и содержимое ячеек, и формат.
Поскольку числа, введенные через точку, Excel воспринимает как даты, то, ошибившись со знаком препинания при наборе десятичной дроби, вы автоматически зададите для ячейки формат даты, и потом даже при правильном вводе дроби она превратится в дату. И только после того как вы очистите формат, вы сможете спокойно ввести любое число.
Рис. 2.14. Выбор варианта очистки ячеек
Работа с листами
Я уже говорила о том, что каждый новый файл Excel (книга) содержит три листа – электронные таблицы, переключаться между которыми можно, щелкая кнопкой мыши на ярлыках в нижней части окна. По умолчанию они называются Лист1, Лист2 и ЛистЗ. С листами можно выполнять стандартные действия: копировать, переименовывать, добавлять и удалять, перемещать.
Чтобы переименовать лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и выполните команду Переименовать. При этом название листа станет доступным для редактирования. Наберите новое имя и нажмите Enter.
Для создания нового листа щелкните на ярлычке Вставить лист , который находится справа от ярлычков листов.
Чтобы удалить ненужный лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и выполните команду Удалить.
Листы можно перемещать друг относительно друга. Для этого щелкните на ярлычке листа, который нужно переместить, и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите лист в новую позицию, которая помечается при перемещении маленькой черной стрелочкой. Скопировать лист можно таким же способом, если при перемещении удерживать нажатой клавишу Ctrl.
Если в одной книге будет создано большое количество листов, то в окне не смогут отобразиться все их ярлыки. Для перемещения между ними используйте кнопки прокрутки и