Вкладка Вид ленты отвечает за то, в каком виде ваш документ предстает перед вами на экране (рис. 1.117).
Рис. 1.117. Вкладка Вид
Очень важно, чтобы вы понимали, что все многочисленные команды этого меню не меняют сам документ! Они меняют только его представление на экране.
Режимы просмотра документа
Оказывается, документ на экране можно отобразить несколькими способами. Смотрим, какими же.
• Разметка страницы. Этот режим выбран программой автоматически. В нем отображаются разбивка на страницы, границы листа, а также верхние, нижние и боковые поля документа.
• Режим чтения. Используется для удобного и комфортного чтения документа прямо на экране (рис. 1.118). Не отображаются лишние в данном случае элементы экрана (например, вкладки ленты), чтобы вы наслаждались чтением, не напрягая глаза.
Рис. 1.118. Вид документа в Режиме чтения
• Веб-документ. Так будет выглядеть документ, если мы захотим разместить его на страничке в Интернете.
• Структура. Этот режим очень удобен для работы с большими документами, состоящими из кучи глав и разделов. В режиме структуры очень удобно перемещаться между ними и при необходимости изменять параметры заголовков и разделов с помощью кнопочек вкладки Структура, которая появляется при переходе в этот режим.
Смотрите, как выглядит моя рукопись в режиме Структуры (рис. 1.119).
Рис. 1.119. Вид документа в режиме Структура
Видите, разделы и подразделы представлены на различных уровнях. Свернуть и развернуть уровень можно двойным щелчком кнопкой мыши на кружке с плюсиком слева от заголовка раздела. Одним щелчком на плюсике можно просто выделить отдельный уровень.
Смотрим на инструменты вкладки Структура. В раскрывающемся списке Показать уровень можно выбрать, до какого уровня нужно отображать структуру (другими словами, как подробно нужно показывать заголовки документа). Самый большой уровень – первый, все его подразделы – это второй уровень, разбивка внутри подраздела – это третий уровень и т. д. В режиме структуры удобно отслеживать, не ошиблись ли вы с уровнем для какой-то части своего документа. Так, если раздел на самом деле должен быть подразделом, выделите его щелчком на плюсике у заголовка и щелкните на зелененькой стрелочке Понизить уровень. Если же, наоборот, нужно «поднять» раздел, смело нажимайте Повысить уровень (зеленая стрелочка смотрит влево).
Для закрытия режима структуры щелкните на большой красной кнопке с крестиком справа на ленте.
Черновик. Это самый удобный режим для набора текста, не содержащий ничего лишнего – нет границ страницы и полей, как будто вы набираете текст на бесконечном бумажном рулоне (рис. 1.120).
Рис. 1.120. Вид документа в режиме Черновик
Кстати, кнопки режимов отображения структуры продублированы в правом нижнем углу окна Word (слева от ползунка изменения масштаба): .
Показать или скрыть
Я думаю, название у этой группы само за себя говорящее. Итак, что же может от нас спрятаться?
• Линейка. Показывает горизонтальную и вертикальную линейки страницы. С ней мы уже знакомы.
• Сетка. Вы привыкли писать на бумаге в клеточку? Тогда эта сетка для вас! На самом деле она удобна, когда работаешь с таблицами, рисунками и фигурами или нужно что-то выровнять по вертикали.
• Схема документа. Слева на панельке вам покажут все заголовки вашего документа. Щелкая на них, вы сможете быстро перемещаться от одного раздела к другому (имеет смысл лишь в случае больших документов).
• Эскизы. Опять-таки, слева на панели вам покажут все страницы вашего документа в уменьшенном варианте. Можно быстро переместиться к нужной странице, пролистывая эскизы и щелкая на необходимых.
Масштаб
Кнопки этой группы позволяют увеличивать и уменьшать буквы на экране. На мой взгляд, куда удобнее пользоваться регулятором масштаба в нижнем правом углу окна, но раз уж они есть…
Кнопка Масштаб открывает одноименное диалоговое окно (рис. 1.121).
Рис. 1.121. Масштаб
Как видите, сейчас у меня текст выровнен по ширине страницы, а масштаб у него 118 %.
Вернемся к группе Масштаб вкладки Вид. Подсказка к кнопке 100 % говорит, что при нажатии данной кнопки документ будет отображаться в 100 %-ном масштабе, то есть 1:1. На самом деле это очень условно, потому что все зависит от величины экрана вашего компьютера. На нетбуке и на 19-дюймовом мониторе 100 % одного и того же документа выглядят совершенно по-разному. Так что вы не заморачивайтесь цифрами, подберите себе на глаз режим, который вам удобен, и пользуйтесь.
Кнопка Одна страница вписывает в экран страницу целиком. При этом сохраняется горизонтальная линейка – можно поля выставить, например. В таком постраничном виде можно пролистать с помощью ползунка весь документ.
Кнопка Две страницы вписывает в экран две страницы. Теперь вы можете бегунком пролистать весь документ по две страницы. Щелкая мышкой, вы можете переходить от одной страницы к другой. Линейка появляется над той, в которой установлен курсор.
Кнопка По ширине страницы растягивает страницу на всю ширину экрана.
И еще раз напоминаю, если вы увеличиваете масштаб, то вы просто смотрите на свой документ как будто через увеличительное стекло. Сам документ от этого не изменится. Вы изменяете вид букв только на экране.
Окно
В этой группе находятся всякие инструменты для работы с окном программы.
Кнопка Новое окно открывает еще одно окно с текущим документом. То есть у вас появятся два абсолютно одинаковых окна.
При нажатии кнопки Упорядочить все все открытые у вас на данный момент окна будут расположены на экране аккуратной стопочкой.
С помощью кнопки Разделить можно разделить окно на две части. Щелкаете на кнопке Разделить, а потом щелкаете в том месте документа, где вы хотите поместить разделительную черту. Теперь вы можете смотреть и редактировать две части одного документа одновременно. Надоест – нажмите кнопку Снять разделение, которая появится вместо кнопки Разделить.
Если у вас открыто несколько документов в Word, то вы можете выбрать два из них и открыть их рядом, щелкнув на кнопке Рядом (рис. 1.122).
Как вы видите, на рисунке расположены два окна рядом, в первом открыта вкладка Окна.
Синхронная прокрутка – это кнопка как раз для такого режима. Оба окна будут прокручиваться одним ползунком (или если вы будете крутить колесико мыши).
Рис. 1.122. Окна Рядом
Оба окна самостоятельны и независимы друг от друга. Вы можете их закрывать, разворачивать на весь экран и сворачивать. Но как только вы захотите вернуться в режим Рядом, нажмите кнопку Восстановить расположение окна.
Когда окна размещены рядом, вы можете легко переходить из одного в другое, просто щелкая в нужном окне мышкой.
Что там еще осталось в группе Окно вкладки Вид?
Если у вас открыто несколько документов в Word, то нажмите кнопку Перейти в другое окно и выберите в появившемся списке документ, к которому вы хотели бы перейти. По-моему, удобнее это делать с помощью эскизов Word на Панели задач Windows, но возможности лишними не бывают.
Макросы
Из справки Word: «Макрос – это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи».
Другими словами, это такие мини-программки, которые создают, используя программистские приемы.
Рассмотрение этих приемов явно выходит за рамки самоучителя для начинающих пользователей, поэтому оставим их до того момента, как станем серьезными и матерыми пользователищами.
Поскольку меню программы закончилось (ура!), но расставаться с Word совсем не хочется, вернемся к самому главному меню. Итак, сейчас мы подробно рассмотрим, что кроется за Кнопкой «Office».
Меню Кнопки «Office»
В самом начале урока я уже обращала ваше внимание на то, что в верхнем левом углу окна Word есть большая кнопка с логотипом Microsoft Office. Давайте нажмем ее и посмотрим, что за меню она скрывает (рис. 1.123).
Рис. 1.123. Меню Кнопки «Offices»
Создать
Хотите создать новый файл? Выполняйте самую первую команду! Откроется окно, в котором оранжевым цветом будет выделен значок Новый документ. Это именно то, что нам нужно. Справа внизу нажимаем кнопочку Создать, и в отдельном окне сразу же появится чистый бланк документа.
А вообще в Word есть много шаблонов разных документов. С их помощью вы можете создать изысканный факс, современное резюме, отчет… Даже не стану перечислять. В окне создания нового документа слева перейдите по ссылке Установленные шаблоны и сами все посмотрите.
А еще создать новый документ можно одним движением руки – нажав сочетание клавиш Ctrl+N.
Давайте в только что созданном документе что-нибудь напишем, например Это новый документ, и закроем его. Как и полагается, при закрытии нас спросят, нужно ли сохранять изменения в документе. Нажимаем Да и сохраняем наш документ в папку А это мои документы, это мы уже умеем. Название хотите изменяйте, хотите нет. Нажмите кнопку Сохранить, Word все запишет и закроет окно.
Открыть
Сохраненный документ можно открыть. Щелкаем на Кнопке «Office» и выполняем команду Открыть (либо нажимаем сочетание клавиш Ctrl+O (Open – открывать)). Видим такое окно (рис. 1.124).
Рис. 1.124. Окно открытия документа
В этом окне нужно добраться до нужной вам папки, выделить название необходимого документа и щелкнуть на кнопке Открыть.
Сохранить
Чтобы сохранить изменения, выберите пункт Сохранить в меню Кнопки «Office» или щелкните на кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа или нажмите сочетание клавиш Ctrl+S (видите, сколько вариантов на ваше благо!). Когда Word знает название файла и то, в какую папку его сохранять, он уже не задает нудных вопросов. Пожужжал себе тихонько и все сохранил.
Кстати, важное лирическое отступление о том, как правильно сохранять работу.
Это только кажется, что компьютер такой умный и надежный. На самом деле малейший сбой в системе, и вы получаете сообщение о том, что работа Word прекращена, и программа закрывается (рис. 1.125). Это весьма неутешительные сведения, учитывая то, что все, что мы не записали в память (то есть не сохранили), просто пропадает. И бесполезно рассказывать железному ящику, что вы этот текст три часа набирали. Он совершенно безжалостный и беспощадный.
Рис. 1.125. Такое окошко появляется, когда в работе программы происходит сбой
Выход один – как можно чаще сохранять документ. Просто нажимайте Ctrl+S или щелкайте вверху на кнопке . Много сил это не отнимет, зато нервов и времени сбережет достаточно.
ПРИМЕЧАНИЕ
Вообще в Word есть функция автоматического сохранения документа, если ее никто не отключил. И срабатывает она каждые 10 минут. Так что в случае чего пропадет ну максимум 10 минут работы.
Сохранить как
Эта кнопка открывает такое меню (рис. 1.126).
Если щелкнуть на пункте Сохранить как в меню Кнопки «Office», то откроется окно сохранения файла. Эта команда позволяет переименовать файл или записать его в другое место. Попробуйте ввести новое название (щелкните в строке Имя файла мышкой и набирайте) и нажмите Сохранить. Сохранили? Здорово! Но учтите, что теперь у нас есть два одинаковых файла с разными названиями. Изменения в одном файле никак не повлияют на другой. То есть мы взяли наш файл и сохранили его еще раз, но с другим именем.
Рис. 1.126. Меню Сохранить как
А теперь очень важная информация к размышлению.
Документы, сохраненные в формате Word 2007 (а именно в таком формате мы их и сохраняли, наши файлы имеют расширение DOCX), нельзя открыть на компьютере, где установлена одна из предыдущих версий Word. Помните об этом при отправке документа коллегам или друзьям и в том случае, если собираетесь работать с ним на другом компьютере. В таких случаях для сохранения нужно использовать формат, поддерживаемый предыдущими версиями Word. Чтобы сохранить документ в формате предыдущих версий Word, нажмите Кнопку «Office» и наведите указатель мыши на строку Сохранить как. Появится список, в котором нужно щелкнуть на пункте Документ Word 97-2003. А дальше все как обычно – вы увидите окно сохранения, в котором уже знаете, что делать.
Чтобы вы не пугались, документы, созданные в Word более ранних версий, без проблем открываются в Word 2007. Но открываются они в режиме ограниченной функциональности (рис. 1.127).
Рис. 1.127. Документ из «старого» Word
Многие пункты меню в таком режиме просто не будут работать. Но, если понадобится, вам уже не составит никакого труда взять и пересохранить этот документ в формате Word 2007.
Кстати, когда открыт такой «ограниченный» документ, в меню Кнопки «Office» появляется новая кнопка Преобразовать (рис. 1.128).
Рис. 1.128. Можем сразу преобразовать документ
Так что вы справитесь с задачей легким движением руки.
Остальные форматы, в которых можно сохранить ваш документ, мы рассматривать не будем.
Печать
Список команды Печать включает следующие команды (рис. 1.129).
Рис. 1.129. Меню Печать
• Печать. Откроет диалоговое окно, в котором вы сможете настроить все параметры печати (рис. 1.130).
Рис. 1.130. Окно Печать
Вы сможете выбрать принтер, решить, какие страницы печатать, задать количество копий и число страниц на напечатанном листе. Когда все выберете, не забудьте нажать ОК.
• Быстрая печать. Если вы хотите распечатать документ без всех этих дополнительных настроек, то просто нажмите эту кнопку.
• Предварительный просмотр. Выбрав эту команду, вы сможете увидеть, как будет выглядеть текст на листе бумаги. Вот такой вид будет иметь файл, если его распечатать (рис. 1.131). В этом режиме сразу будут видны все недостатки (например, что название расположено не по центру). Указатель мыши при этом примет вид лупы. Щелкнув на странице, вы сможете увеличить ее для более детального просмотра. Повторный щелчок приведет к уменьшению масштаба.
Рис. 1.131. Предварительный просмотр документа
Чтобы закрыть окно предварительного просмотра, щелкните на большой красной кнопке с крестиком справа на ленте.
Подготовить
Эта строка меню содержит команды, которые помогут вам подготовить ваш файл к рассылке.
Отправить
Здесь находятся команды, которые помогут вам отправить файл. По электронной почте, используя Bluetooth или по факсу.
Опубликовать
Поможет вам выложить текст в Интернете или опубликовать на сервере для коллективного доступа.
Последние документы
В правой части меню Кнопки «Office» вы видите список файлов, которые открывались последними. Это очень удобно, когда вы не знаете, в какую папку сохранили файл, но помните, что вчера с ним работали. Загружаете Word, нажимаете Кнопку «Office» и из меню выбираете свой документ.