В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и других документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
В расходных кассовых ордерах формы КО-2 (0310002) при выдаче наличных денег указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Для получения денег в кассе получателем должен быть предъявлен паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Кассир записывает в расходном кассовом ордере номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то все получатели предоставляют документы, удостоверяющие их личности, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.
Операцию на выдачу заработной платы по ведомости № 18 оформляют сначала путем составления платежной ведомости, после чего на общую сумму выданной по ней заработной платы составляется общий расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на платежной (или расчетно-платежной) ведомости.
При этом на титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости фиксируется разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег нескольким лицам под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.
Кроме лица, указанного в расходном кассовом ордере или платежной ведомости, деньги может получить любое другое лицо по доверенности, оформленной в установленном порядке. Для этого в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество того лица, которому доверено получение денег. Если получение происходит по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности», далее следует подпись лица, получившего деньги. Доверенность остается как приложение к документу.
Выплата заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, стипендий производится кассиром по платежным ведомостям. На титульном листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером делается разрешительная надпись о выдаче денег. Таким же образом могут быть оформлены и разовые выплаты на оплату труда при уходе в отпуск и увольнении, выдача депонированных сумм, выдача денег под отчет на расходы нескольким лицам.
Разовые выплаты в подобных ситуациях оформляются расходными кассовыми ордерами. При выдаче денег из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется ф. 317 «Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам». Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ним выплатам, регистрируются после их выдачи.
По истечении установленного для учреждения срока оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир обязан:
1) в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или надпись «Депонировано»;
2) составить реестр депонированных сумм;
3) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить эти надписи своей подписью.
При выдаче денег по ведомости не кассиром, а другим уполномоченным на это лицом на ведомости делается следующая надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и уполномоченным на выдачу денег лицом по одной ведомости воспрещается;
4) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №».
Бухгалтерия обязана проверить наличие и правильность отметок, выполненных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных сумм по ним.
Депонированные суммы сдаются в банк, на сданные суммы составляется один расходный кассовый ордер.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам и квитанциям должна производиться только в день их составления.
При получении расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, кассир обязательно должен проверить:
1) правильность оформления документов;
2) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера и руководителя учреждения;
3) наличие перечисленных в документах приложений.
Если нарушено хотя бы одно условие этого порядка, документы должны быть возвращены в бухгалтерию для правильного их оформления. Расходные кассовые ордера регистрируются работником бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 до передачи их на исполнение в кассу. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения и выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Приходные кассовые ордера, квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены в бухгалтерии четко и ясно, надписи должны быть выполнены чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей или вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В учреждениях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованной бухгалтерией, выплата заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и тому подобного может производиться по письменному приказу руководителя учреждения, другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности. При выдаче из кассы наличных денег доверенным лицам учет таких выдач ведется кассиром по ф. 320 «Книга учета выданных раздатчикам денег на выдачу заработной платы и стипендий». Учет принятых и выданных от других кассиров или доверенных лиц (раздатчиков) сумм отражается в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств типовой формы № КО-5. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
После возвращения из командировки или проведенных хозяйственно-операционных расходов подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, на основании которого из подотчетных сумм списывается выданный ранее аванс или выплачивается перерасход работнику из кассы.
Суммы, выплачиваемые подотчетным лицам (за наем жилья, суточные), для целей налогообложения принимаются в пределах норм, установленных законодательством. Кроме того средства, превышающие нормы, включаются в доход работника и подлежат обложению подоходным налогом.
Что касается хозяйственно-операционных расходов, то НДС от стоимости материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения за наличный расчет, к зачету у покупателя не принимается и расчетным путем не выделяется. При приобретении материальных ценностей (работ услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации-изготовителя при наличии приходного кассового ордера, счета-фактуры и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», и исчисление его производится в общеустановленном порядке. В случаях, когда в первичных учетных документах не выделен НДС, исчисление его расчетным путем не производится.
При возвращении из командировки и после произведения хозяйственно-операционных расходов следует помнить, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. В учреждениях и централизованных бухгалтериях, в которых по штату не предусмотрена должность кассира, ведение кассовых операций возлагается на лица, оформленные приказом руководителя учреждения. Чеки на получение наличных денег из кредитной организации выписываются на имя этих лиц.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.
Поступление и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах по форме № КО-4 «Кассовая книга» по видам иностранных валют и в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации (утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Если уж возникла необходимость в исправлении записи в кассовой книге, то это исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры листов как по валюте Российской Федерации (рубли), так и по видам иностранных валют вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.